Правила и табу менеджера
Шрифт:
4 Контроль и оценка
Декларация о принципах контроля и оценки
Функции контроля
1. Контроль является важнейшей функцией менеджера. Контроль должен быть экономным по затратам как денежным, так и эмоциональным. Контроль, как и лекарство, может быть полезен для здоровья организации, но может быть и ядом. Не контроль ради контроля, а контроль ради повышения эффективности работы.
2. Контроль может быть выборочным, непрерывным по времени, тотальным, эпизодическим.
3. Для осуществления контроля необходимы показатели и критерии оценки , которые должны быть известны оцениваемым.
4. Система
5. Основные функции контроля .
√ Ориентирующая функция. Контроль на фирме – это радар, антенны, глаза и уши, через которые руководство и все работники видят и осознают, где они находятся. Контроль напоминает панель прибора в самолете, по которой летчик видит состояние всех параметров своей системы (самолета) в данный момент времени, а также состояние внешней среды.
√ Мотивирующая функция. Возможность выявить отклонения в ту или другую сторону, а также наградить или наказать в зависимости от результатов контроля мотивирует людей желанием получить вознаграждение или избежать наказания.
Нормативы и параметры контроля
1. Для постоянного отслеживания движения нашей фирмы на рынке нужны измерители, нормативы и точные способы измерения. Там, где нет измерения, управление – сплошная иллюзия. Измерителями являются показатели оценки результатов деятельности подразделений. Измерителями могут быть показатели добавленной ценности (стоимости).
2. Каждое подразделение создано ради чего-то. И это то, что оно должно производить. Каждое подразделение имеет на входе какие-то исходные ресурсы, которые перерабатывает в нужные для фирмы продукты или услуги. И именно этот результат их деятельности является той добавочной ценностью, ради производства которой и создано это подразделение. Все подразделения должны знать, что именно они должны производить, в каких параметрах (по качеству, срокам, количеству и рентабельности), что считается на фирме хорошим, средним или низким уровнем этих параметров.
3. Зарплата работников находится в прямой зависимости от результатов труда подразделения и отдельных работников. Работники имеют право участвовать в разработке измерителей и нормативов по оценке результатов их труда с правом совещательного голоса.
4. Четко устанавливайте приоритеты. Не все, что может быть сделано, имеет добавленную ценность. Наивысший приоритет нужно отдавать тому, что повышает ценность продукции или услуг, ощущаемую конечным потребителем.
Формы отчетности и слежения
1. Контроль невозможен без ведения отчетности. Отчетность должна соответствовать требованиям точности, правдивости и полезности отчетной информации.
2. Для сбора данных или информации о ходе всех процессов компании предназначены журналы, дневники, электронные базы данных. Если не полагаться на свою память (которая часто подводит), а письменно отражать важные события в трудовой жизни компании или подразделения, фиксировать события, обстоятельства, полученные уроки, достигнутые успехи, ошибки или улучшения, то подобный вид мониторинга позволит проводить хороший анализ, направленный на улучшение работы компании.
3. Для визуализации сложной процедуры слежения за всем многообразием выданных заданий, проектов, видов работ, выполнения введенных стандартов и других объектов контроля подходят графики Ганта.
Объекты контроля
1. Объектами контроля являются те стороны и аспекты деятельности нашей организации, которые определяют ее эффективность, а именно:
√ выполнение самих технологических процессов;
√ выполнение плановых заданий;
√ объем, номенклатура, ассортимент
√ выполнение дисциплины поставок, сбыта, рекламных кампаний и других бизнес-процессов;
√ выполнение стандартов и нормативов обслуживания клиентов;
√ запасы продукции и сырья;
√ динамика текучести кадров и производительности труда;
√ состояние финансовых показателей работы фирмы и др.
2. Контроль предназначен для учета расхода всех видов ресурсов:
денег, времени, объемов заданий, плановых работ, проектов, информации, площадей, оборудования, продукции, услуг и пр.Учет и мониторинг
1. Учет – это подведение итогов деятельности в кратчайший период, как бы мгновенный срез процессов и результатов на данный момент времени.
2. Мониторинг – процесс, позволяющий контролировать сразу несколько показателей в их взаимосвязи. Особенно важно для организации вести постоянный мониторинг качества обслуживания потребителей, чтобы выявлять узкие места и быстро реагировать на изменившиеся запросы рынка. Все члены организации должны чутко улавливать запросы потребителей и доводить свои наблюдения до руководителей.
3. Руководители подразделений обязаны постоянно получать такую информацию от своих работников, чтобы доводить ее до сведения высшего руководства. Глухота и слепота по отношению к запросам потребителей или сокрытие этой информации приравнивается к злонамеренным действиям против организации.
4. Контроль, учет и мониторинг позволяют не только обеспечить качество продукции, услуг и труда в целом, но и экономить средства в долгосрочном периоде. Поэтому пренебрежение контролирующими функциями является бессознательным вредительством в пользу наших конкурентов.
5. Перед контролем все равны. Дружеские отношения не могут быть основанием для послабления. Неравенство перед законом (внутрифирменным контролем) снижает уважение к требованиям и дезорганизует коллектив.
6. Современные информационные технологии, применяемые в процессе контроля, позволяют передавать информацию со скоростью света. Их использование экономит такой сверхценный ресурс фирмы, как время, которое эквивалентно деньгам.
Сопротивление внедрению информационных технологий для обработки информации и контролю над ними сродни бессознательному вредительству на благо конкурентов.
Виды и формы ответственности за результаты работы
1. В процессе контроля важно правильно оценивать причину или виновных в нарушении запланированных событий или заданий.
2. Но самой правильной, грамотной и разумной для любого менеджера является позиция принимать ответственность за все отклонения на самого себя. Ответственность не есть принятие вины. Ответственность предполагает переоценку своего вклада в получение желаемого результата.
3. Если исполнитель не смог выполнить задачу из-за своей неспособности, то ответственность менеджера заключается в том, что он должен верно распределить задания и наладить работу по подбору кадров.
4. Если исполнитель не выполнил задание из-за неумения или незнания, то, значит, плохо поставлено обучение, нет грамотных технологических стандартов деятельности.
5. Если исполнитель не выполнил поручение, потому что не хотел, то, значит, мотивация и стимулирование не являются действенными и эффективными. Обвинять других в своих проблемах все равно что считать, что мухи – причины свалок. Принять на себя 100% ответственности за все, что делается на вверенной менеджеру территории или участке, значит взять на себя роль хозяина положения. Обвинять других (даже если они виноваты) значит быть жертвой их неспособности, неумения или нежелания.