Выступления и презентации. Кратко, ясно, просто
Шрифт:
– Понять, как получить поощрение или быстрее и проще достичь какой-то другой цели.
– Произвести впечатление на руководителя самим фактом своего присутствия на мероприятии, вопросами, которые они будут задавать, и, возможно, демонстрацией того, что знают больше выступающего.
– Расширить круг знакомств и связей, а значит – и карьерные возможности за счет общения в кулуарах. Да и просто за счет того, что их видели на «правильном» мероприятии.
Цели каждого слушателя обычно определяются его собственным интересом: «Что из всего этого могу извлечь я – как в личностном, так и в профессиональном плане?» И потому ваши цели тоже должны определяться собственным интересом: «Что из всего этого могу извлечь я? Что я
Живой пример
Начальник поручил вам представить последние показатели квартальных продаж отделу сбыта на расширенном совещании и дал указание мотивировать подразделение к достижению лучших результатов.
1. Какими могут быть ваши цели?
Вашими профессиональными целями могут стать следующие:
– убедиться в том, что все собравшиеся ориентируются в представленных показателях;
– сделать всё необходимое, чтобы каждый понимал цели на следующий квартал;
– поощрить командный дух;
– возглавить мозговой штурм, который поможет команде решить поставленные задачи.
Вашими личными целями могут стать следующие:
– произвести впечатление на руководителя, который поручил это дело именно вам;
– произвести впечатление на команду, подготовив себе почву для дальнейшего продвижения;
– показать себя идейным сотрудником;
– убедиться, что вы по праву занимаете свое место в команде, а коллеги вас уважают.
2. Какими могут быть цели ваших слушателей?
Их могут интересовать следующие вопросы.
– Какова моя роль в достигнутых показателях? Я могу не беспокоиться за свое рабочее место? Мне нужна определенность.
– Как заработать больше комиссионных? Мне нужны верная тактика и хороший инструментарий.
– И, пожалуйста, пусть эта презентация не будет такой же скучной, как все прочие, посвященные нашей ситуации с продажами.
– Как я могу убедиться, что команда стала более сплоченной? От нашего лидера хотелось бы видеть больше участия.
– Хочу, чтобы в следующий раз такую презентацию поручили делать мне.
Примерно такими будут в данной ситуации личные и профессиональные цели – ваши и ваших подчиненных. Отметим, что порой весьма сложно провести между ними четкую границу, если речь идет не о ваших интересах, а о чьих-нибудь еще.
Теперь, когда вы определили собственные цели и цели своей аудитории, можно начинать готовить соответствующий материал. То, что вам поручено сфокусироваться на данных о продажах, вовсе не означает, что ваши слушатели также сосредоточены на них. Скорее всего, их куда больше заботит собственная роль в команде, гарантия их занятости, но, пожалуй, еще важнее для них заработать свой процент от продаж. И если ваша презентация не отразит эти темы, слушатели почувствуют себя обманутыми, ведь они не получили того, на что рассчитывали. А значит, вы не достигнете собственной цели, так как не дождетесь нужного отклика ни от команды, ни от отдельных слушателей.
Вопросы практики
Взгляните на презентацию, которую собираетесь делать, или на ту, с которой недавно выступали, и попробуйте определить заложенные в них цели. Выделите по две-три свои личные и профессиональные цели (что вы планируете получить в результате этой презентации), затем выделите две или три цели от лица вашей аудитории – что хотели бы получить слушатели.
Содержание презентации
Теперь, когда вы знаете, чему служит ваша презентация, можно наконец подумать о том, какой материал подготовить, чтобы достичь поставленных целей. Подготовка будет разбита на два основных этапа: определение содержания и его структурирование (об этом речь пойдет в следующей главе).
А сейчас мы поговорим о некоторых техниках, которые могут быть полезны при работе над наполнением вашей презентации. (Вероятнее всего, вам понравятся только одна или две, а остальные оставят вас в легком недоумении. Но разве не здорово – найти подходящий инструмент, который будет стимулировать вашу мысль; разве не это по-настоящему важно?)
