Управление временем: как успевать больше, а уставать меньше
Шрифт:
Несрочные и важные – это дела, выполнение которых «не горит», но их решение помогает двигаться к долгосрочным целям. Эти дела нацелены на стабильный результат в будущем. Например, «снижение себестоимости услуг». Это не горящая срочная задача, здесь нет конкретного срока выполнения. Однако невыполнение этой задачи грозит стагнацией и отсутствием развития, чего в бизнесе крайне важно не допускать. Пока задача не выполнена, и себестоимость остается на том же уровне, рабочий процесс движется в обычном режиме и «топчется на месте», и важным является вырваться из этого круга на
Срочные, но не важные – это дела чаще всего рутинные, как проверка электронной почты, рассылка документов и прочее. Их можно сравнить с мытьем посуды – это срочно, но не так важно в долгосрочной перспективе и лично для вас. Вам может в целом не мешать гора немытой посуды, но, если «забивать» на это систематически, потом придется очень долго и нудно отмывать засохший жир и остатки гречки. Такие дела крадут много времени, если успевают накопиться. Часто руководители для выполнения таких дел нанимают помощников или ассистентов, потому как эти мелкие дела на самом деле отнимают достаточно энергии и мешают сконцентрироваться на мыслительном рабочем процессе и управленческой деятельности.
Несрочные и неважные дела – это дела, которые не приносят никакого результата, дела для «галочки», в просторечье «ИБД» – имитация бурной деятельности. Сортировка писем по папкам, в которые никто никогда не заглянет, составление ненужных таблиц, лишь бы что-то сделать, и прочее. Важно не только уметь самому определять такие дела и оставлять их за пределами своего внимание, но и определять людей, которые занимаются выполнением только таких задач. Таким образом можно сразу понять, кто в компании «вектор развития» и кого можно брать в пример успешного управляющего своим временем, а кто просто «просиживает» определенное количество времени, за которое ему заплатят вознаграждение.
Идеальный квадрат сфокусирован на делах несрочных и важных. Такие дела ведут нас к цели, приносят нам пользу, избавляют от стресса, так как нет необходимости торопиться и бежать сломя голову выполнять их. Если большинство задач находятся в первом квадрате, есть риск, что вы можете «выгореть», заработать хронический стресс и ощущение потери контроля над жизнью.
Дела из третьего квадрата советуют делегировать по максимуму, либо выделить, к примеру полчаса на их ежедневное решение, чтобы не накапливать задачи. Если у вас больше несрочных и неважных дел, это грозит стрессом, тревожностью и ощущением бессмысленности выполняемой работы.
Посмотрите на свой квадрат, какая матрица получилась у вас, в какой отправной точке вы находитесь. Возможно, вы слишком много выполняете срочных и важных дел, отчего хронически не высыпаетесь и тревожитесь, или же вы находитесь в точке, где преобладают срочные, но не важные дела, отчего вам становится тяжело находить в работе удовольствие и удовлетворение, в точке, близкой к выгоранию.
Что с этим делать? Вариант такой – перераспределять и делегировать. Нужно сократить количество важных и срочных дел, стараться не накапливать их. Для этого придется потрудиться, попробовать перенастроить свой рабочий процесс. Например, не откладывать до последнего отчет, браться за
Дела срочные, но неважные также следует пересмотреть. Не стоит тратить на них слишком много времени, так как эти дела не работают на долгосрочный результат, а дают лишь обманчивый эффект сиюминутного удовлетворения от поставленной галочки напротив выполненного дела.
Избавляться от несрочных и неважных дел полностью не стоит. Оставьте себе полчаса-час на такие дела, они помогают отвлечься, разгрузиться и расслабиться. Отдыхать тоже нужно! Особенно если вы планируете сворачивать горы и покорять новые вершины.
1.4 Очередность задач
Очередность задач тесно связана с матрицей Эйзенхауэра. В этой технике мы также разделяем дела по срочности и важности. При распределении задач по очередности необходимо учитывать еще и время, которое требуется для выполнения задачи, а также затраченные усилия. Рассчитывайте свои силы, нужно обязательно чередовать трудные и легкие дела.
Очередность задач достаточно уникальна для каждого человека. Кому-то большую мотивацию дает выполнение одного большого и трудного дела, а для кого-то оставление простых и легких дел на потом доставляет дополнительный стресс. Уделите себе время и определите, какой вариант откликается именно вам.
В первую очередь ориентируйтесь на свои ощущения, попробуйте разные формы очередности выполнения. Это может быть: 1 сложная задача – 2 простых – 1 сложная – 2 простых. Или: 4 простых – 1 сложная – 2 простых – 1 сложная. Важно: все эти задачи являются в равной степени важными и срочными, и все они нацелены на результат, принесут свои плоды в будущем.
При этом важно знать свои эффективные часы работы и индивидуальные биоритмы. Некоторые люди сразу включаются в рабочий процесс и первая половина дня для них самая продуктивная. При подъеме сил и энергии эффективнее решать сначала сложные и долгие задачи, постепенно уменьшая их интенсивность по мере уменьшений работоспособности во второй половине дня.
Есть и другой тип людей, которым тяжело собрать утром мысли «в кучу», необходимо несколько чашек кофе и время на «раскачку». В таком случае лучше начинать день с более простых задач, постепенно наращивая темп, чтобы на более сложные дела вы подошли уже с зарядом энергии и трудоспособности.
Выбирайте ту модель очередности, которая вам более комфортна, ту, при которой вы испытываете меньше стресса и тревожности. Чем комфортней вам выполнять задачи, тем лучше будет результат.
1.5 Жесткое и гибкое планирование
Жесткое и гибкое планирование – это технология распределения времени, которая позволяет сделать максимум за заданный период, сохраняя при этом продуктивное состояние. Такая технология эффективна, если у вас в день, к примеру, от 15 до 30 важных и срочных задач, и в этом случае расстановка приоритетов просто не поможет. Эта технология совмещает в себе составление расписания таким образом, чтобы совместить выполнение дел с четким временем и задач без привязки к определенному временному промежутку.