Чтение онлайн

на главную

Жанры

Заряжен на 100 %. Энергия. Здоровье. Спорт
Шрифт:

Даже если вы не станете открывать и читать письмо, вы все равно прерветесь. Вы уже потеряли концентрацию на задаче.

Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая выполняется несколько раз в день. Глеб Архангельский [6] рекомендует проверять почту два-четыре раза в день, другие эксперты – от четырех до шести раз. Мой (Рената) личный опыт: ближе к пяти-шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности: если вы, например, PR-менеджер,

вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.

6

Глеб Архангельский – главный эксперт в России в области учета времени. Основатель и генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Создатель тайм-менеджерского сообщества, главный идеолог ТМ-движения. Прим. ред.

Существенный минус веб-интерфейсов: у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).

Можно пользоваться сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: www.batchedinbox.com.

Избавиться от ненужных рассылок, а нужные собрать в один дайджест

Сервис Unroll.me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при онлайн-покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, вы можете настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу: www.unroll.me.

Сделать при необходимости несколько подписей

Вы можете настроить в Outlook несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другие использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.

Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий или сегментов (например, для учеников и слушателей, коллег и потенциальных слушателей).

Как настроить подписи в Outlook: Файл -> Параметры -> Почта -> Подписи.

Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards [7] , вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».

Блокировать праздную переписку

Итак, вы попали в копию групповой переписки: в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма не по делу и множатся с каждой секундой.

7

Издана на русском языке: Бод Д-М. Kind Regards.

Деловая переписка на английском языке. М.: Альпина Паблишер, 2015.

Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:

• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать» (Ignore). Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.

• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.

В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку писем.

Подготовить шаблоны

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

OUTLOOK

Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.

Далее нажмите Файл -> Сохранить как -> Шаблон Outlook и придумайте название для него.

Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

Создать элемент -> Другие элементы -> Выбрать форму -> Шаблоны в файловой системе -> В списке файлов выбираете нужный шаблон.

GMAIL

Сначала нужно активировать следующую опцию:

Настройки -> Лаборатория -> Шаблоны ответов.

В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».

Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.

Уведомлениям – нет!

Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.

Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.

То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:

Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).

Продуктивность

В этом разделе мы приводим несколько советов, которые увеличат вашу продуктивность и помогут вам сберечь время и силы.

Хлам на столах

Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски – на обычном столе; бесчисленные папки, файлы – на виртуальном.

Поделиться:
Популярные книги

Черный Маг Императора 13

Герда Александр
13. Черный маг императора
Фантастика:
попаданцы
аниме
сказочная фантастика
фэнтези
5.00
рейтинг книги
Черный Маг Императора 13

Последняя Арена 4

Греков Сергей
4. Последняя Арена
Фантастика:
рпг
постапокалипсис
5.00
рейтинг книги
Последняя Арена 4

Маяк надежды

Кас Маркус
5. Артефактор
Фантастика:
городское фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Маяк надежды

Великий перелом

Ланцов Михаил Алексеевич
2. Фрунзе
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
5.00
рейтинг книги
Великий перелом

Сопротивляйся мне

Вечная Ольга
3. Порочная власть
Любовные романы:
современные любовные романы
эро литература
6.00
рейтинг книги
Сопротивляйся мне

Инквизитор Тьмы 2

Шмаков Алексей Семенович
2. Инквизитор Тьмы
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
аниме
5.00
рейтинг книги
Инквизитор Тьмы 2

Мастер Разума V

Кронос Александр
5. Мастер Разума
Фантастика:
городское фэнтези
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Мастер Разума V

Бандит 2

Щепетнов Евгений Владимирович
2. Петр Синельников
Фантастика:
боевая фантастика
5.73
рейтинг книги
Бандит 2

Истребители. Трилогия

Поселягин Владимир Геннадьевич
Фантастика:
альтернативная история
7.30
рейтинг книги
Истребители. Трилогия

Гардемарин Ее Величества. Инкарнация

Уленгов Юрий
1. Гардемарин ее величества
Фантастика:
городское фэнтези
попаданцы
альтернативная история
аниме
фантастика: прочее
5.00
рейтинг книги
Гардемарин Ее Величества. Инкарнация

Падение Твердыни

Распопов Дмитрий Викторович
6. Венецианский купец
Фантастика:
попаданцы
альтернативная история
5.33
рейтинг книги
Падение Твердыни

"Дальние горизонты. Дух". Компиляция. Книги 1-25

Усманов Хайдарали
Собрание сочинений
Фантастика:
фэнтези
боевая фантастика
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Дальние горизонты. Дух. Компиляция. Книги 1-25

Ох уж этот Мин Джин Хо 2

Кронос Александр
2. Мин Джин Хо
Фантастика:
попаданцы
5.00
рейтинг книги
Ох уж этот Мин Джин Хо 2

Энфис 6

Кронос Александр
6. Эрра
Фантастика:
героическая фантастика
рпг
аниме
5.00
рейтинг книги
Энфис 6