Учет денежных средств
Шрифт:
Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.
В соответствии со ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях отсутствие кассовой книги, а также ее ненадлежащее оформление могут стать основанием для привлечения организации или индивидуального предпринимателя к административной ответственности. Размер штрафных санкций для организации может составить от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц этой организации, а также для индивидуальных предпринимателей - от 4 000 до 5 000
Отсутствие кассовой книги в организации может привести и к налоговой ответственности по ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Если же кассовая книга есть, но ведется она неправильно или с нарушениями Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, то к налоговой ответственности организацию привлечь нельзя.
Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга ими может не вестись.
Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц – в зависимости от количества кассовых операций у организации. Записи осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно полученным, выданным наличным деньгам (полное оприходование в кассу наличных денег).
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны (через копировальную бумагу).
Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
До внесения в книгу записей за текущий день лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня», заканчиваются заполнением ячейки «Остаток на конец дня». Записи ведутся чернилами или шариковой ручкой. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.
Нельзя отражать на одном листе кассовой книги операции за несколько дней. Не выводя ежедневный остаток денег в кассе, можно не заметить превышения лимита, что является нарушением порядка работы с денежной наличностью и карается штрафами.
Подчистки и исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанной книги, в кассовой книге не допускаются (ч. 8 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ).
Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты исправления.
В конце рабочего дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Бухгалтер проверяет и пересчитывает приложенные к отчету приходные и расходные документы. Затем в строке «Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве____приходных и____расходных получил» указывает (прописью с начала строки с заглавной буквы) количество полученных им приходных и расходных документов.
Если в строке, где указано количество документов, осталось свободное место, то оно заполняется прочерком. Затем бухгалтер ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (ФИО).
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом, с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель).
Кассовая книга может вестись автоматизированным способом (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов). При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства их использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти машинограммы брошюруются в хронологическом порядке.