Как находить два лишних часа каждый день
Шрифт:
• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.
• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения?
• Поддерживайте темп собрания, задавая прямые вопросы, когда это необходимо.
• Если ваши собрания часто перерастают в скандал, раздайте каждому из участников по десять цветных фишек. Скажите им, что каждый раз, когда они будут брать слово, им придется расставаться с одной из них. Вместе с фишками кончится и их право выступать. Этот способ заставит любителей поболтать быть более осмотрительными.
• Напомните участникам, что, несмотря на то, что есть место и тема для разговора, цель собрания — достичь соглашения. Скажите, что всякий конфликт только отдаляет достижение этой цели.
• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.
• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.
• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.
• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.
• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.
• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.
• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.
• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.
• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:
Принятые решения.
Согласованные действия (в частном и общем масштабе).
Кто настаивал на принятии тех или иных решений.
Когда они будут выполнены.
• После того как каждый из пунктов программы будет рассмотрен, выберите ответственного за выполнение принятого решения. Убедитесь, что с его кандидатурой согласны все присутствующие. Затем вычеркните этот пункт из списка. Убедитесь, что за выполнение каждого решения несет ответственность один человек.
• Установите сроки выполнения каждого решения.
• В конце
• Оцените, насколько эффективным было собрание.
Если вы организуете собрание, помните, что очень важно правильно подобрать для него помещение. Большая часть собраний призвана
• предоставлять информацию или
• принимать решения.
• Число участвующих в таких собраниях может быть больше, чем в собраниях, имеющих своей целью принятие решений. На них может присутствовать более пятнадцати человек, а вы можете принимать меньше непосредственного участия в проведении собрания.
• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.
• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.
• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.
• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.
• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.
• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.
• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.
На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:
1. Возвращение к старому
Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.
Ваши действия: спросите, какие именно темы прошлого собрания они бы хотели обсудить еще раз. Составьте список этих тем и пообещайте, что они войдут в программу следующего собрания. Если они имели возможность обсудить эти вопросы в прошлый раз, но не сделали этого, спросите их, что послужило причиной этому. Перед тем как закрыть собрание, спросите их, все ли темы обсуждены должным образом.
2. Драка
Некоторые люди всегда провоцируют драку. Им нравится противоречить: таким образом они самоутверждаются.
Ваши действия: разрешите им устроить дискуссию, но следите за тем, чтобы она не переросла в драку. Напомните участникам конфликта о регламенте и предложите им изложить свою точку зрения в письменном виде. Затем скажите, что вы вынуждены продолжать собрание. Чем тривиальнее тема дискуссии, тем меньше времени должно отводиться на ее обсуждение.
3. Замалчивание
Некоторые люди молчат на протяжении всего собрания, но как только оно подходит к концу, вдруг выясняется, что им есть что сказать.