Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
Отправка и сохранение сообщений
Сохранение черновика сообщения
После того как вы создали сообщение, совсем не обязательно его сразу отправлять. Вы можете его сохранить как черновик, чтобы позже просмотреть, дополнить. На самом деле, когда вы создаете сообщение, MS Outlook 2007 самостоятельно сохраняет его в папку Черновики. Когда потребуется, войдите в папку Черновики и откройте сохраненное ранее сообщение.
Чтобы сохранить черновик, нажмите клавиши Ctrl+S или выберите пункты меню Файл Сохранить.
Отправка
MS Outlook 2007 изначально направляет сообщение в папку Исходящие и только потом при нажатии кнопки Отправить/Получить отправляет их на сервер. Рекомендуем сразу убрать автоматическую отправку почты при наличии соединения с Интернетом.
Для этого выполните следующие действия:
Запустите MS Outlook 2007.
Нажмите клавиатурное сочетание Ctrl+Alt+S. Появится меню Группы отправки и получения. Если меню открылось, можно воспользоваться длинным путем: Меню Сервис Отправить/Получить Параметры отправки и получения Определить группы отправки получения.
Снимите галочки напротив пунктов Автоматически доставлять каждые… минут и Автоматическая отправка и получение при выходе.
Нажмите кнопку Закрыть.
Дело в том, что при написании письма и незамедлительной отправке зачастую в него закрадываются ошибки. Чтобы еще раз проверить текст подготовленного сообщения, войдите через некоторое время (чтобы прочитать письмо новым взглядом) и после этого, окончательно убедившись в правильности своего письма, отправляйте сообщение.
Отправка копий сообщений
Традиционно сообщения направляются людям, от которых ожидаются определенные действия в ответ на сообщения, а их копии – тем, кто должен знать о сообщении, но не предпринимать никаких действий. При использовании MS Outlook 2007 адресаты, имена которых указаны в полях Кому. и Копия., видят имена всех остальных получателей сообщения. Иногда вам требуется отправить копию сообщения таким образом, чтобы об этом не узнали другие получатели. В этом случае вам следует направить скрытую копию сообщения.
Чтобы вызвать меню для ввода адресов скрытой копии, выполните следующие шаги:
Создайте новое сообщение.
Выберите пункты меню Вид СК. Появится поле СК…, куда следует ввести нужные адреса электронной почты.
Повторная отправка сообщения
В случае если ваш респондент не получил отправленного вами сообщения, или при необходимости повторной отправки выполните следующие шаги:
Выделите необходимое письмо в папку Отправленные.
Дважды щелкните по заголовку письма.
Воспользуйтесь командой меню Действия Отправить заново.
Появится
Устранение неполадок с отправкой электронной почты
Вы можете быть уверены, что отправленные вами письма будут доставлены. Однако иногда письма приходят назад.
Это может быть вызвано несколькими причинами: вы неправильно ввели адрес отправителя;
ваш сервер, промежуточный или сервер респондента не работал должным образом;
неверные настройки протокола.
В этом случае вы получаете сообщение от системного администратора. Если такое произошло, отправьте письмо заново через некоторое время, проверив адрес отправителя и настройки протокола (см. раздел «Настройка почтового эккаунта»).
Очень часто, когда письмо не доходит, вы получаете сообщение, в теме которого следующий текст:
Mail delivery failed: returning message to sender.
Иногда за этим скрываются вирусы, поэтому будьте осторожны с открыванием подобных сообщений.
Обозначение сообщений как прочитанных
Каждое полученное вами сообщение первоначально обозначается символом в виде закрытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие. После того как вы открыли сообщение в форме Сообщение, а затем закрыли его, сообщение обозначается символом в виде открытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие.
Чтобы изменить статус сообщения, выберите сообщение и правой кнопкой вызовите меню Свойства, где нажмите пункт Пометить как непрочтенные.
Отображение цепочки сообщений
Возможность MS Outlook 2007 отображать несколько связанных сообщений в одном списке – действительно очень мощный инструмент, особенно в том случае, если вы отправляете и получаете много сообщений электронной почты.
Цепочка сообщений, иногда называемая разговором, – это последовательность сообщений на определенную тему. Отправляя сообщение, MS Outlook 2007 помечает его как разговор. И если
ваши адресаты пользуются для работы им же – то вы можете воспользоваться функцией быстрого поиска таких связей.
Установите курсор на заголовок письма, выберите правой кнопкой меню Свойства Найти все Связанные сообщения. В появившемся меню производится поиск и отображение найденных сообщений.
Также вы можете быстро найти все сообщения от заданного отправителя. Для этого выберите пункты меню Свойства Найти все Найти все сообщения от..
Обработка сообщений