Полная современная энциклопедия этикета
Шрифт:
Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.
Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.
Далее следует конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и др.
Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.
Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.
Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.
Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.
Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.
Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.
Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.
Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.
Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Цель запроса или требования — получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего адресата.
В начале письма дайте ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.
Кратко представьте себя, свою фирму.
Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.
Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.
Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.
Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.
Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
Укажите
Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.
Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.
Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.
Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, — цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.
Предложите условия платежей.
Укажите сроки и условия доставки.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.
Выразите благодарность за заказ продукта.
Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.
Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров,
если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и др. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы — не просто выпустить пар, а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План такого письма можно представить в следующем виде.
Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и др.).
Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и др.) и реальные обстоятельства.
В таких письмах допускается выражение чувств по поводу происшедшего, предположение причин, которые вызвали данную проблему.
Если это уместно, опишите ваши собственные действия при попытке решить проблему.
Потребуйте от компании, не выполнившей своих обязательств, разъяснений, компенсации за причиненный материальный ущерб, возмещения моральных издержек.