Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью
Шрифт:
• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих туалетных принадлежностей — нет никакого смысла тратить время на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.
• Составьте список последних действий и проверок, которые должны быть сделаны перед отъездом из дома на длительное время, — полить цветы, включить сигнализацию, отключить электробытовые приборы и т. д.
• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения, и создавайте новые. Эта процедура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, придать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не
• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или образцы для разных видов писем: предложений, благодарностей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно.
• Сделайте свою файловую систему (систему хранения документов) достаточно простой. Если система хранения документов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. Поэкспериментируйте с системами цветового кодирования документов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов относится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный — для личных). Залог поддержания порядка в бумагах — простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда располагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах досягаемости — не далее чем на расстоянии вытянутой руки от вашего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бумаг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов.
• Используйте передвижные стикеры (Post-It) с напоминаниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесь органайзером на основе бумажных бланков и регулярно выполняете определенные задачи в один и тот же день недели (предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запишите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу органайзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в конце этого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электронные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам делать такой перенос задач автоматически, с помощью функции «повторяющаяся задача» (смотрите страницы 134–139 , где мы более подробно рассматривали особенности электронных планировщиков времени).
Даже если задача не относится к числу ваших регулярных дел, вы все равно можете найти способы ускорить ее выполнение. Один из таких способов заключается в том, чтобы пропускать отдельные этапы выполнения задачи. Вернемся к нашему примеру переезда в другой регион страны, — вы считаете, что должны организовать распродажу, чтобы избавиться от лишнего имущества, которое не хотите везти с собой за тридевять земель. Однако при ближайшем рассмотрении оказывается, что вам потребуется целых пять дней, чтобы произвести сортировку и оценку всех этих вещей, разложить их в гараже, дать рекламу и начать распродажу. Возможно, оценив затраты, вы сочтете, что время и деньги, выделяемые на организацию этой затеи, не стоят тех дополнительных доходов, которые вы получите от распродажи вещей. Возможно, ваша главная цель — поскорее переехать, а не выгадывать каждый цент любыми способами. Разрешите себе отказаться от идеи распродажи ненужных вещей. Точно так же, если ваша компания выходит на рынок с новой услугой и в вашем распоряжении только один месяц на то, чтобы нанять персонал для новой службы, подготовить его, составить и напечатать рекламный проспект, провести рекламную кампанию, организовать презентацию для журналистов и праздничный банкет, спросите себя: все ли эти мероприятия одинаково необходимы для успеха проекта? Может быть, вы сократите этап подготовки рекламного проспекта и вместо него напечатаете простое приглашение потенциальным клиентам со словами: «Приходите на нашу презентацию и познакомьтесь с отличной новой услугой, которую предоставляет наша компания».
И конечно же, вы можете сократить свою работу путем делегирования — или перепоручения другим — отдельных
Другой способ ускорить выполнение задачи — снизить свои требования к качеству ее выполнения: вы вовсе не должны каждый раз делать свою работу на «пять баллов». Учитывайте то, насколько важна данная задача; нужно ли вам составлять совершенный, изысканный по форме и содержанию доклад, если это всего лишь внутренний документ для ознакомления ваших коллег, или, быть может, вы хотите произвести хорошее впечатление на своего босса?
Если вы пришли к выводу, что задача в обязательном порядке должна быть выполнена, и сократили процедуру ее выполнения таким образом, что для этого потребуется минимально возможное количество времени, следующим шагом в «зачистке» вашего расписания будет рассмотрение возможности делегирования выполнения этой задачи кому-то другому.
Когда вы поручаете другим людям взять на себя выполнение некоторых своих задач, вы высвобождаете свое время и силы и можете сосредоточиться на тех задачах, выполнить которые вы можете наилучшим образом. (Делегируя задачу, убедитесь, что не перескочили через этапы удаления и сокращения задач. Вы определенно не хотите, чтобы ваш помощник тратил больше времени, чем это необходимо для выполнения задачи. И если вы платите этому человеку за его работу, это еще один повод предварительно сократить задачу и оптимизировать технологию ее выполнения.)
Один из самых восхитительных аспектов делегирования, на который обычно не обращают внимания, состоит в том, что делегирование строится на основе здоровой взаимозависимости между людьми. Когда вы работаете как одна команда, такая работа сближает и сплачивает людей. Взаимоотношения укрепляются путем разделения рабочей нагрузки и за счет того, что совместно работающие люди учатся доверять друг другу и полагаться друг на друга.
Эффективное делегирование — один из самых важных навыков тайм-менеджмента, который необходимо освоить и использовать. Но есть несколько причин, в силу которых люди сталкиваются с трудностями в процессе перераспределения своей работы и перепоручения своих задач другим. Вот некоторые наиболее распространенные причины таких затруднений.
• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобы делегировать выполнение своих задач другим. Когда вы перегружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нет времени на делегирование задач и на контроль за их исполнением другими. Однако, потратив несколько часов (а чаще всего — несколько минут) на выяснение того, что вы можете перепоручить другим, на поиск помощника и на его подготовку и обучение, вы сэкономите огромное количество времени. Не бойтесь тратить время на разработку общего плана действий — впоследствии это время многократно окупается.
• Вы испытываете чувство вины, «сваливая» свою работу на других. Если вы рассматриваете делегирование как поручение кому-то другому выполнение неприятной или черной работы, вы можете испытывать от этого чувство вины. В конце концов, никто из нас не хочет прослыть «плохим большим боссом». Но вы вовсе не должны страдать от необходимости постоянно доказывать окружающим, что вы не считаете некоторые дела недостойными вашего внимания. Помните: если вы не любите выполнять определенные виды задач, это еще не значит, что этого не любит никто. У каждого из нас есть свои навыки, интересы, дарования и склонности, поэтому не чувствуйте себя виноватым, когда просите кого-то о помощи. Делегирование работает лучше всего тогда, когда вы ставите нужного человека на нужное место в нужное время и даете возможность каждому внести важный вклад в успех общего дела.