Access 2002. Самоучитель
Шрифт:
Рис. 5.1
Здесь надо выбрать следующие параметры:
• способ построения отчета, в данном случае автоотчет, который можно оформить в одном из двух вариантов:
– в виде столбца;
– в ленточном виде;
• таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет. В нашем случае выбирается таблица Приборы, представленные на рынке, так как она содержит максимум информации.
Задав эти параметры и щелкнув по кнопке ОК, вы получите заказанный отчет в виде столбца, как показано на рис. 5.2. На рисунке представлена первая страница отчета. В действительности, если вы захотите его распечатать, он будет расположен в соответствии с рис. 5.3, на котором показано несколько начальных страниц отчета.
Включение
Рассмотрим эту возможность на примере хорошо знакомой вам пары таблиц Страны (основная) и Фирмы (подчиненная). Создадим отчет на основе первой таблицы, а затем включим в него подчиненный отчет на базе второй.
Первую часть задачи вы решите с помощью автоотчета, как было рассмотрено выше. Результат вашей работы показан на рис. 5.4. Сохраните полученный отчет под именем Страны.
Рис. 5.4
Теперь надо вставить в него подотчет Фирмы так, чтобы в итоговом документе фирмы были сгруппированы по странам, в которых находятся.
Откройте только что созданный отчет Страны в режиме конструктора. Убедитесь, что кнопка Мастера отчетов активизирована. Затем на панели управления конструктора щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет. Теперь на поле конструктора в области данных выберите точку, к которой следует «привязать» подотчет. Если в области данных не хватает места, перетащите нижнюю рамку области данных вниз. Когда вы определите нужную точку, на экране возникнет окно конструктора отчетов (см. рис. 5.5), который сообщит вам, что для создания подчиненного отчета вы можете использовать существующую форму или создать свою. Также конструктор поинтересуется, какие данные вы хотите использовать для подчиненного отчета.
Форма для подчиненного отчета у вас уже есть – Фирмы, поэтому используйте ее. Если вы намерены создать собственную форму, выберите другую позицию – Использовать существующие таблицы и запросы. Теперь щелкните по кнопке Next, чтобы перейти в следующее окно конструктора (см. рис. 5.6). Здесь вы должны решить, хотите ли вы самостоятельно задать поля, которые будут связывать основной и подчиненный отчеты, или нужно выбрать эти поля из приведенного ниже списка.
В поле, где показан этот список (он включает две позиции), выберите опцию Показать Фирмы для каждой записи таблицы Страны, используя Код.
Если теперь вы щелкнете по кнопке Готово, то вернетесь в область данных конструктора, но с дополнением в виде подчиненной формы. Чтобы взглянуть на окончательный вариант отчета, вам нужно щелкнуть по кнопке Просмотр на панели инструментов окна базы данных. Полученный отчет, который имеет иерархическую структуру, показан на рис. 5.7.
Группировка записей
Приведенный выше отчет с его структурой является также одной из форм организации записей. Однако группировать данные можно и более привычным способом, то есть с помощью мастера отчетов. Его запуск и начало работы осуществляются почти так же, как аналогичные действия при использовании мастеров таблиц и форм. Разница состоит в том, что для запуска мастера отчетов в разделе Объекты окна базы данных надо щелкнуть сначала по кнопке Отчеты, а
Этот этап показан на рис. 5.8. Вы должны выбрать вид, в котором хотите представить данные. Советуем выбрать не основную форму, то есть Страны, а подчиненную – Фирмы. В противном случае при группировке данных вам придется представлять их в виде вложенного отчета (см. рис. 5.7).
Рис. 5.8
На следующем шаге (дальше мы уже не будем напоминать, что к каждому новому этапу работы вы переходите с помощью кнопки Далее) мастер предложит вам ввести уровень группировки. Этот этап отражен на рис. 5.9.
Естественно, следует щелкнуть по кнопке Далее и ввести Страны как первый уровень группировки. На очередном шаге (см. рис. 5.10) мастер уточняет, как вы будете сортировать записи внутри данных по каждой стране. Вы можете ввести до четырех уровней сортировки по возрастанию или по убыванию. Задайте сортировку по полю Название_фирмы_ (оно находится в списке, который открывается при щелчке по стрелке прокрутки в правой части поля) – см. рис. 5.10. По умолчанию принимается сортировка по возрастанию; в этом случае текстовые значения сортируются от A до Z, цифровые – от 1 до 9. Однако в целом порядок сортировки не имеет здесь решающего значения, если у вас нет каких-либо специальных предпочтений. Отметим только, что заданное вами поле Название_фирмы_ становится вторым уровнем группировки.
Итак, вы сообщили мастеру свои принципиальные решения по организации структуры отчета. На следующем этапе работы можно заняться внешним представлением данных (см. рис. 5.11).
Теперь мастер поинтересуется расположением данных в отчете. С помощью переключателя на рис. 5.11 вы можете выбрать различные варианты представления данных в разделе Компоновка: книжное или альбомное расположение страницы, способ размещения данных по ширине страницы (флажок в нижней части окна). При этом в поле окна вы сразу видите, как будут выглядеть результаты ваших действий.
Затем пропустите промежуточные окна, то есть определение фона и шрифта, и выберите имя для отчета: назовите его Фирмы. В результате вы получите окончательный вариант первой страницы отчета, как показано на рис. 5.12.
Таким образом, данные сгруппированы, и отчет готов к печати.
Статическая копия отчета
По сути, это фотография отчета – файл с расширением. snp, который содержит копии каждой страницы отчета, сформированного в Access, двумерных графиков, чертежей и других элементов, включенных в отчет. Такой файл можно просматривать, печатать, посылать по электронной почте, рассылать по сети и архивировать, уже не работая непосредственно со средой Access.