Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
– Клиенту звонил?
– Да!
– Ну как, он согласен на наши условия?
– Не знаю, было занято!
Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи — результативная. Вы набираете номер Иннокентия Павловича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Иннокентий, когда будет закрыт бюджет?» То есть всё вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать
Фиксировать результаты более эффективно, чем прописывать действия. (Виктор Соловьев, г. Москва)
Настоятельно рекомендую формулировать пункты плана, ориентируясь на результат. Признаки такой фиксации. Во-первых, это 2–5 слов. Одним словом передать результат невозможно. Во-вторых, в написанном должен присутствовать глагол в прошедшем времени. К примеру: сделал, завершил, отдал, проверил, согласовал, выполнил, сдал, купил, пригласил и т. д. Все эти глаголы совершенного действия, то есть они указывают на завершенное дело, на результат. Теперь более подробно, на примерах из практики.
Фиксация результата позволяет донести до сотрудника задачи без искажений. (Елена Чекасина, г. Пермь)
История, произошедшая со мной осенью 2005 года.
В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.
– Оль, что означает этот пункт плана?
– Диктофон! – торжественно отвечает она.
– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.
Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.
– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза.
Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер.», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порою невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.
Следующий пример рассказал участник Вадим во время тренинга в Иркутске: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь "Деньги". И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами.
Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить подобные ситуации, произошедшие в вашей жизни. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».
Норматив
Планирование дает удовлетворение от работы, так как мы добиваемся результатов.
Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».
Вы пишете 5 задач на день. Каждая из них должна получить четкие
– Что с каретой, Семен?
– Ось полетела, барин. За день сделаю.
– А за два?
– Сделаем за два.
– А за пять дней?
– Ну, если постараться, можно и за пять.
– А за десять дней справишься?
– Ну ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, помощник нужен.
– Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ранее, чем через десять дней!
В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Растягивать выполнение работы – это глубокое культурное наследие социалистических планов.
Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей временную рамку. Сколько будет весить задача в часах, минутах. Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы.
60: 40
Золотое правило 60 на 40 – наиболее полезно, чтобы все успевать!
40 % надо держать в резерве – это система моей жизни.
Когда вы составили список задач на день, сформулировали каждую на результат, оценили и задали норматив, следует прибавить к сумме всех нормативом 40 % времени. Так вы узнаете длительность своего рабочего дня.
К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму правилу планирования. Это 60 %. Добавив еще 40 % (3 часа), получаем 8 часов. Такова будет настоящая длительность вашей работы.
Планировать по нормативу следует только часть рабочего времени. Это 60 %. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов – задач по нормативам, 3 часа – буфер. Запас времени – на форс-мажоры, входящие звонки и задачи. На погрешность в определении времени на выполнение дел. При этом, если при планировании у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупредить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.
Правило 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я планирую задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный» порочный круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую. Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?