Управление временем
Шрифт:
Вы также можете помочь другим эффективно использовать свое время. Для этого:
• убеждайтесь, что хорошо понимаете выдвинутые требования, и задавайте вопросы для уточнения деталей;
• записывайте важную информацию во время телефонного разговора, непременно проверяя правильность ее отображения;
• оставляя сообщение на автоответчике, называйте свое имя, указывайте день и время звонка, суть вопроса и контактный номер телефона.
Непременно пользуйтесь приемами эффективного общения. Они помогут вам избежать очень неприятных
Выполняем поручения
Работа с людьми подразумевает управление их временем равно, как и своим собственным. Неорганизованность подчиненных может увеличить вашу загруженность и отрицательно сказаться на выполнении рабочего графика подразделения. Для оптимизации использования времени обсудите с сотрудниками такие вопросы:
• почему работа должна быть выполнена;
• что конкретно для этого требуется;
• когда выполнение задания должно быть завершено;
• каким образом должны быть оформлены результаты.
Понимание, почему необходимо сделать ту или иную работу, поможет найти наиболее эффективный способ выполнить поручение. Если это задание внутреннего назначения, то достаточно составить черновой план. Умение сконцентрироваться на конечной цели задания позволяет отбросить ненужную информацию, то есть избежать пустой траты времени.
Важно также правильно оформить результат проделанной работы. Ведь составление 5-страничного отчета после подробного устного доклада – очевидная трата времени.
Выясните, согласуется ли данное вам поручение с вашими приоритетами. Таким образом вы сможете разумно оценить, не нанесет ли его выполнение ущерб вашей основной деятельности. Без уточнения таких моментов вы рискуете не только взяться за выполнение задания, которое не в вашей компетенции, но и быть дезорганизованым невозможностью справиться с ним удовлетворительно. В итоге о вас сложится впечатление как о человеке слишком занятом, но при этом неспособном выполнить работу вовремя.
Делаем выводы
Взаимоотношения с людьми на работе должны быть построены таким образом, чтобы сотрудники помогали вам наилучшим образом использовать время. И вы сами должны позаботиться о создании таких взаимоотношений.
Делегирование может сэкономить ваше время, если вы будете уверены в том, что люди четко понимают поставленное перед ними задание. Для этого нужно наладить эффективное общение и как можно меньше времени тратить на лишние объяснения. Аналогично этому, когда выполнение задания поручают вам, требуйте четкой информации о том, чего необходимо добиться в итоге. Зачастую другие не утруждают себя предоставлением существенных сведений, и вы, тратя свое драгоценное время, идете в неверном направлении, в то время как необходимая работа остается невыполненной.
Многократность повторения заданий и связанные с этим потери времени порой вызывают беспокойство. Поэтому никогда не будет лишним убедиться, что поставленные задачи вы поняли в полной мере с первого раза. Уверенность в происходящем означает, что время используется наилучшим образом.
Спросите себя
Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время сотрудников, ответив на следующие вопросы.
Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?
Соблюдаете ли вы правила делегирования?
Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах выполнения задания, которое поручаете?
Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и дело нельзя отложить до завтра?
Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и целесообразности его выполнения?
Всегда ли вы четко понимаете, что от вас требуют?
Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы не проделывать одну и ту же работу дважды?
Все получится, если…
• поручать некоторые задания подчиненным;
• следовать правилам делегирования;
• поручайте другим в равной мере как интересные, так и скучные задания;
• не допускать, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время;
• четко излагать свои мысли и проверять, правильно ли вас понимают;
• прежде чем начать выполнение порученного задания, уяснить, что конкретно от вас требуется;
• поступать так, чтобы никто не смог упрекнуть вас в напрасной трате их времени.
Выделяем время для отдыха
Выполнение заданий и сотрудничество с другими отнимает большую часть нашего времени. В конце концов может оказаться так, что у вас совсем не останется времени для себя. Но если хорошенько в этом разобраться и вовремя принять все необходимые меры, такой ситуации вполне можно избежать.
Меняем привычки
Вспомните, чем вы обычно занимаетесь в течение дня. Проанализируйте, какие из текущих дел «убивают» больше всего времени. Может быть, стоит изменить свои привычки и попробовать делать кое-что по-другому?
• Если вечером вы разбросали по комнате свою одежду, то на следующий день значительно дольше будете приводить ее в порядок.
• Если вы добираетесь на работу одним и тем же путем, который выбрали с первого дня, то так и не оцените преимуществ других маршрутов, хотя они вполне могут оказаться быстрее или удобнее. Не узнаете, пока не попробуете!
• Если вам приходится подолгу добираться до магазинов или предприятий бытового обслуживания, подыщите специальную фирму, которая принимает заказы и выполняет доставку.