Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Моргенстерн Джулия

• Вам трудно положиться на других и зависеть от них. Некоторые люди скованы убеждением: «Если я не сделаю это сам, никто не сделает это за меня и никто не сможет сделать это лучше меня». Если вы выросли в среде, где не могли доверять окружавшим вас взрослым, вам будет особенно трудно полагаться на других и доверять им.

Рассматривайте делегирование как возможность для личного развития и роста. Оно даст вам возможность порвать с негативным опытом своего детства, когда вы были единственным человеком, который мог сделать все правильно, и обнаружить, что другие люди тоже могут высказывать разумные суждения и выдавать прекрасные идеи. Обратите внимание на то, что большинство окружающих похожи

на вас, — они ответственные и способные люди, и им нравится сотрудничать с другими людьми.

• Вы боитесь потерять свою важность и значимость в глазах окружающих. Вы можете сопротивляться делегированию из страха, что, если кто-то другой сможет сделать вашу работу, в вас больше не будут нуждаться и перестанут ценить. Если вы хорошенько задумаетесь над этим, вы, вероятно, увидите, что другие люди нуждаются в вас не только и не столько потому, что вы умеете выполнять определенный вид задач или способны справляться с несколькими делами одновременно. Вы обладаете уникальными и неповторимыми навыками, взглядами и личными особенностями, за что вас и ценят окружающие. Поэтому оставьте дела, с которыми лучше могут справиться другие люди, и освободите себя для новых проектов.

Что делегировать?

Есть два вида задач, которые легче всего делегировать:

• Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регулярно и не требующие творческого подхода (мытье посуды, бухгалтерский учет, отправка факсов, упаковка и отправка корреспонденции, собеседование с кандидатами при приеме на работу).

• Специальные проекты, разовые или нечасто повторяющиеся задания (подготовка рекламного проспекта, планирование командировки, покупка нового компьютера).

Это разделение поможет вам, когда вы будете решать, стоит ли задача усилий для ее делегирования. Что касается однообразных рутинных задач, здесь почти всегда стоит потратить время на обучение кого-то еще. Первоначальные вложения времени освободят вас на многие годы вперед. Рассматривая возможность делегирования при выполнении специальных заданий, оцените их масштаб и продолжительность. Если вы потратите больше времени на подготовку подходящего исполнителя, чем на то, чтобы сделать дело самостоятельно, и данное задание не будет повторяться в будущем, более эффективно сделать его самому.

Вам также следует предусмотреть возможность делегирования следующих видов задач:

• Задачи, с которыми вы справляетесь недостаточно хорошо и которые гораздо лучше может сделать кто-то другой.

• Задачи, заниматься которыми вам не нравится.

• Задачи, поглощающие вашу энергию или ваше время, если они необходимы вам для более важных дел.

Иногда нам трудно делегировать выполнение задач другим потому, что мы забываем: делегирование состоит не в том, чтобы делать то, что нам нравится, и избавляться от необходимости выполнять то, что мы ненавидим. Хорошие менеджеры делегируют выполнение тех дел, которые им нравятся, когда в их списке дел есть задачи с более высоким приоритетом или если кто-то другой способен сделать эту работу более эффективно. Кроме того, иногда вы действительно лучше всех в команде подходите для выполнения той работы, которая вам не нравится.

Определите, какую работу вы возьмете на себя.

После того как вы оценили свои задачи и их отдельные этапы, примите решение, что вы будете делать сами, а что доверите другим. Рассматривая составные части каждой задачи, спросите себя, на выполнение каких из них лучше всего потратить свое время, и где ваши усилия могут оказаться наиболее полезными и эффективными. Оцените свои способности, свою проницательность, свои навыки, склонности и предпочтения. Что можете сделать вы, и только вы? Какие из стоящих задач наилучшим

образом отвечают вашим целям?

Оставьте эти задачи за собой и делегируйте все остальные. Иногда имеет смысл делегировать всю работу и выступать просто в роли руководителя, контролируя выполнение задачи. В случае управления большими растущими проектами, если вы слишком глубоко вдаетесь в детали, то неизбежно теряете видение общей картины дела и не способны эффективно руководить.

Карта-схема делегирования.

Чтобы конкретно определить, что и кому нужно делегировать, бывает удобно составить план делегирования задач. Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре столбца. В первом столбце выпишите свои стратегические цели. Во втором перечислите все те виды деятельности, которые служат достижению этой цели. В третьем столбце оцените время, которое требуется для выполнения каждой задачи. В четвертом отметьте, кто, по вашему мнению, лучше всего подходит для этой работы, учитывая такие факторы, как необходимое для выполнения задачи время, надежность кандидата и его пригодность к выполнению данной задачи. Пример такого плана приведен на следующей странице.

Просмотрите свой список дел и убедитесь, что вы не включили в него излишние и ненужные задачи. Если задача не является необходимой и обязательной для выполнения, не делегируйте ее выполнение другим — просто удалите ее из списка.

Кто лучше всех подходит для этой работы?

Принимая решение о том, кому делегировать выполнение задачи, помните, что есть три вида объектов делегирования, и для работы с каждым из них от вас потребуется разное количество времени.

1. Делегирование квалифицированному специалисту (эксперту). Передача работы тому, кто способен сделать ее лучше, быстрее или эффективнее, чем вы. С вашей стороны для этого потребуются наименьшие затраты времени, а отдачу в виде экономии времени вы получите почти сразу. Например, наймите юриста или бухгалтера, который позаботится о том, чтобы вы правильно и своевременно платили налоги. Чтобы повесить полки для книг, воспользуйтесь услугами мастера, поскольку его умение забивать в стену гвозди сэкономит вам много времени.

2. Делегирование равному себе по квалификации. Передача работы тому, кто имеет такую же квалификацию в данной области, как и вы сами. Он или она могут справиться с этой задачей так же хорошо, как и вы. Вам потребуется минимум времени, чтобы объяснить суть задания и дать исполнителю соответствующие указания.

3. Делегирование новичку. Передача работы тому, кто не сталкивался с подобными задачами или не умеет выполнять их так же хорошо, как и вы. Чтобы делегировать выполнение задачи такому человеку, вам потребуется много времени, так как вы должны обучить его и осуществлять контроль за его работой, но эти затраты времени и сил многократно окупятся в будущем. Вы станете наставником и приобретете благодарного помощника. Например, на службе вы можете делегировать своему помощнику или секретарю часть своей творческой работы: подготовку деловой графики или наглядных материалов для докладов или составление рекламных писем клиентам. Вам придется приложить некоторые усилия для обучения или инструктажа этого человека. Но когда вы сделаете этот первоначальный вклад и ваш помощник будет готов к выполнению этой работы, вы будете рады тому, что дали другому человеку возможность блеснуть своим талантом, повысили у него уверенность в своих силах и, возможно, даже освободили себя на длительный период от необходимости тратить время на выполнение подобных задач.