500 советов секретарю
Шрифт:
В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е., кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Адресант (наименование
от кого (должность, Ф. И. О.) от кого (должность, Ф. И. О.) ___
время передачи час мин время передачи час мин
Передал(а) (фамилия) Принял(а) (фамилия)
Номер телефон ___
Заголовок Заголовок
(подпись)
На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографическим способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографическим способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».
Факсимильное сообщение – документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.
Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, № телефакса, количество страниц.
Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.
Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере.
Внедрение электронной почты (е-mail) – одна из наиболее характерных особенностей сегодняшнего дня. Она неуклонно вытесняет традиционные средства коммуникации. Ее главное и бесспорное преимущество – оперативность.
При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем:
1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика,
2) переписка деловых людей по е-mail носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым;
3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета;
4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;
5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.
При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.
Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.
1):-) – улыбка;
2);-) – подмигивание;
3):-(– хмуриться;
4):-D – смех;
5):-X – без комментария;
6);-(– плач;
7):-] – сарказм;
8) =:О – удивление.
Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:
1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;
2) MSG (Massage) – послание;
3) JIC (Just in case) – при случае;
4) CUL (See you later) – встретимся позднее;