Access 2002. Самоучитель
Шрифт:
откройте меню Тип запроса и активизируйте в нем опцию Запрос на удаление. Теперь надо ввести в запрос критерии отбора записей для последующего удаления. Здесь требуется уточнить, какие именно записи должны быть уничтожены.
Так как речь идет о базе данных по ЧС, то в ней не предусмотрено накопление и хранение информации о дорожно-транспортных происшествиях – подобные сведения должны содержаться в другом банке данных. Однако по разным причинам в нашу базу данных (в частности, в таблицу ES_OPER) такая информация иногда попадает. Пользы от этого все равно нет, потому что случайные разрозненные записи не дают полной картины по дорожно-транспортным происшествиям. Естественно, такие сведения следует удалять. В бланке запроса в ячейке Условия отбора для поля Код вида ЧС введите код данного типа происшествий – «10101» (рис. 11.47).
Рис. 11.47
Дайте
Удаление дублирующихся записей
При ведении банка данных довольно часто приходится удалять повторяющиеся записи. Есть два традиционных пути решения этой задачи:
• не допускать дублирования записей непосредственно при вводе информации в базу данных;
• находить и устранять повторяющиеся записи из уже сформированной БД.
Напомним, что мы работаем с объединенным информационным банком, в котором собраны разнородные базы данных. Поэтому неудивительно, что для разных БД эта задача решается неодинаковыми средствами. В последующих главах мы покажем, как предотвратить дублирование сведений при вводе информации в базу данных, используя средства языка Visual Basic. А сейчас речь пойдет о том, как удалять повторяющиеся записи с помощью стандартных запросов.
Когда информация вводится в оперативном режиме из различных источников, в базу данных тоже могут попасть сведения, дублирующие друг друга. Прежде чем удалить такие записи, их надо найти. Следовательно, решение проблемы включает два этапа – поиск повторяющихся записей и их удаление.
Запрос на поиск повторяющихся записей
Начнем с таблицы ES_OPER. В окне базы данных откройте вкладку Запросы и щелкните по кнопке
Затем в окне Новый запрос выберите позицию Повторяющиеся записи (рис. 11.49). Как видите, создаваемый запрос отличается от тех, что рассматривались ранее, – он строится с помощью мастера запросов. Последний содержит три шага, каждый из которых описывается своим окном.
Рис. 11.49
В первом окне (рис. 11.50) мастер просит определить таблицу или запрос, в котором надо найти повторяющиеся поля. Выберите таблицу ES_OPER и продолжите работу.
В следующем окне (см. рис. 11.51) надо указать повторяющиеся поля. Будем считать, что записи дублируют друг друга, если в них совпадает содержимое трех полей: Дата ЧС, Код объекта, Виды ЧС. Иначе говоря, мы исходим из того, что в один и тот же день на данном объекте не могут произойти две или более однотипные аварии. (Конечно, было бы проще поставить условием совпадение всех полей. Однако даже для записей аналогичного содержания это маловероятно: сообщения об одном и том же событии могут передаваться разными людьми и основываться на разных источниках информации. Отсюда неизбежность расхождений и просто ошибок.) Вы уже знаете, как открыть перечисленные поля в окне мастера запросов, поэтому здесь представлен лишь конечный результат.
После этого мастер откроет следующее окно (см. рис. 11.52), предлагая включить в запрос дополнительные поля. Рекомендуем добавить поле Номер для указания номера записи (чуть позже будет объяснена причина). В следующем окне мастер предложит согласиться с именем нового запроса.
Пока советуем согласиться с именем Поиск повторений для ES_OPER.
Запустив этот запрос на выполнение, вы получите выборку в виде таблицы (см. рис. 11.53). Здесь аккумулированы записи, в которых повторяются поля Дата ЧС, Код объекта и Виды ЧС, определенные выше в качестве критериев отбора. Как видите, таких записей всего 382, или 4,87 % от их общего числа – вполне правдоподобная оценка.
