500 советов секретарю
Шрифт:
5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;
6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;
7) BTW (By the way) – между прочим;
8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;
9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;
10) GTG (Got to go) – готов идти;
11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;
12) WTG (Way to go) – куда идти, направление;
13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно;
14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.
Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются»
Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mail. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.
СОВЕТ: поступающая от вашего адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает вас на резкость. Воздержитесь от использования е-mail, когда вы в состоянии гнева, излишне возбуждены. Слово не воробей. Лучше оставить не понравившееся вам послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.
Подводя итоги: не пытайтесь заменить телефонные разговоры и «традиционную» корреспонденцию электронной перепиской. Учитывая скорость е-mail, такое желание появляется постоянно. Однако у каждого из этих важных инструментов делового общения своя функция и свое предназначение. Они не могут заменить друг друга, но при умелом использовании могут дополнить и «помочь» друг другу.
3.5. Работа секретаря с визитными карточками
Визитная карточка – это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, не позвонит вам завтра.
Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать где вас искать.
Карточка – это ваше «стратегическое оружие».
Визитные карточки имеют определенное назначение – представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Они незаменимы при знакомствах, на приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, для рекомендации, кратких информации, приглашений, поздравлений, для сопровождения подарков, сувениров и т. п.
При изготовлении визитных карточек нужно помнить, что, оставшись у собеседника, визитная карточка ассоциируется с ее владельцем. Поэтому она должна выглядеть так, чтобы вызывать положительные эмоции. Независимо от того для красоты или для дела она изготовлена, визитная карточка
Визитная карточка является выражением как фирменного, корпоративного стиля, так и индивидуального вкуса человека. Визитные карточки рекомендуется заказывать из плотной бумаги высокого качества, чтобы они дольше сохраняли достойный вид. Точных правил в отношении бумаги, шрифта, формата карточек нет. Наиболее применимым оказался формат кредитной карточки: 5 ґ 9 см. Соответствующего размера выпускают и конверты. Визитки большего размера не помешаются в стандартную визитницу, в специальные кармашки бумажников. Их приходится обрезать.
Классический вариант – визитная карточка на бумаге белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в наши дни карточки печатают и на цветной бумаге, используют графику, различные шрифты, делают складными, помешают на них свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности в выборе материала и цвета.
Используются визитки различного назначения.
Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс), электронная почта, т. е. карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов.
Существуют некоторые стандарты для размещения текста на деловой карточке. Имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность – более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса, электронной почты – в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу – его имя, отчество, фамилия. Внизу справа – номера телефона и телефакса, электронной почты. При написании должности нужно указать область полномочии. Например, не просто «зам начальника», а «замначальника отдела подготовки производства» и т. п. Сфера применения таких карточек исключительно служебная. В светской жизни их не следует использовать никогда.
Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Она облегчает общение. Но ее вручение механически не означает намерение владельца продолжать контакты с новым знакомым. Тактичный собеседник должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию поведения.
Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса) применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.
На визитках, предназначенных для личных контактов, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам. Деловым людям полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято другими. Однако на таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.
Помимо представительских, личных, деловых, все большую популярность начинают завоевывать контактные карточки.