Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей
Шрифт:
Если планируете какое-либо мероприятие и закладываете в бюджет чуть больше материальных затрат, чем вышло по смете, не говорите об этом сотрудникам фирмы. Иначе запас быстро иссякнет.
Обязательно составляйте бюджеты – записывайте количество денег, которое выделяете на то или иное направление. И введите для сотрудников правило: если требуется создать дополнительную статью расходов, ее необходимо обсудить лично с вами, предоставить четкое письменное обоснование и получить согласие.
Чаще отказывайте –
Показывайте на личном примере, что готовы экономить деньги и что даже 100 рублей для вас – деньги.
Наконец стойте на своем, принимая непопулярные решения, которые вызывают негодование сотрудников. Например, при переезде офиса из центра на окраину. Человек ко всему привыкает, а тот, кто ценит свою работу, приспособится к меняющимся обстоятельствам.
Следуйте этим нехитрым советам – и скоро вы заметите позитивные изменения в работе своей фирмы и сотрудников.
Тактики снижения затрат
Теперь перейдем к тактике. В этом разделе мы поговорим, как внедрять различные фишки и рецепты снижения затрат.
Работа с поставщиками – один из самых простых и быстрых способов снизить расходы, если вы что-то закупаете (товар либо услуги).
На самом деле поставщиков можно практически всегда сильно «прожать».
К сожалению, поставки и закупки часто считаются на предприятии чем-то второстепенным. По крайней мере директору не очень хочется забивать себе голову этими вопросами, и он отдает их на откуп менеджеру. И зря!
Представим, что 60 % ваших расходов приходится на закупки, 20 % – на производство и 20 % – на административные расходы. Теперь представим, что стоимость закупок удалось снизить на 5 %. А 5 % от 60 % позволяют снизить общие расходы на 3 %!
Чтобы добиться такого же эффекта от производства (чтобы сэкономить за счет него 3 %), нам бы пришлось сократить производственные расходы на целых 15 %! Таким образом, связь очевидна:
15 % от 20 % = 3 %;
5 % от 60 % = те же самые 3 %.
Снизив стоимость закупок всего на 5 %, мы можем сократить общие расходы на 3 %, что эквивалентно сокращению производственных расходов на 15 %.
Что проще – «прожать» поставщиков на 5 % или снизить производственные расходы 15 %? Не всегда, но в большинстве случаев первый вариант намного проще.
Здесь есть несколько нюансов. Первый – контроль менеджера по закупкам. Никогда не оставляйте закупки без контроля!
Это потенциально опасная область, которую нельзя доверить менеджеру. Когда контроль над закупками находится целиком в его руках и он определяет цены, велик соблазн что-то сделать в свою пользу.
Я имею в виду всем известные откаты, которые процветают в закупках на каждом шагу. Поэтому нужен очень жесткий контроль. Плюс внешний «злодей» по сбиванию цен – человек, который будет отвечать за переговоры по ценам, но без дальнейшей закупки. Он отвечает за обсуждение цены и решение по ней – «да» или «нет».
В этом случае мы разделяем принятие решения о цене и процесс закупок. Это позволяет нам значительно снизить риск откатов и иных проблем.
Еще «злодей» нужен, чтобы менеджерам по закупкам было проще и оставалось лишь говорить: «Мне шеф сказал такую цену. Я понимаю, что для вас она несправедлива, но, извините, я ничего не могу сделать».
Следующий важный пункт – регулярный анализ цен. Введите в регламент, должностную инструкцию для менеджера по закупкам обязанность минимум раз в неделю анализировать рынок и искать поставщиков с более низкими ценами.
Схема действий может быть такая: опросили пять поставщиков, нашли самый дешевый вариант и выслали своему поставщику низкий прайс другой фирмы. Часто таким образом можно заставить его снизить цены, потому что есть доказательства: «Смотрите, я нашел у конкурентов такое предложение, а я – ваш постоянный клиент. Дайте мне нормальные цены либо уйду к конкуренту».
Я сам это делал месяца три назад. Мы в большом количестве производим полиграфию для наших курсов (диски, распечатки, брошюры и т. д.). У меня за это отвечает один сотрудник.
Когда он в очередной раз пришел ко мне согласовывать цены, я посмотрел и сказал: «Что-то не то. Езжай в типографию и снижай». Он поехал, но ему отказали. Сотрудник вернулся ко мне и спрашивает: «Что делать?» Я ответил: «Набери в “Яндексе” “типографии” и собери прайсы».
Он собрал, мы нашли более дешевый вариант и вместе поехали к поставщику. Я показал менеджеру типографии прайс и сказал: «Вот список цен конкурентов. Они на 15 % ниже, чем у вас. Мы хотим работать с вами, вы – хорошая компания. Но я считаю деньги. Почему я должен переплачивать?»
Нам сразу без вопросов понизили цены.
Есть еще один важный фактор, который следует учитывать. Помимо того что вы постоянно мониторите рынок, держите поставщиков в курсе, что ищете лучшие цены.
Когда у них в мозгу возникнет мысль: «А не поднять ли цены?», они будут делать это осторожно в отношении вас, потому что будут знать, что вы можете обратиться к кому-то другому.
Случается, что поставщики хотят повысить цены. Когда они пришлют вам уведомление – откажите им. Скажите: «Мы не согласны!»