1С: Бухгалтерия 8.2. Оформление и проведение первичных учетных документов
Шрифт:
Кассовый ордер на расход денежных средств
Расходный кассовый ордер – это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Здесь мы рассмотрим, как в программе «1С Бухгалтерия 8» ведется работа с расходными кассовыми ордерами.
Для перехода в режим работы с расходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса > Расходный кассовый ордер, либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Расходный кассовый ордер. В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8.
В данном окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке отображается признак проведенного документа («птичка»). На рис. 2.8 непроведенным является четвертый документ в списке.
В остальных колонках окна для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время формирования документа, его номер, вид операции (например, Оплата поставщику), сумма по документу, валюта документа, контрагент по документу (т.е. кому оплачены денежные средства), наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации), имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, и произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый расходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия > Добавить или нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться аналогичной командой контекстного меню или соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране откроется окно выбора вида операции, изображенное на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Выбор вида операции по расходному кассовому ордеру
В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна расходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.10 показано окно, соответствующее виду операции Оплата поставщику.
Рис. 2.10. Окно ввода и редактирования документа
Отметим, что вид операции вы можете изменить и в режиме ввода/редактирования расходного кассового ордера. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия. Позже мы рассмотрим порядок работы для всех остальных видов операций, а сейчас продолжим знакомиться с документом для вида операции Оплата поставщику.
В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать расходный кассовый ордер в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с приходными кассовыми ордерами (об этом мы говорили в предыдущем разделе).
В поле от вводится дата и время ввода расходного кассового ордера. В момент создания документа этот параметр генерируется программой автоматически – здесь отображается рабочая дата. После записи расходного кассового ордера с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный расходный кассовый ордер.
Если расходный кассовый ордер необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете.
В поле Сумма с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу. Значение данного поля может быть сформировано автоматически – когда расходный кассовый ордер формируется на основании какого-либо другого документа.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет наличных денежных средств в кассе предприятия. По умолчанию в программе это счет 50.01 «Касса организации».
В нижней части окна в поле Ответственный указывается пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, однако при необходимости это значение можно изменить. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Центральная часть интерфейса включает в себя две вкладки: Реквизиты платежа и Печать. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Реквизиты платежа (см. рис. 2.10) в поле Контрагент указывается наименование контрагента, которому по данному документу уплачиваются наличные деньги (иначе говоря, здесь указывается получатель денежных средств по документу). Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника контрагентов. В данном окне следует выделить щелчком мыши нужного контрагента и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели окна справочника).
В поле Договор нужно указать договор с данным контрагентом, в рамках которого проводится платеж. Выбор договора осуществляется из справочника договоров с контрагентами, вызываемого нажатием кнопки выбора. В этом справочнике отобразится перечень договоров только для контрагента по данному документу, а если до настоящего момента ни один договор по нему не был введен – можно будет сделать это сейчас.
Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (это определяется в режиме ввода и редактирования договора), то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле нужно указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).