Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Разница между согласованными расходами и фактическими и будет составлять прибыль агентства.
При таком варианте оплаты, если в смете было написано $1000, а потом выяснилось, что это можно было купить всего лишь за $990, ничего не поделаешь, $10 останутся агентству. Агентство их честно заработало.
Преимущество работы с агентством в том, что агентство играет роль «одного окна». Компания-заказчик имеет договорные отношения только с выбранным event-агентством, а агентство ведет расчеты уже со всеми остальными подрядчиками и субподрядчиками. Таким образом, компания-заказчик подписывает один договор, одну смету, один акт приемки-сдачи работ, что для многих компаний очень удобно.
В зависимости от размера
Заключение
Чтобы проиллюстрировать все, о чем написано в этой книге, я расскажу о своем опыте участия в организации одного из крупнейших международных мероприятий.
В 2006 году Россия впервые председательствовала в «Большой восьмерке» (G8). В рамках председательства России проводилось множество межгосударственных встреч, консультаций. В частности, с 8 по 10 июня 2006 года в Санкт-Петербурге проходила встреча министров финансов G8. Наша компания Eventum была выбрана в качестве компании-оператора этой встречи.
Проведение такого мероприятия – уникальный опыт для любой компании. Мы многому научились в ходе подготовки этой встречи, применили многие из наработанных знаний и технологий.
Для нас это был необычный проект. В зону нашей ответственности попали как хозяйственные, так и организационные вопросы: координация работы оргкомитета с консульствами стран-участниц G8 и приглашенных стран, организация встреч делегаций в двух международных аэропортах, размещение в гостиницах, организация пресс-центра на 600 человек и залов для 10 одновременных пресс-конференций, организация офисов стран-участниц в гостинице и в месте основной встречи – Инженерном замке, организация культурной программы, экскурсий, торжественного ужина. При этом в части программы встречи участвовали не только представители стран G8, но и другие приглашенные крупные страны, международные организации. В общей сложности мы принимали двадцать делегаций, разных по количеству участников.
У нас оказалось семь площадок, которые нужно было подготовить, и две большие и очень разные аудитории участников: министерские делегации и журналисты. Работу по этим площадкам и с этими аудиториями необходимо было упорядочить и скоординировать, что не так просто. Кроме того, мы работали с разными странами, культурные различия между которыми очень значительны.
Важным моментом для успеха этого масштабного мероприятия стало создание презентации, которая демонстрировалась как участникам встречи, так и подрядчикам. Мы создали нечто вроде виртуального путешествия по всем основным местам встречи, благодаря чему участникам сразу становилась понятна программа, последовательность действий и прочее, а подрядчики сразу понимали, как именно мы хотим оформить тот или иной зал, в какие сроки должны быть завершены работы и т. д.
За полтора месяца до мероприятия мы провели рабочую встречу с представителями посольств и консульств стран-участниц. Мы провели презентацию, рассказав о том, как планируем провести встречу, а затем проехали по всем основным площадкам и ответили на вопросы. За один день нам удалось сделать очень многое.
Мероприятие готовили как сотрудники Eventum, так и временные работники. Мы нашли и протестировали амбициозных молодых людей со знанием иностранных языков, заинтересованных в участии в этом проекте. Сотрудники компании, как наставники и носители ценностей и технологий, должны были в короткие сроки адаптировать новичков, передать им наше отношение к команде, работе, сервису. Это была отдельная управленческая задача, одна из ключевых. Создать за несколько дней из незнакомых людей сплоченную команду нам удалось. После окончания проекта мы попросили временных сотрудников написать об их впечатлениях, и все они отметили, что чувствовали себя членами слаженной команды.
Перед мероприятием мы подготовили подробный сценарий
В мероприятии участвовали люди, которые ранее не были знакомы друг с другом лично. И тем не менее благодаря четко прописанному сценарию можно было не знать всей картины происходящего, не знать, как выглядит конкретный сотрудник, но в нужный момент легко найти его. Что важно, каждый член команды мог легко найти себя в этом плане, каждый знал, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким-то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.
Вопрос, как организовать команду, в ходе реализации этого проекта был одним из ключевых. Основных подходов, как вы помните, два: распределение работ по проектам либо по функциям. Подробно они описаны в этой книге на стр. 181–182. [11] В данном случае была применена их комбинация.
В ходе подготовки министерской встречи были сформированы три рабочие группы, деятельность которых координировалась из единого центра, тесно взаимодействующего с Заказчиком – Министерством финансов РФ:
11
См. главу "Организация работы"
– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран G8;
– рабочая группа «Пресса», отвечающая за подготовку пресс-центра и работу со СМИ (эту работу взяли на себя наши коллеги из PR-агентства PREMO);
– рабочая группа «Общая логистика», отвечающая за общую координацию мероприятия, техническое обеспечение, питание, транспорт и прочее.
Таким образом, мы видим здесь подход «распределение работ по функциям». Выбор этого подхода был связан с тем, что действия рабочих групп «Делегации» и «Пресса» существенно отличались по своему содержанию и целям, так что для каждой из них нужны были люди с разным опытом и навыками. Кроме того, присутствовал ряд задач, некий общий знаменатель, который касался всех площадок проведения встречи (транспорт, телекоммуникационные и IT-решения, символика, кейтеринг), и этими общими задачами занималась рабочая группа «Общая логистика».
Некоторые наши подрядчики и другие вовлеченные в подготовку мероприятия организации построили свою работу иначе. Их действия также координировались из единого центра, но было выделено ответственное лицо, которое занималось всеми вопросами, связанными только с одним объектом, например с аэропортом, Инженерным замком или пресс-центром (вариант «распределение работ по проектам»). Их выбор был обусловлен тем, что необходимо было обеспечить решение примерно одинаковых задач на разных площадках (каждую из которых можно считать отдельным проектом), а соответственно нужны были люди с примерно одинаковым опытом и квалификацией.
Таким образом, в рамках одного мероприятия мы видим два подхода, дополняющих друг друга.
Итог: в старинном дворце заседали министры финансов России, США, Великобритании, Германии, Франции, Японии, Италии, Канады, Австрии, Китая, Южной Кореи, Нигерии, Австралии, Бразилии, комиссар ЕС, руководители международных финансовых организаций: Международного валютного фонда, Всемирного банка, Международного энергетического агентства.
Только представьте, в одном зале сидели люди, отвечающие в некотором смысле за 60–70 процентов мировых денег. У нас не было права допустить ни одной ошибки. И все получилось как надо. Вечером мы смотрели по ТВ новости, по всем каналам шли сюжеты об организованном нами мероприятии.