Кадровый документооборот
Шрифт:
6.3. Должностные инструкции работников организации
Должностная инструкция является инструментом организации труда в ее правовой форме, дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры.
Должностная инструкция признается основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностная инструкция – это один из локальных нормативных
При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий:
подготовительный этап;
разработка проекта должностной инструкции;
согласование проекта должностной инструкции;
утверждение должностной инструкции.
Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Минтруда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.
В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством РФ. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.
Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.
После того, как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить. Должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.
Должностная инструкция, как правило, согласовывается
Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточнит, согласуются ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников.
Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.
Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя (как правило, один экземпляр – в отделе кадров, другие – в структурном подразделении и у самого работника).
Приведем пример должностной инструкции главного бухгалтера.
Приведенная выше должностная инструкция носит рекомендательный характер и может изменяться и уточняться в связи с особенностями работы того или иного работника, при совмещении двух или нескольких должностей, с учетом масштабов и сферы деятельности бизнеса.
6.4. Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).
Соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка – один из основных признаков трудовых отношений. В определении понятия трудового договора, заключенного между работником и работодателем, содержащегося в ст. 56 ТК РФ, подчеркивается, что работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Поэтому при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).