Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов
Шрифт:
2. Если служебная записка обсуждалась на заседании коллегиального органа управления организацией (заседание дирекции, заседание совета директоров, собрание акционеров/участников), необходимость и целесообразность таких расходов должна быть оформлена письменным решением указанного коллегиального органа.
3. В обоснование планируемой в рекламном бюджете суммы расходов инициатору затрат необходимо документально подтвердить мини-маркетинговое исследование, осуществленное им, поскольку в данном случае именно руководитель службы маркетинга или рекламы (или ее менеджер) является самым заинтересованным лицом в решении указанной проблемы и одновременно самым информированным лицом по данной проблеме. Результатом такого мини-маркетингового исследования может быть оформленное в письменном виде
– круг возможных исполнителей – консалтинговых компаний или рекламных агентств (поименно);
– конкретные маркетинговые или коммуникационные цели и задачи, которые ставятся перед исполнителем, а также требование выработки конкретных рекомендаций для заказчика. Это будет своего рода техническое задание, которое впоследствии будет включено в качестве одного из приложений к договору на оказание маркетинговых или рекламных услуг;
– результаты изучения конъюнктуры рыночных цен на подобного рода услуги;
– результаты проведенных предварительных консультаций о возможности заключения договоров с потенциальными исполнителями и изучения их предложений (с указанием дат таких консультаций, их участников);
– выработку предложения, сбалансированного по цене и качеству, о заключении договора на оказание соответствующих услуг с конкретным исполнителем.
4. На основании этого ценового предложения лицо, принимающее решение, ходатайствует перед руководителем организации о подписании соответствующего договора с исполнителем (рекламным агентством). Например, договора на оказание услуг по текущему изучению (исследованию) конъюнктуры рынка.
Кстати, при подписании такого договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание этого документа (посредством проверки наличия доверенности у представителя контрагента, если он не является генеральным директором, и объема его полномочий, а также приказа или протокола учредителей об избрании генерального директора). Поскольку маркетинговые услуги являются дорогостоящими, нелишним будет ознакомиться с соответствующим разделом устава рекламного агентства и получить подтверждение, что полномочия генерального директора не ограничены совершением сделок только на определенную сумму.
Подписанный сторонами договор вступает в действие, и исполнитель выполняет его условия. При этом в договоре должен быть четко обозначен предмет договора, а именно содержание услуг и их характер (либо детализированное техническое задание), причем в непосредственной увязке с формулировками ст. 264 НК РФ. Например, предмет договора на оказание маркетинговых услуг следует сформулировать так, чтобы в нем были четко видны рамки исследования, т. е. приведены цели и объект анализа, а также указана территория, на которой осуществлялся сбор информации. Это необходимо по следующим причинам.
К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК РФ). На данное обстоятельство было обращено внимание еще в определении Конституционного Суда РФ от 21.12.1998 № 190-О: «Налоговое обязательство налогоплательщика следует не из договора, а из закона».
Действительно, обязательства налогоплательщиков следуют из налогового законодательства, а не из договора. Тем не менее налоговые последствия не возникают сами по себе, они вторичны по отношению к гражданско-правовым договорам, т. е. непосредственным образом зависят от предмета договора и его условий. На данное обстоятельство указал Конституционный Суд РФ в определении от 02.1 1.2006 № 444-0: налоговые последствия должны зависеть от правоустанавливающих обязательств, а именно от основания и момента возникновения права собственности, которое регулируется нормами гражданского и семейного права. В постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 30.11.2006 по делу № А42-9860/2005, от 29.09.2008 по делу № А05-1750/2008 и от 22.12.2008 по делу № А05-4763/2008 указано: для целей налогообложения «Принимаются во внимание правовая природа заключенного налогоплательщиком договора и фактический характер оказанных им услуг. При этом форма заключенного налогоплательщиком договора
Таким образом, от разновидности гражданско-правового договора и формулировок договора непосредственным образом зависят налоговые последствия у сторон сделки.
5. Во избежание споров как с бюджетным комитетом или финансовой службой, так и с налоговым органом, настоятельно рекомендуем для разрешения возможных сомнений прикладывать к договору смету или калькуляцию стоимости услуг. Например, высокая договорная цена может быть объяснена значительными трудозатратами (с указанием человеко-часов) высококвалифицированных специалистов с почасовой оплатой работы каждого высококвалифицированного специалиста. Так, калькуляцией стоимости услуг, являющейся неотъемлемой частью договора, может быть предусмотрено, что услуги оплачиваются из следующих почасовых ставок специалистов исполнителя в условных единицах (условная единица соответствует рублевому эквиваленту одного евро по курсу Банка России на день оплаты):
– старший партнер —170 час. из расчета 600 евро за час; – партнер – 100 час. из расчета 500 евро за час;
– эксперт – 50 час. из расчета 300 евро за час;
– почасовые ставки специалистов исполнителя указаны без учета НДС.
6. По результатам исполнения договора оформляется двусторонний акт приема-передачи оказанных услуг, в котором указываются место и дата его составления, описывается предмет договора, цели и задачи, поставленные перед исполнителем, реализация исполнителем поставленных целей и задач, натуральная и стоимостная оценка оказанных маркетинговых или рекламных услуг, а также ставятся подписи и печати сторон. Еще в письме Минфина России от 20.04.2000 № 04-02-05/1 подчеркивалось, что стороны должны подписать акт об исполнении обязательства, из которого виден состав и характер оказания услуг. Кстати, согласно Перечню документов, подтверждающих выполнение работ, предоставление услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности при совершении внешнеторговых сделок, утвержденному МВЭС России 01.07.1997 № 10–83/2508, ГТК России 09.07.1997 № 01–23/13044, ВЭК России 03.07.1997 № 07–26/3628, выполнение услуг по исследованию рынка и выявлению общественного мнения, отнесенных этим документом к другим услугам, связанным с предпринимательской деятельностью, должно подтверждаться актом приемки-сдачи, счетом и счетом-фактурой.
7. Если из содержания акта недостаточно ясно, в чем именно заключались предоставленные маркетинговые или рекламные услуги, к договору желательно приложить отчет исполнителя с описанием (по возможности – максимально подробным) оказанных услуг и конкретными рекомендациями для заказчика, которые он мог бы использовать в предпринимательской деятельности (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2007 по делу № А10-439/05-Ф02-3106/06-С1; Северо-Западного округа от 21.11.2006 по делу № А05-2732/2006-34, Московского округа от 17.11.2006 по делу № КА-А40/10927-06). Так, при составлении отчета исполнителя по проведенным маркетинговым исследованиям рекомендуем воспользоваться образцом отчета по проведенному исследованию, рекомендованному в ст. 33 Международного кодекса маркетинговых исследований (МКМИ). Необходимо помнить, что исполнитель при представлении результатов исследования должен четко разделять результаты исследования и свою личную интерпретацию данных, равно как и свои рекомендации (ст. 31 МКМИ). При этом любой отчет по маркетинговому исследованию должен содержать разъяснения пунктов, рекомендованных в ст. 33 МКМИ, или ссылку на другой имеющийся документ, содержащий все эти пункты (ст. 32 МКМИ).
Рекомендуем следующую структуру отчета по проведенному текущему исследованию конъюнктуры рынка:
по проведенному текущему исследованию конъюнктуры рынка, сбору информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг)
Раздел! «Основные данные»:
– для кого и кем проводилось исследование;
– цель исследования:
– названия сервисных фирм-консультантов и субподрядчиков, проводивших любую существенную часть исследования.