Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
Шрифт:
Стремление компаний полностью взять на себя контроль над денежными потоками сделало казначейство одним из основных объектов централизации, независимо от объективных причин модернизации финансового управления предприятиями.
Проведение достаточно сложного и дорогостоящего процесса централизации казначейства целесообразно далеко не всегда. Можно выделить ряд факторов, обусловливающих необходимость централизации и четкого распределения функций казначейства между головной компанией холдинга и дочерними компаниями:
• объединение в рамках одного холдинга разнопрофильных активов с разными структурой, источниками формирования рабочего капитала, а также структурой производственных расходов;
• географическая удаленность активов;
• большое количество дочерних предприятий;
• высокая вероятность и значимость финансовых рисков (в частности, значительная доля экспортных операций в структуре доходов, концентрация операций в одном географическом центре, величина задолженности и денежных активов в общей структуре активов холдинга).
Большинство специалистов считает нецелесообразным создание нецентрализованного казначейства. Где бы ни располагались предприятия, они должны работать с единым расчетным центром. Одни предприятия компании зарабатывают, другие тратят, однако, для того чтобы представлять, чем они занимаются, необходимо иметь
Общий характер преимуществ, которые извлекает компания при централизации казначейских функций, по сравнению с ситуацией, когда казначейские функции распределены между компаниями, входящими в холдинг, заключается главным образом в усилении контроля над финансовыми рисками, уменьшением вероятности их возникновения и тяжести последствий. При централизованном планировании финансовых потоков увеличивается показатель ликвидности компании, поскольку она без привлечения внешнего финансирования может централизованно планировать свои финансовые потребности, перераспределять в рамках холдинга денежные потоки и консолидировать финансовые ресурсы.
Структурно-функциональная модель казначейства
Анализ систем управления финансовыми потоками на предприятиях и в организациях при переходе к созданию казначейских структур позволяет выделить следующие функции казначейства, сгруппированные по видам управления.
1. Операционные функции или функции управления финансовыми потоками:
• формирование кассового бюджета;
• составление платежного календаря;
• распределение средств по предприятиям холдинга и головной компании;
• привлечение банковских кредитов для обеспечения краткосрочного финансирования с целью предотвращения кассовых разрывов;
• подготовка и проведение платежей;
• организация эффективного использования временно свободных денежных средств;
• финансовая и инвестиционная деятельность;
• управление долговым портфелем;
• минимизация рисков.
2. Контрольные функции за состоянием финансовых потоков:
• контроль платежей по лимитам, установленным при формировании бюджета;
• контроль за использованием собственных средств;
• контроль внутреннего перераспределения средств между предприятиями компании;
• контроль показателей оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей;
• контроль кассовых разрывов.
Общая схема, иллюстрирующая структурно-функциональную модель казначейства, приведена на рис. 3.1.
На рис. 3.1. видно, что разделение функций казначейства на две группы – операционные и контрольные – достаточно условно. Дело в том, что в основном они взаимно дополняют друг друга. Например, невозможно успешно управлять прохождением платежей, не имея контрольной информации об их состоянии на определенный момент времени, или исполнять сформированный кассовый бюджет без наличия фактических данных об исполнении. Обе группы функций, выполняемых казначейством, составляют неразрывный процесс управления, который в итоге подчинен целевой задаче казначейства – эффективному управлению ликвидностью компании.
Функциональные приоритеты
Среди множества принципов построения модели казначейства прежде всего следует выделить приоритетность в отображении отдельных элементов предметной области. Это позволяет заострить внимание разработчиков на главных направлениях функционирования создаваемой системы, требующих наиболее детальной проработки. Остальные элементы модели можно вначале отобразить фрагментарно, используя типовые проектные решения, а в дальнейшем осуществить их привязку к системе на основе опыта эксплуатации рабочего прототипа приоритетных направлений.
Функциональные приоритеты для централизованной модели казначейства (рис. 3.2) распределяются в сторону преобладания операционных функций над функциями контроля, в то время как децентрализованная модель казначейства (рис. 3.3) предусматривает обратный порядок приоритетов.Централизованная модель казначейства включает следующий приоритетный рейтинг:
• первый приоритет – четкое и своевременное выполнение графика платежей;
• второй приоритет – контроль за соблюдением бюджетных статей;
• третий приоритет – соблюдение сроков погашения дебиторской и кредиторской задолженности.
Прочие приоритеты включают функции из представленного ранее функционального перечня.
Децентрализованная модель казначейства предусматривает принципиально другой порядок приоритетов:
• первый приоритет – контроль над платежами в части лимитов, установленных каждому предприятию в рамках сводного бюджета холдинга, контроль использования собственных средств;
• второй приоритет – кассовый бюджет предприятий;
• третий приоритет – контроль оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности;
• прочие приоритеты включают элементы функционального перечня, представленного при описании структурно-функциональной модели (см. рис. 3.1).
В итоге основным приоритетным направлением в рамках общецелевого подхода к формированию казначейства является обеспечение бесперебойного функционирования платежной системы. Поэтому наиболее важные функции казначейства связываются именно с этой областью.
Достижение эффективной работы платежной системы обеспечивается рядом бизнес-технологий, использующихся для рациональной организации системы платежей.
В первую очередь это технологии ведения кассового бюджета, формирования графика прохождения платежей и платежный календарь. Каждая из этих составляющих может быть смоделирована в виде системы формул, таблиц и алгоритмических схем, отражающих основные особенности бизнес-процесса по указанным направлениям.
Рассмотрим их характерные особенности.
