Разработка учетных приложений в MS Office

Деятельность предприятий и организаций различного профиля на современном этапе развития общества невозможно представить без широкого использования информационных технологий. Применение информационных технологий дает предприятиям существенные конкурентные преимущества в таких вопросах, как оперативный учет информации, подготовка отчетов и учетной документации, анализ рыночной среды, обмен информацией с партнерами и контрольными органами и т. д. В настоящее время компьютерные технологии внедряются во все этапы основной деятельности: от планирования и организации деятельности, текущего учета,

Для реализации различных запросов заинтересованных структур по вопросам автоматизации своей деятельности, многими IT-компаниями и IT-сообществами разработаны и активно предлагаются на рынке предметные решения. Это, прежде всего, комплексные информационные системы проблемно-ориентированного профиля.

Эффективность внедрения таких систем всегда носит спорный характер и зависит от множества факторов: высокой начальной стоимости, правильности поставленного технического задания на внедрение информационной системы, наличия IT-структуры организации для автоматизации различных процессов, готовности сотрудников к использованию соответствующего аппаратного и программного обеспечения и т. д.

Но вместе с тем, остаются некоторые задачи разработки и применения информационных технологий, которые можно эффективно решить без больших финансовых и временных затрат. Это, прежде всего, вопросы разработки учетных приложений для текущих оперативных задач организации.

В данном учебном пособии рассматриваются практические вопросы создания учетных приложений. Рассматриваются полезные, с точки зрения авторов, подходы и инструменты разработки приложений, приводятся готовые фрагменты программного кода для автоматизации отдельных процессов. Это обусловило наличие в пособии большого количества скриншотов процесса создания учетных приложений в различных офисных программах.

Учебное пособие может быть использовано при изучении дисциплины «Разработка учетных приложений в среде MS Office» и рекомендовано всем желающим получить практические навыки работы в офисном пакете с элементами автоматизации своих приложений с использованием макросов и VBA.

Учетные приложения очень широко используются в различных структурных подразделениях предприятий и организаций. На любом компьютере можно найти с десяток электронных таблиц с массивом данных на различную тематику. Обычно пользователи создают такие таблицы, чтобы вести учет в какой-либо предметной области. При этом всегда есть возможность быстро провести над этими данными различные процедуры обработки или использовать часть из них для различных расчетов и построения различных диаграмм.

Под «приложением» принято называть программный продукт, разработанный для выполнения конкретных задач в выбранной программной среде, содержащий конкретный алгоритм реализации и программный код. Часто можно услышать Windows-приложение, DOS-приложение, офисное приложение и т. д. Обыкновенная электронная таблица еще не является приложением. Необходимо действие, которое должно выполнять приложение, характеризующее приложение как приложение – иначе это просто документ. Другое дело, когда электронная таблица содержит в своих ячейках формулы или функции листа. В этом случае можно говорить об активной электронной таблице, которая производить различные вычисления, да к тому же автоматически корректирует красочную диаграмму на листе в зависимости от изменившихся исходных данных в ячейках таблицы. А если еще с данными электронной таблицей работают с помощью кода VBA и используют элементы управления, тогда свойства электронной таблицы приближаются к исполняемому файлу приложения.

Приведем отличия учетного приложения от простой электронной таблицы:

1. Учет – это динамический процесс, поэтому таблица постоянно меняет свой размер в зависимости от занесенных в нее данных.

2. Если необходимым условием для приложения является проведение каких-либо действий с данными таблицы, то для электронной таблицы это только возможное действие.

3. Данных действий должно быть более одного, т. е. отличительное свойство приложения это различная, контекстная работа с набором данных. Пользователь сам выбирает, какое действие необходимо выполнить с табличным набором данных в данный момент времени.

4. Наличие программного кода для автоматизации интерфейса программного приложения, работы с переменным табличным набором данных и автоматизации взаимодействия с другими приложениями является необходимым условием для приложения.

Основные теоретические вопросы разработки учетных, а точнее учетно-расчетных приложений рассмотрены в учебном пособии Лукьянова П. Б. [1]. Каждое учетно-расчетное приложение имеет большую расчетную составляющую в виде различных блоков анализа данных в базе, прогнозирования, и возможно элементов какого-то подхода к оптимизации. Его уже нельзя назвать просто учетным приложением. Это скорее расчетное приложение с таблицей исходных данных. Расчетный блок учетного приложения, прежде всего, зависит от предметной области использования данного приложения: экономика, менеджмент, образование, наука и др. Следовательно, у каждого учетного приложения он будет свой.

Поэтому граница перехода между учетным, учетно-расчетным и расчетным приложением достаточно расплывчата. Элементы расчета есть в любой базе данных в зависимости от ее назначения. В то же время расчетное приложение не может работать без массива данных: в виде таблицы данных или же в виде файла с исходными данными.

Для реализации учетного приложения «родной», инструментальной средой разработки, безусловно, является табличный процессор, хотя учетные и расчетные функции можно реализовать и в других офисных приложениях. При этом продукт, созданный в среде СУБД, правильно называть базой данных, хотя его также можно назвать и учетным приложением.

При разработке учетного приложения может возникнуть вопрос: какую среду использовать – среду электронных таблиц или базы данных, а может даже документа MS Word или комбинацию приложений? Все зависит от решаемой задачи и от объема исходных данных, с которыми предстоит работать. При этом не следует исключать из рассмотрения навыки пользователя по владению каким-либо офисным приложением. Опыт общения с различными структурами организации показывает, что выбор инструментария определяет, прежде всего, знания исходного приложения – инструментария. И часто это приложение бывает не лучшим для поставленной задачи. Поэтому можно сделать вывод, что для учетных приложений, когда объем информации небольшой (не более 200 записей), ограничены время и средства на разработку – лучше всего подходит среда электронных таблиц. При больших значения перечисленных показателей следует обратить на базы данных.

Независимо от выбранной среды работы учетные приложения могут иметь явно выраженные составные части:

1) Интерфейсная часть для работы с приложением в целом.

2) Интерфейсная, диалоговая форма (часть) для сбора исходных данных. Необязательная, но желательная часть учетного приложения. Она позволяет безошибочно, легко, наглядно вводить данные для последующего переноса их в учетную таблицу-реестр и в бланк формуляра – образца.