Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Принцип CCL. Это означает: Call – Call – Letter (звонок – звонок – письмо). То есть вам нужно очень настойчиво и последовательно напоминать о долге Клиенту (будь то человек или компания).
По возможности персонифицируйте должника. Обращайтесь не абстрактно к предприятию, а к конкретному лицу: пусть это будет человек, который был на вашем мероприятии, бухгалтер компании, босс.
Напишите себе памятку, где отразите процедуру, которая запускается, если Клиент не заплатил вовремя.
– В день, когда должен быть получен платеж, написать по e-mail письмо, что платеж не получен.
– На третий день – позвонить и напомнить лично.
– На пятый день – позвонить, напомнить, попросить объяснений.
– На десятый день – написать письменную претензию
– На двенадцатый день – позвонить и узнать, как продвигаются дела по претензии.
– На двадцатый день – написать письменную претензию по шаблону № 2: более жесткую (образец см. на стр. 216). [9]
8
см. "Письмо-претензия № 1" ниже по тексту.
9
см. "Письмо-претензия № 2" ниже по тексту.
И так далее, в зависимости от того, что принято у вас в организации.
Подумайте о мотивах, которые важны для вашего должника, и постарайтесь на них постепенно воздействовать.
Например, не добившись решения проблемы на уровне участника, предложите перевести решение вопроса на уровень руководства компании. В некоторых случаях для участника (работника компании) это может стать ненужным осложнением в отношениях с руководством (его банально боятся), и он приложит все силы, чтобы не доводить до этого.
Или пообещайте, что все другие вопросы сотрудничества между компаниями будут остановлены, пока не решится этот вопрос с небольшой суммой. Усомниться в малом – значит усомниться в большом; возможно, этот платеж как лакмусовая бумажка покажет, стоит ли сотрудничать с компанией, начавшей испытывать финансовые трудности.
Гарантийное письмо. Иногда участники отказываются платить, отрицая, что были на мероприятии. Чтобы избежать этого, просите всех участников, за которых не пришла оплата, подписать гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена.
Заготовьте гарантийные письма заранее. Имея на руках этот документ, вы сможете обращаться как к компании, так и лично к участнику, который поставил свою подпись.
Сделайте это правилом в отношении всех участников, которые должны заплатить. И без подписи не пускайте. Если человек не может подписаться под своими обещаниями заплатить – он заранее знает, что обманывает вас.
Конечно, в каждом правиле бывают исключения. В этом правиле пусть исключений не будет.
Пример гарантийного письма
Генеральному директору ООО «Event Company»
Гарантийное письмо
Компания ООО «Суперхомяк» гарантирует ООО «Event Company» оплату информационно-консультационных услуг на тему «Организация мероприятий для (название организации)» в размере 1000 (одной тысячи) руб. 00 коп. Оплата будет произведена не позднее (дата).
Реквизиты компании:
000 «Суперхомяк»
(реквизиты)
Письмо-претензия№ 1
Уважаемый Петр Петрович!
Позвольте сообщить Вам, что компания Event Company до сих пор не получила оплату по счету № 111 от 25.03.2004 для ООО «Суперхомяк». Мы неоднократно обращались по телефону и письменно по факсу и e-mail с просьбой обратить внимание на эту ситуацию и оплатить указанный счет. К сожалению, несмотря на обращения и заверение об оплате, этого до сих пор не произошло.
Мы чрезвычайно ценим наше складывающееся
Для скорейшего разрешения ситуации без лишних осложнений просим сообщить срок оплаты и оплатить счет, выслав подтверждающие документы, либо написать официальный отказ, который мы сможем использовать в планировании наших действий.
Искренне надеюсь, что в самое ближайшее время ситуация благополучно разрешится. Будем рады ответить на Ваши вопросы, услышать комментарии. В случае необходимости мы можем предоставить реквизиты, выслать дубликат счета.
С уважением,
Письмо – претензия № 2
Уважаемый Петр Петрович!
Обращаемся к Вам в связи с неоплаченным счетом № 111 от 25.03.2004 для ООО «Суперхомяк».
Услуги по счету нами были предоставлены, и мы неоднократно обращались в бухгалтерию Вашей компании с просьбой оплатить счет, где нас уверяли, что это будет сделано в ближайшее время. Однако счет не был оплачен.
__ числа текущего месяца нами по факсу была направлена Вам официальная претензия с изложением нашего понимания сложившейся ситуации и надеждой, что случившееся лишь досадное недоразумение. Однако за прошедшее время ситуация с оплатой счета не изменилась, и мы вынуждены изменить свою позицию, полагая, что Ваша компания уклоняется от оплаты наших услуг.
К нашему глубокому сожалению, мы будем вынуждены обратиться за помощью к юридической компании. На основании имеющихся у нас документов и опыта взыскания подобных платежей мы планируем подать иск и просьбу заблокировать счет компании до разрешения спора.
В случае если все же Вы заинтересованы урегулировать спор во внесудебном порядке, просьба срочно связаться с нами по тел. (495) ххх – хх – хх.
С уважением,
Продвижение
Способы привлечения внимания к вашему мероприятию
Каждое ваше мероприятие
продает последующие мероприятия,
которые будут продавать последующие мероприятия…
Перед тем как начать говорить о путях привлечения Клиентов, скажем несколько слов об основах маркетинговых подходов в организации мероприятий. Немного теории и философии перед практикой.
Кто является Клиентами и участниками мероприятий? Конечно, это вопрос поставленных целей. Это внутренняя аудитория (работники компании) или внешняя – партнеры и Клиенты, потенциальные Клиенты.
Постарайтесь максимально детально нарисовать себе портрет участника, разделите аудиторию на четкие сегменты и подумайте, какую ценность представляет для них ваше предстоящее мероприятие.
Эта подготовительная работа позволяет понять, какой существует спрос на рынке и что необходимо сделать, чтобы его удовлетворить.
При проведении профессиональной конференции почти всегда можно выделить четыре потенциальные аудитории:
– компании, которые что-то покупают на этом рынке;
– компании, которые что-то продают на этом рынке;
– представители регулирующих организаций, госорганов, профильных министерств, Госдумы;
– журналисты, пишущие об этом рынке.
У каждой из этих субаудиторий будет своя мотивация к участию.