500 советов секретарю

Энговатова Ольга

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, протокол, заявления, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие.

Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложения, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом,

эти документы реализуют в первую очередь внутренние коммуникативные связи организации.

Рассмотрим эту группу информационно-справочных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец оформления докладной записки

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ

Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ»

г. И. Л. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О необходимости увеличения штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига

Предложения – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных

предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Образец оформления объяснительной записки

Участок № 14 Начальнику СМУ-4

П. П. Гущикову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

02.11.2004 г. № 2

О причинах аварии при ремонте теплотрассы

При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г.

Прораб Личная подпись М. В. Колосов

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.

Образец оформления справки

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

компании «МИР»

г. М. М. Савельеву

03.08.04 г. № 35 СПРАВКА

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.08.2004 г.

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Анкара (Турция).

К 01.07.2004 г. численность туристов, вылетающих в Турцию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с их отправкой из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, однако предоставить большее количество мест она не имела возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Анкара (Турция).