Набор персонала и организация работы офиса

Мельников Илья

Как создать описание должности

Чтобы нанять соответствующих работников, руководитель организации должен в деталях знать, какие задачи они должны выполнять во время работы. Эти знания получают путем анализа содержания работы, который имеет исключительно важное значение для управления персоналом, так как именно он создает надежное основание будущих решений о найме, отборе, назначении зарплаты, оценке деятельности и повышении в должности. Затем на основе анализа работы составляется Должностная инструкция.

Знание содержания работ

позволяет квалифицированно провести подготовительную работу при наборе персонала, а в последующем – при отборе кандидатов. К поиску кандидатов на ту или иную должность можно переходить только тогда, когда четко определена потребность и подробно описаны обязанности и требования к кандидатам.

Для того, чтобы правильно определить, кто именно нужен, необходимо провести следующую подготовительную работу: составить описание должности (квалификационную карту) на основе должностной инструкции; определить требования к кандидату на должность или составить карту компетенций (портрет идеального сотрудника).

Квалификационная карта представляет собой набор квалификационных характеристик: общее образование, специальное образование, специальные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером, управление автомобилем).

Карта компетенций (портрет идеального сотрудника описывает личностные характеристики человека, его способности к выполнению тех или иных функций, типов поведения и социальных ролей. Например, ориентация на интересы клиентов, умение работать в группе и др.

Четкое обоснование и описание должности и требований к кандидату, полное информирование о предполагаемой работе увеличивают вероятность обращения в организацию подходящих претендентов.

В типовую форму описания должности обычно включают следующие пункты:

наименование организации, подразделения;

краткие сведения об организации;

определение должности (по классификатору);

служебные взаимоотношения и полномочия (связи по вертикали и горизонтали, право распоряжаться и в каких пределах);

основные обязанности и ответственность (указать самое главное, за что отвечает работник);

содержание работы (выделить 7 – 9 пунктов, раскрывающих обязанности работника без особой детализации;

требуемые результаты (если их можно четко определить);

условия работы (сведения о месте и графике работы, оплате, премировании, льготах, возможностях повышения квалификации и т.д.).

Обычно в описание должности не включают все перечисленные разделы, однако могут быть внесены и дополнительные, например, условия продвижения по служебной лестнице, отношение к совместительству и др.

Требования, предъявляемые к работнику, можно сгруппировать следующим образом: профессиональные (образование, стаж работы, наличие профессионального опыта, конкретные навыки и умения, наличие официальных документов – дипломов, лицензий и т.п.); личностные (внешний вид, интеллектуальные качества, характер); биографические и ситуационные (возраст, пол, семейное положение, подданство, место жительства).

После определения требований к кандидатам на должность, приступают к их поиску. Некоторые

специалисты считают, что выбирать нужно из 5 – 7 претендентов на место, соответствующих предъявляемым требованиям. Они образуют резерв.

Как привлечь кандидатов на должность

Чтобы привлечь кандидатов можно использовать внутренние (поиск внутри организации) и внешние (со стороны) источники поиска персонала. Как первый, так и второй методы привлечения персонала имеют свои преимущества и недостатки.

Преимуществами внутренних источников привлечения персонала являются следующие:

низкие затраты на привлечение кадров;

претендентов на должность хорошо знают в организации;

претендент на должность хорошо знает организацию;

появление шансов для служебного роста, улучшение социально-психологического климата;

сохранение уровня оплаты труда, сложившегося в организации (претендент со стороны может предъявить более высокие требования в отношении оплаты труда, существующий на рынке труда в данный момент);

быстрое заполнение освободившейся штатной должности для роста молодых сотрудников организации;

освобождение занимаемой должности для роста молодых кадров организации;

высокая степень управляемости сложившейся кадровой ситуации;

возможность целенаправленного повышения квалификации персонала;

появление возможности избежать всегда убыточной текучести кадров;

рост производительности труда, если перевод на новую должность совпадает с желанием претендента;

решается проблема занятости собственных работников; повышение мотивации, степени удовлетворения трудом.

Недостатками привлечения персонала из внутренних источников организации являются ограниченные возможности выбора работников, возможное появление напряженности или соперничества в коллективе в случае появления нескольких претендентов на должность руководителя какого-либо подразделения, появление панибратства при решении деловых вопросов (только вчера претендент на должность руководителя был наравне с коллегами), нежелание отказать в чем-либо сотруднику, имеющему стаж работы в организации, количественно перевод на должность руководителя не удовлетворяет потребность в кадрах, удовлетворяется потребность только качественная, но через переподготовку или повышение квалификации, что связано с дополнительными затратами и некоторые другие.

Преимуществами внешних источников привлечения персонала являются: более широкие возможности выбора, появление новых импульсов для развития организации, прием на работу покрывает абсолютную потребность в кадрах, новый сотрудник, как правило, легко добивается признания.

Недостатками этого метода привлечения персонала являются более высокие затраты на привлечения работников; блокирование возможностей служебного роста для работников организации; плохое знание организации; длительный период адаптации; ухудшается социально-психологический климат в организации; высокий удельный вес работников, принимаемых со стороны, способствует росту текучести кадров.