Выставка. Техника и технология успеха

Захаренко Геннадий

Чтобы выставка была результативной, необходимо не только правильно сформулировать цели, выбрать целевую аудиторию, но и грамотно организовать процесс приглашения клиентов к вашему стенду. Наиболее эффективным методом является прямая почтовая рассылка приглашений.

Прямая почтовая рассылка может осуществляться:

– сотрудниками вашей фирмы;

– специализированной фирмой по вашему заказу.

В любом из этих вариантов вы должны четко сформулировать цель рассылки, которая однозначно вытекает из целей участия в выставке.

Какие действия вы ожидаете от получателя письма с информацией

о вашем участии в выставке? В вашем приглашении должна быть полная и однозначная информация.

Например, посетить наш стенд можно с целью:

– ознакомления с новыми товарами, услугами;

– ознакомления с новым расширенным ассортиментом продукции;

– участия в конкурсе на лучшего покупателя, поставщика, дилера и т. п.;

– участия в викторине;

– получения памятных подарков, сувениров;

– ознакомления с новыми сотрудниками отдела сбыта, закупок и т. д.

С одной стороны, вы привлекаете к стенду заинтересованных клиентов, с другой – сможете оценить эффективность рекламы и самой прямой почтовой рассылки.

Секрет успеха!

В письмо вложите купон или анкету и сообщите, что посетители смогут обменять купон или заполненную анкету на ценный подарок, сувенир или получить скидку на товар или услугу.

Для достижения эффекта от прямой почтовой рассылки ее желательно повторить два или три раза через фиксированные промежутки времени.

Приложите все усилия, чтобы ваши письма, конверты, бумага, содержание и оформление выгодно отличались от конкурентов. Создайте свой фирменный стиль специально для приглашений: практика показывает, что вы об этом не пожалеете. Старайтесь уходить от формализма везде и во всем – начните с самых простых элементов.

Секрет успеха!

1. Составьте отдельные списки для ваших клиентов (покупателей, поставщиков, дилеров, потенциальных инвесторов и т. п.).

2. Каждое письмо должно быть адресным, то есть адресовано персональному получателю.

3. Закажите специальные конверты с логотипом своей фирмы.

4. Применяйте цветную бумагу.

5. Текст писем должен быть вежливым, содержание кратким и простым по форме.

6. Вкладывайте яркие открытки, небольшие буклеты с названием выставки, датой проведения и номером вашего стенда.

7. В рекламных материалах используйте сквозную тему.

8. Отправляйте только заказные письма.

Алгоритм организации почтовой рассылки.

Поскольку вы имеете ограниченное время на рассылку приглашений, то желательно эту процедуру (кстати, как и многие другие) максимально формализовать. В общем виде алгоритм организации почтовой рассылки будет следующим:

– разработайте график работ;

– составьте списки получателей по категориям (покупатели, поставщики, дилеры, инвесторы и т. д.);

– составьте график рассылки писем по категориям ваших клиентов;

– разработайте оригинал-макеты конверта, открытки, буклетов, купонов, анкет, проспектов;

– подчеркните ваши конкурентные преимущества;

– подчеркните преимущества для клиента;

– создайте систему стимулов для посещения вашего стенда;

– разработайте небольшой, но адресный набор рекламных материалов для различных

категорий ваших клиентов;

– создайте эффективную систему оценки результатов почтовой рассылки;

– разработайте эффективную систему контроля графика выполнения работ.

Секрет успеха!

Сделайте первую отправку писем так быстро, как это возможно. Повторите почтовую рассылку через две недели с измененным содержимым. Третью рассылку сделайте таким образом, чтобы ваше послание пришло адресату не позже, чем за две недели до открытия выставки.

Если удастся выдержать сроки и применить советы с учетом своего личного опыта, то результат не заставит себя ждать.

Выводы и рекомендации

Перед принятием решения об участии в той или иной выставке необходимо тщательно изучить общее состояние дел на своем предприятии: оценить финансовые, материальные, временные и трудовые ресурсы, которые можно будет использовать при положительном решении.

Осуществляйте предварительный отбор выставок исходя из среднесрочных и текущих целей, с учетом выбранной стратегии вашей маркетинговой деятельности.

В зависимости от факторов примите решение, какая форма участия в выставке (очная или заочная) для вас сегодня предпочтительнее. Определите – будете ли вы участвовать в выставке самостоятельно или в группе.

Особое внимание обратите на выбор конкретного павильона на выставке и определение предпочтительного места расположения стенда в этом павильоне.

Секрет успеха!

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы, ее зеркалом. Желательно, чтобы стенд был гармоничным во всем. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны: презентационную площадь, место для переговоров и подсобные помещения.

Оцените, насколько удачное или неудачное месторасположение стенда вам досталось. Если его положение неудачно, воспользуйтесь следующими практическими рекомендациями: значительно увеличьте количество сотрудников первого эшелона и более тщательно их подготовьте, проводите презентации, семинары недалеко от стенда, разместите указатели в разных местах выставочного центра.

Выберите методы и способы привлечения посетителей к вашему стенду. Начать это необходимо с самых ранних этапов, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.

В современной практике используются многие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда: заблаговременная рассылка персональных приглашений своим реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации; оповещение общественности о вашем участии в выставке и номере вашего стенда.

Секрет успеха!

Уделите серьезное внимание методам подбора и подготовки персонала.

Прежде всего подберите руководителя стенда, а затем и членов его будущей команды. Продумайте, как сформировать эффективную команду. Каждый сотрудник, который будет работать на выставке, должен пройти определенную теоретическую подготовку, освоить методы работы и приобрести практические навыки.