Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
Без чего бизнес умрет раньше – то и надо делать! Вот как надо ставить приоритеты! (Сергей Н., г. Якутск)
Проверкой подлинного разума является способность удерживать в сознании две противоположные идеи и при этом сохранять способность действовать.
С опытом у руководителей развивается интуиция. Она позволяет быстро принимать качественные решения. Как описано в «Кодексе самураев»: правильное решение принимается в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы «варитесь» в своей специальности 5–7 лет. Примерно за этот срок формируется профессиональная
принцип Парето;
матрица сравнений;
матрица Эйзенхауэра.
Принцип Парето
Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80: 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20 % всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80 % результата. То есть в любой области однородных объектов есть неравномерность распределения. Польза принципа Парето – это четкое соотношение 20: 80. Ключевая часть всегда составляет примерно одну пятую часть всего целого. Зная это заранее, вы можете избавиться от 80 % малоэффективной работы. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отделить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста КПД нашей работы.
Главный вывод из принципа Парето: всегда из массы дел, задач, проектов, целей и т. д. можно выделить ключевую часть. И размерность этой части составляет одну пятую от общего объема, то есть 20 %.
Важно верно подобрать критерий, который будет разделять дела на 20 и 80. Здесь могут быть различные варианты: «цена вопроса» – и тогда 20 дел из ста дают 80 % денег, а 80 дел дают 20 % денег. Будущие перспективы, отношения с окружающими и т. д. – все это может выступать как шкала оценки в принципе Парето. Рекомендую использовать вопрос, помогающий качественно зачистить рабочий день: «Каковы отдаленные результаты решения данной задачи?»
Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю? Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?
К примеру, вы выбираете между двумя контрактами. Один – на $1000, второй – на $5000. Ваш выбор? Наверное, $5000. Добавим дополнительную информацию относительно контрактов. Первый – это ежемесячно $1000, а второй – разово. Еще усложним выбор. В первом случае вам требуется выполнить работ на 10 часов, чтобы отработать условия контракта. Во втором – 100 часов. Каково теперь ваше решение? Наверняка изменилось. Вы отдаете предпочтение первому. При таком многофакторном выборе принцип Парето уже не спасает. Здесь самое время рассмотреть матрицу сравнений.
Матрица сравнений
Проиллюстрируем механизм матрицы сравнений на примере выбора между открытием ресторана и фастфуда. Данная матрица была написана на тренинге участницей из г. Брянска.
Цель: Открытие точки общественного питания рядом с бизнес-центром
В данной таблице представлено 6 характеристик, по которым идет сравнение: время работы, количество посадочных мест, оборачиваемость места, средний чек, сумма ремонта, зарплата персонала. В графы внесены реальные цифры и суммы, необходимые для открытия как ресторана, так и точки быстрого питания. Если сравнивать каждый параметр по вертикали, то выигрышный номер проставлен под каждой колонкой (1 или 2). «1» – означает, что предпочтение отдается ресторану. «2» – фастфуду. Однако если мы уточним поставленную цель, то возможны два варианта.
1. Максимальная прибыль.
2. Имиджевый проект.
Цель диктует приоритеты… (Сергей Сторонкин, г. Кемерово)
В случае если наша цель «максимальная прибыль» – то матрица сравнений однозначно рекомендует открывать фастфуд. Потому что ключевыми характеристиками
Подведем итоги в виде краткого алгоритма составления матрицы сравнений.
1. Определяем цель сравнения.
2. Выбираем два и более объекта сравнения.
3. Набрасываем качественные критерии, 5–7 шт.
4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу количественными значениями).
5. Проводим сравнения по каждому из критериев, определяем, кто выиграл.
6. Исходя из цели выделяем ключевые критерии.
7. На основе ключевых критериев принимаем решение.
Матрица сравнений – незаменимый инструмент в подготовке управленческой информации. Информации, на основе которой можно легко принять правильное, выгодное решение. Именно стройная таблица с верными цифрами облегчает восприятие ситуации. Если вы руководитель, то для повторяющихся процессов будет полезным создать в Excel подобные матрицы. Вы определяете набор целей, характеристики, ключевые характеристики и делегируете заполнение данной таблицы подчиненным. Всю рутину по сбору информации выполняют они, а вы за 15 секунд легко понимаете систему отношений и можете быстро принять верное решение. Во многих компаниях такую матрицу стали величать «ресурсная матрица» и «тендерная матрица». А ведь верно, по вертикали – критерии тендера, по горизонтали – участники тендера. Легко понять, у кого какие преимущества, все наглядно, объективно.
Ниже представлены две матрицы сравнения участников тренинга «Время руководителя: 24 + 2». Обратите внимание, что принять подобные решения мысленно просто невозможно. Лучшее средство – занести цифры в таблицу, чтобы определить, кому отдать предпочтение.
Автор: Сергей К., г. Якутск
Цель: Выбрать помещение для торговли аудиотехникой для автомобилей
Автор: Матвей С., г. Москва
Цель: Обучение сотрудников с целью уменьшить количество вопросов в два раза к 31.12.07
Алексей Дворцов, компания «Эксклюзив Консалтинг», г. Новосибирск:
В нашей компании в принятии решений уже много лет используется следующий алгоритм. Мы последовательно оцениваем рабочее решение и пропускаем его через ряд сит. Каждое сито имеет своей целью проверить «выгодно/убыточно» ли принятое решение. И, как правило, если решение проходит все круги ада – мы запускаем его в производство. Если нет – ищем новые, альтернативные решения. Данная схема неоднократно помогала нам реализовывать только те проекты, которые приводили к хорошей коммерческой выгоде.
Вот эти пять вопросов, на которые мы отвечаем.
1. Сколько требуется денег?
Чем меньше финансовых вливаний требуется на реализацию идеи – тем она качественнее.
2. Сколько потребуется времени на реализацию?
Преимущества отдаются тем вариантам, на которые потратится меньше времени.
3. От кого зависит выполнение решения?
Порою реализация идеи зависит от десятка людей. Это могут быть сотрудники компании, контрагенты, администрация, политические деятели и т. д. Нужно стремиться искать такие варианты, в которых влияние человеческого фактора минимально. Чем меньше людей участвуют, тем выше вероятность реализации.