Иногда нам просто необходимо освободить голову, чтобы привести в порядок все вертящиеся в ней обрывочные мысли. Вы должны перенести эти мысли на страницу – бумажную или электронную, не важно. Вы привыкли к ручке и бумаге? Или вы любитель программы MindMapper? А может, вы предпочитаете исключительно Evernote (www.evernote.com)? Подойдет любой вариант.
Включите на телефоне таймер и постарайтесь в установленное время записать как можно больше слов и фраз, имеющих отношение к теме будущего выступления. Записывайте всё, что приходит в голову. На этом этапе даже не пытайтесь ничего редактировать – самая смутная и имеющая весьма косвенное отношение к теме мысль со временем может стать важной частью вашего выступления.
Составив такой список, отложите его. Отвлекитесь, выпейте чаю. Затем снова вернитесь к списку – добавьте в него то, что сразу придет на ум, после чего присмотритесь к перечисленным пунктам: что можно извлечь из каждого? Как это можно проиллюстрировать? Какую историю здесь уместно было бы рассказать? Что еще слушателям следует узнать об этом?
В зависимости от того, сколько времени у вас имеется, вы можете возвращаться к списку, внося в него какие-то дополнения, – но на самом деле постепенно пора переходить и к редактированию. Посмотрите, сколько пунктов вы оставили. Я обычно исхожу из того, что пунктов должно быть вдвое меньше, чем минут, отведенных на презентацию, – то есть для 30-минутной презентации мне нужно оставить 15 пунктов (в том числе моих комментариев, историй). Впрочем, иногда я продолжаю сокращать список – ведь на то, чтобы рассказать историю или привести какой-то иной пример, иллюстрирующий некое высказанное положение, может понадобиться и больше двух минут.
Вычеркивайте всё, что, по вашему мнению, не имеет отношения к теме, равно как и то, что вам просто не нужно, – и начинайте выстраивать по ранжиру оставшееся. Места в вашем «рейтинге» будут зависеть от того, насколько вы горите желанием включить то или иное положение в свою презентацию. У вас есть любимая история или исследование? Нет ли там пункта, в важности которого вы уверены не на 100 процентов? Теперь, имея ранжированный список, вы, наверное, понимаете, что идей для презентации у вас в избытке, и готовы переходить к структурированию придуманного: идеи должны стать контентом.
Вопросы практики
Поработайте с этой техникой, когда будете готовить очередную презентацию. Отметьте, сколько идей пришло вам в голову, сколько пунктов в вашем списке.
Еще один хороший способ подготовки материала для презентации – составить список часто задаваемых вопросов по теме. Попробуйте охватить весь круг вопросов, которые могут задать ваши слушатели, – и запишите их. Среди вопросов может быть всё что угодно – например, вас попросят назвать ключевые слова, описывающие презентацию, – вплоть до следующих:
– Почему это актуально для меня?
– Как я могу использовать всё это в работе или в повседневной жизни?
– Какие научные исследования доказывают правдивость ваших слов?
– Как всё, о чем вы говорите, нашло применение на практике?
– А это вообще работает?
Внесите в свой список как можно больше таких возможных вопросов, а после – принимайтесь за ответы, записывая их, при необходимости, от руки, подробно или тезисно. Эти ответы и станут основным материалом вашей презентации.
Вы можете выйти за рамки теоретизирования и спросить реальных людей, какие бы вопросы они задали по выбранной теме, – спросить даже потенциальных слушателей (если, конечно, у вас есть возможность связаться с ними), о чем они хотели бы узнать. Можно поговорить с теми, кто поручил вам провести презентацию: чем, как они считают, могут интересоваться будущие слушатели? А в соцсетях можно разместить статус: «Если бы вы могли задать абсолютно любой вопрос о [вашем предмете], о чем вы спросили бы?»