Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
работа на усвоение информации: чтение, слушание / работа на излагание информации: беседа, написание текстов;
работа рутинного характера / работа творческой направленности.
Для разбивания однотонности работы мозгу достаточно на день 2–3 разнообразных вида деятельности. Меньше двух – нет разнообразия. Больше трех – начинается расфокусировка внимания, и вы начинаете терять время на переходах от одного дела к другому.
Чтобы длительное время работать без усталости, следует периодически переключать внимание между выбранными делами. Это и есть самое ценное в данном правиле. Единственное, что следует учитывать, – так это к вечеру завершить все эти задачи до конца. Как говорил нам физик в десятом классе: два полуумных – это не один умный. Применительно к тайм-менеджменту две задачи, не доведенные до конца, и одна завершенная – это большая разница.
Максим Горький писал: «День – это маленькая жизнь. Кто не умеет управляться со своим днем, никогда не станет хозяином своей жизни». Мы подробно рассмотрели, как справляться в течение дня со своими делами. Используя описанные рекомендации, вы создаете твердый фундамент вашего дальнейшего успеха. Фундамент очень важен. Когда вы научились владеть своим днем, можно оторвать глаза от земли и посмотреть вперед, на ближайшие перспективы. И первое, что вы увидите, – это недельный масштаб: нужно выстраивать недельные планы.
Более длительный горизонт планирования позволяет создавать баланс в работе. Планируя – я получаю кайф от жизни!
Следующий уровень планирования – недельный. Как мы уже знаем из предыдущего раздела, на неделю мы должны ставить перед собой ЗАДАЧИ – более крупные блоки, по сравнению с уровнем ДЕЙСТВИЙ. Главная цель недели – добиться качественно новых результатов от работы. Результаты недели – не просто сумма пяти дней. К концу недели количество должно перейти в качество. Если менеджер в день выполняет 40–50 контактов, то к пятнице с него нужно требовать не 200–250 контактов, а выставленные счета или полученные заявки. Для каждой должности, области работы вам следует продумать лестницу перехода количественных показателей в качественные. Иначе вы не сможете эффективно планировать и управлять своей деятельностью.
На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:
«неделька»;
карта мыслей.
Карта мыслей
Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.
«Неделька»
Планировать следует понедельно, а не по дню – сверху виднее.
На одной плоскости представлена сетка всех 7 дней недели. Важно именно 7 календарных дней, а не 5 рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы, с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов «недельки». «Неделька» – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с «неделькой» такова. Изначально проставьте месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях, когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, чего хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.
Планирование дает возможность видеть дальше, чем идешь.
(Светлана Ефремова, г. Екатеринбург)
Теперь «неделька» готова к употреблению.
Во втором разделе данной книги есть глава, посвященная недельному планированию в Outlook 2007. Могу вам сказать, что если на уровне дневных планов бумажные органайзеры имеют преимущества, то в масштабе недельных планов электронные средства на порядок эффективнее. Поэтому рано или поздно практически все перейдут на планирование в электронной среде. Однако бумага никуда не денется.
КОГДА БУМАГА СТАНЕТ ЛИШНЕЙ?
Принятие решений и планирование – два совершенно разных шага одного процесса – управления временем. Планировать, как правило, удобно в электронном органайзере, особенно когда речь касается недельных и более масштабов. А вот принятие решений лучше дается на бумаге, ручкой или карандашом. Когда можно покусать колпачок, помять и выкинуть «неудачный рисунок» и, наконец, определиться в выборе альтернатив. Занести принятое решение в планировщик. Бумага никогда не уйдет из жизни человека. По крайнем мере – успешного, творческого человека. Поэтому в идеале требуется: электронное средство планирования, удобная, приятная вам бумага, блокнотик – что угодно для принятия решений. На своем примере могу показать следующее. Когда я работаю над текстами, будь то статья в СМИ или очередная книга, я работаю за компьютером, набирая текст. Когда создано несколько страниц, мне обязательно нужно их распечатать, чтобы потрогать руками, прочитать, пройтись ручкой, сделать правку. После этого я вношу изменения в электронный документ. За все время моей писательской деятельности есть только несколько статей, которые ушли в производство, минуя бумажную стадию.
Анализ «недельки» позволит мне больше времени уделять здоровью и личной жизни. (Александр Гавриченко, г. Подольск)
Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите себе один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в «недельку». У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и «неделька». Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и «неделькой» на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.
Рисунок «недельки»
Глава 6
Отдых и восстановление
Самое важное – баланс сил. Он позволит мне задать новые приоритеты жизни.
В этой главе я расскажу о ключевых сферах успешного человека. Тех областях, в которых ему следует развиваться и расти, чтобы постоянно добиваться жизненного успеха. И так как одной из этих областей является здоровье – поговорим о полноценном сне. Самом главном и обязательном источнике жизненных сил. Главное в отдыхе – это хороший сон. Я покажу, как можно организовать его эффективно.
В жизни человека самым ценным является баланс. Баланс областей жизни. Что сюда входит? Профессиональная сфера, близкие люди, здоровье, самообучение. Основное правило работы со сферами жизни – каждой уделять периодическое внимание. Ежедневно – лучше всего. Раз в неделю – терпимо. Раз в месяц – уже плохо. Если раз в год – считайте, что вы совсем не уделяли ей внимание. Раскроем каждую из сфер более подробно.
Профессиональная сфера. Иногда еще говорят – работа. Это место, где мы зарабатываем деньги. Получаем опыт и проводим минимум треть жизни. Это наш фронт, где мы себя реализуем. Так как мы треть жизни отдаем работе, важно продумать, как наладить качественные отношения в этой сфере.