Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета

Кондраков Николай Петрович

Унифицированные формы первичных учетных документов должны применяться в организациях без изменений. Если унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены, то организация разрабатывает их самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Следует иметь в виду, что в проекте нового Закона «О бухгалтерском учете», разработанном Минфином России, одобренном Правительством РФ и представленном в Государственную Думу РФ, не предусмотрено обязательное применение унифицированных

форм первичных учетных документов. Руководитель организации должен утвердить в учетной политике формы всех первичных учетных документов и учетных регистров.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т. е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

С середины 1990-х гг. в Российской Федерации начали распространяться корпоративные системы документооборота, которые предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом, в том числе выполнение справочно-информационной аналитической работы, использование электронного документооборота, осуществление централизованного контроля документооборота во всех подключенных к системе подразделениях.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс).

Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации. Решения экспертной комиссии, в том числе акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации. Указанный акт вместе с описями хранится в архиве общества в формируемом деле.

В случае ликвидации общества документы по личному составу работников передаются в государственный архив. Если общество имело договор с учреждением государственного архива и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то эти документы также передаются в государственный архив.

Место хранения остальных документов общества определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Изъятие первичных учетных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Отсутствие первичных учетных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. В соответствии со ст. 120 НК РФ штраф за это нарушение составляет 5000 руб., а если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф

составит 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Чтобы избежать ответственности, необходимо доказать невиновность организации в отсутствии документов. Для этой цели составляются акты, утверждаемые руководителем организации и подтверждаемые соответствующими справками (о пожаре – из пожарной части, о краже – из милиции и т. д.).

При принятии дел новому главному бухгалтеру следует провести инвентаризацию и составить акты на отсутствующие документы. Затем целесообразно принять меры по восстановлению отсутствующих документов.

Разработанные организацией формы первичных учетных документов должны прилагаться к приказу (распоряжению) об учетной политике организации.

По элементу «Правила документооборота» учетной политики наиболее важным для практики является вопрос о порядке списания расходов, первичные документы по которым поступили после окончания месяца (датируются же они, как правило, последним числом месяца получения услуг).

В письме Минфина России от 06.09.2007 № 03-03-06/1/647 указано следующее: «по правилам бухгалтерского учета ежемесячные расходы, такие как, например, расходы на оплату коммунальных услуг и услуг связи, могут быть учтены в том месяце, в котором получены первичные документы, подтверждающие данные расходы, при условии, что такой порядок отражен в учетной политике организации». Далее в этом письме сказано, что для целей налогообложения прибыли расходы, являющиеся условно-постоянными (в том числе коммунальные платежи), также могут быть учтены в том месяце, в котором получены документы, подтверждающие эти расходы.

Принимая указанное решение по данному элементу учетной политики, следует иметь в виду, что под датой предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, ведомственные специалисты понимают дату их составления (см. письма Минфина России от 26.01.2007 № 03-03-06/2/10 и ФНС России от 13.07.2005 № 02-3-08/530).

2.4. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация — это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля сохранности имущества организации.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежавшие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризации охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, материалы и т. п.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.