500 советов секретарю
Шрифт:
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией. Например:
Заведующему кафедрой
экономической теории
Профессору Ивановой Н. И.
СОВЕТ: следует обдумать целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Если документ адресуется частному лицу, то в реквизите сначала приводят почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата:
410050 г. Санкт-Петербург
ул. Ленинградская, 163, кв. 5
Сидорову П.
Сейчас стало модным, кроме имени получателя, добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перегружает реквизит. Более удачным представляется размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин Сидоров!
СОВЕТ: после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
Гриф утверждения. Утверждение документа – один из способов его удостоверения. В состав реквизита ходят: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности утверждающего документ лица, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по экономике
(личная подпись) И. О. Фамилия
28.02.04
Документ может быть утвержден изданием другого распорядительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора завода
от 30.03.04 № 00
Резолюция. Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.
В состав реквизита входят: фамилия, инициалы исполнителя или наименование подразделения, которому поручается работа, содержание и порядок исполнения работы, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата написания резолюции. Указание об исполнении может быть дано нескольким лицам. В этом случае ответственным за исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.
Заголовок к тексту. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телефонограммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится.
Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а его оперативный поиска в случае необходимости.
Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: «О чем?» (например: О переводе на должность…. О финансировании… и т. п.). Знаки препинания и точка в конце заголовка не ставятся
Текст документа . Текстовая часть документа печатается ниже реквизита «заголовок к тексту» через 3 – 4 межстрочных интервала. Для многостраничных документов на второй и последующих страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 интервала. Если срок хранения документов установлен
Текст является основным реквизитом документа. Качество составления и оформления текста характеризует уровень культуры составителя и управления в организации в целом.
Этот реквизит строится, как правило, из двух частей – из основания для подготовки данного документа и принимаемого на этом основании решения, сделанного вывода, обращения с просьбой и т. п.
Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся «стандартных» словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.
Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Структурные составляющие текста следует нумеровать арабскими цифрами. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего документа (например, 1, 2. и т. д.). Подразделы или пункты нумеруются в пределах соответствующего раздела или подраздела (например, 1.1, 2.4). Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта (например, 1.1. 1.1, 1.1. 1.2 и т. д.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, кроме заглавной. Заголовки структурных частей текста не подчеркивают, точка в конце заголовка не ставится. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовки разделов отделяются от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.
Приложения к документу . Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:
Приложение: на 5 л., в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование следует приводить:
Приложения: 1. Проект стандарта на 5 л., в 1 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л., в 1 экз.
При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают.
Подписание документа . Реквизит «подпись» состоит из трех частей: наименование должности, личной подписи и ее расшифровки. Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности, расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. При оформлении документа на бланке название организации не приводится. Например: