Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Шрифт:
Ваша система и деятельность должны быть организованы таким образом, чтобы вы могли видеть все возможные варианты действий тогда, когда они необходимы. На самом деле принцип продиктован соображениями здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.
Имея доступ к телефону и немного свободного времени, просмотрите список телефонных звонков, которые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым
Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.
Люди часто спрашивают меня: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Мой ответ прост: «Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела». В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки — это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклеющиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.
Вероятно, чаще всего вы будете просматривать ежедневник и обобщенную памятную книжку — картотеку (если вы ее завели), чтобы разглядеть «неровности рельефа» и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы будете знать, что с восьми утра до шести вечера вам предстоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.
Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конкретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следующим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Например, находясь в офисе, вы будете обращаться к спискам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться наиболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.
Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.
В любой момент времени вам может понадобиться какой-то из списков. Когда вы и ваша половина расслабляетесь в конце рабочего дня, и вам хочется убедиться, что вы надлежащим образом заботитесь о вашем общем «деле», т. е. о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник заглянет к вам и пригласит на личную беседу о текущем состоянии дел, то весьма полезно иметь под рукой список актуальных проектов и повестку дня для их всестороннего обсуждения.
Главный фокус, лежащий в основе поддержания надежности всей организационной системы, состоит в том, чтобы регулярно обновлять свое сознание и саму систему, рассматривая ее в более широком ракурсе. Впрочем, вам не удастся этого сделать, если ваши списки слишком сильно отстают от действительности. Самообман тут не поможет: если ваша система устарела, то мозгу придется снова полностью прорабатывать весь процесс запоминания на более низком уровне.
Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.
Вероятно, указанная проблема — самая серьезная. Если вы ощутили, что означает полная свобода сознания и контроль над всеми текущими делами, сможете ли вы предпринимать шаги, необходимые для соблюдения этого стандарта в повседневной деятельности? Многие годы, потраченные на исследование и внедрение методологии в работе массы людей, заставили меня понять, что золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.
Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от природы склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назначаем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мышление в заоблачные выси.
Именно этот водоворот бурной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Другого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.
Вы обязательно будете хвататься за массу возможностей, с которыми ваша система не сможет справляться ежедневно.
Еженедельный обзор позволяет концентрировать внимание на важных проектах с появлением новых входных данных и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться наплаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Научившись мыслить категориями проектов, вы сможете значительно облегчить себе работу.
Очень просто: еженедельный обзор — это любая процедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процессом — сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ваших нерешенных задач — и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: «Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание».
В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим образом.