Кассовый бюджет
Движение денежных средств является одним из важных аспектов операционного цикла предприятий. Бюджет денежных средств, или кассовый бюджет, представляет собой план поступления денежных средств и платежей и выплат на будущий период времени. Он суммирует все потоки денежных средств, которые будут иметь место в результате планируемых операций на всех фазах общего бюджета. В целом этот бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств на конец бюджетного периода и финансовое положение в каждом месяце прогнозируемого периода, для которого разрабатывается бюджет. Таким образом, могут быть запланированы периоды наибольшего или наименьшего наличия денежных средств. Очень большое сальдо на счете денежных средств означает, что финансовые средства не были использованы с наибольшей эффективностью. Низкий уровень сальдо может указывать на то, что предприятие не в состоянии расплатиться по своим текущим обязательствам. Вот почему требуется тщательное планирование денежных средств.
Рабочей моделью кассового бюджета является подробная смета ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный период, включающая как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их временные параметры.
Цель кассового бюджетирования денежных средств заключается в расчете необходимого их количества, определении моментов времени, когда у компании наблюдается недостаток или избыток денежных средств для того, чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные средства предприятия.
Кассовый бюджет является составной частью основного (консолидированного) бюджета предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на оплату труда и т.д.
Достоверность закладываемых в кассовый бюджет показателей зависит от субъективных оценок, прогнозов и в первую очередь от оценки продаж и оценки периода инкассации дебиторской задолженности, что необходимо учитывать при использовании бюджета.
Кассовый бюджет позволяет:
• получить целостное представление о совокупной потребности в денежных средствах;
• принимать управленческие решения о более рациональном использовании ресурсов;
• анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и оценивать их влияние на финансовое состояние предприятия;
• своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения заемных средств.
Кассовый бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые удобно группировать по видам деятельности – основная, инвестиционная и финансовая.
На первом этапе разработки кассового бюджета необходимо определить поступления и расход денежных средств по основной деятельности компании, так как результаты планирования денежного потока по основной деятельности могут использоваться при планировании инвестиций и определении источников финансирования.
На втором этапе планирование денежных расходов по инвестиционной деятельности выполняется на основе инвестиционных проектов и программы развития производства, с учетом поступления денежных средств от основной деятельности или иных источников финансирования; приток денежных средств по инвестиционной деятельности определяется ее доходами от продажи основных фондов и прочих долгосрочных вложений.
Наконец, планирование денежных потоков по финансовой деятельности осуществляется в целях обеспечения источников финансирования для основной и инвестиционной деятельности предприятия.
Кассовый бюджет состоит из двух частей – ожидаемые поступления денежных средств и ожидаемые платежи и выплаты. Для определения ожидаемых поступлений за период используют информацию из бюджета продаж, данные о продажах в кредит или с немедленной оплатой, данные о порядке сбора средств по счетам к получению. Также планируется приток денежных средств из других источников, таких, как продажа акций, продажа активов, возможные займы, получение процентов или дивидендов и т.д.
Суммы ожидаемых платежей берут из различных периодических бюджетов (рис. 3.4). Ответственный за подготовку бюджета денежных средств должен знать, какие затраты на материалы и рабочую силу предусмотрены за период, какие товары и услуги необходимо приобрести, а также будут ли они оплачены сразу или возможна отсрочка платежа. В связи с этим очень важно знать политику платежей и выплат компании. Помимо регулярных текущих расходов, денежные средства также могут быть использованы на приобретение оборудования и других активов, на возврат займов и других долгосрочных обязательств. Вся информация необходима для подготовки правильного бюджета денежных средств.
Кассовый бюджет можно составить практически на любой период. Краткосрочные прогнозы, как правило, делаются на месяц, вероятно потому, что при их формировании принимаются во внимание сезонные колебания потоков наличности. Когда денежные потоки предсказуемы, но крайне изменчивы, может понадобиться разработка бюджета на более короткие периоды с целью определения максимальной потребности денежных средств. По той же причине при относительно стабильных денежных потоках может быть оправдано составление бюджетов на квартал или даже более длительный промежуток времени. Пример кассового бюджета предприятия и холдинга приводится на рис. 3.5 и 3.6.Качество прогнозирования зависит от длительности периода, на который составляется прогноз: чем длиннее период, тем менее точным становится предсказание. Расходы на подготовку ежемесячного бюджета денежных средств обычно оправданны только для прогнозов, касающихся ближайшего будущего.
Кассовый бюджет холдинга отличается от кассового бюджета предприятия, входящего в холдинг, консолидированным характером статей доходной и расходной частей финансового плана компании. Помимо этого в кассовом бюджете холдинга заложены доходы и расходы, присущие всей компании и напрямую не зависящие от деятельности филиальной сети. Чем выше степень централизации финансового управления, тем больше процент таких статей в консолидированном бюджете.
Из табл. 3.1 видно, что в ней сгруппированы денежные платежи компании по всем видам деятельности: производственной, инвестиционной и финансовой.
Значение суммарного итога по всем видам деятельности при нормальной работе холдинга всегда положительно, поскольку предполагает превышение доходов над расходами, что, в свою очередь, является целью любого коммерческого предприятия.Таблица 3.1. Статьи кассового бюджета
Платежный календарь
Процесс управления денежными потоками в средних компаниях или больших холдингах, не имеющих четкой финансовой структуры с жестко определенными центрами финансовой ответственности и регламентированным документооборотом, выглядит достаточно хаотично. Иначе обстоит дело в компаниях и холдингах с методически правильно построенной финансовой моделью, с четко распределенными ЦФО, их правами и обязанностями. Такие компании проводят уверенную финансовую политику, эффективно используют достигнутые результаты и создают условия для дальнейшего роста экономических показателей. Одним из системных способов управления финансовыми потокам компаний является применение платежного календаря.