Рис. 11.53
Удаление повторяющихся записей
Если следовать формальной логике, при удалении записей нужно использовать запрос на удаление. Можно так и сделать, но это не идеальное решение. Попробуем разобраться.
Когда вы удаляете определенные записи с помощью соответствующего запроса, то должны ввести какие-то условия отбора. Эти критерии могут быть основаны либо на внешних признаках (нужно отобрать значение, которое равно, больше или меньше указанного числа или выражения), либо на определенном соотношении между полями одной записи (заданное соотношение должно соблюдаться во всех отфильтрованных записях). В условиях отбора не заложено сопоставление различных записей, а ведь именно это требуется при поиске дубликатов. Сформулировать критерии отбора так, чтобы они позволяли отследить именно повторяющиеся записи, не удается. Если же вы непременно хотите использовать для уничтожения дубликатов запрос на удаление, попробуйте следующий способ. Задайте в качестве условия удаления номер записи, который указывается в запросе, на поиск повторяющихся записей, как показано на рис. 11.53. (Вот почему поле Номер следует включить в итоговую таблицу повторяющихся записей!) Чтобы реализовать эту идею, в строке Условия отбора бланка запроса на удаление введите выражение типа:
N1 AND N2 AND N3 AND…
где:
• N1 – номер первой записи, которую следует удалить;
• N2 – номер второй записи, которую надо удалить;
• N3 – номер третьей записи на удаление и т. д.
Номера этих записей приведены в результирующей таблице повторяющихся записей (см. рис. 11.53). Однако учтите: вам придется либо вручную переносить номера из таблицы в запрос (при большом числе записей занятие малоприятное), либо писать для данной цели специальный макрос.
Тем не менее можно воспользоваться и другим способом. Мы не утверждаем, что он самый лучший, но в данном случае этот путь действительно проще, чем создание запроса на удаление. Нужно последовательно применить запросы на обновление и добавление записей. Итак, в чем суть нашей идеи?
В таблице ES_OPER создается новое поле – назовите его Условие отбора. Введите в него конкатенацию полей. Конкатенация – это объединение текстуальных, числовых символов или дат в одной ячейке, которое осуществляется с помощью оператора & (амперсанда). В нашем случае следует ввести поля Дата ЧС, Код объекта и Виды ЧС, потому что именно они выше были заданы в качестве критериев отбора дублирующихся записей. При создании этого поля разрешается дублирование записей, поскольку они уже существуют. Затем надо скопировать структуру таблицы ES_OPER (без ее содержания) и в полученной копии в поле Условие отбора установить запрет на дублирование информации. После этого в пустую таблицу следует добавить записи из исходной таблицы ES_OPER. Тем самым повторяющиеся записи исключаются, поскольку их ввод запрещен в поле Условие отбора. Чтобы завершить операцию, удалите исходную таблицу ES_OPER, а ее название присвойте скопированной таблице. Поле Условие отбора можно также удалить, но лучше его все-таки оставить, чтобы предотвратить дублирование записей в дальнейшем.
Мы разработали стратегический план операции. Теперь начнем его реализовывать.
Ввод нового поля
Приступим к формированию и исполнению запроса на обновление. Сначала необходимо создать новое поле Условие отбора с помощью конструктора таблиц. Так как об этом подробно рассказывалось в главе 3, здесь мы приводим лишь результат работы: итоговый вид поля Условие отбора в конструкторе таблиц (см. рис. 11.54).
Как уже говорилось, в новом поле для исходной таблицы допускается дублирование: для свойства Индексировано установлено значение Да (Дублирование разрешается). Когда вы будете сохранять это изменение в структуре таблицы, Access 2002 поделится с вами своими сомнениями относительно несовместимости внесенных изменений с существующими данными (см. рис. 11.55) и предложит подумать над продолжением работы при сохранении нового значения. Здесь возможны разные варианты ответа, показанные на рис. 11.55.
Оставьте сомнения и смело отвечайте Да. В результате вы получите таблицу ES_OPER с новым пустым полем Условие отбора.
Запрос на обновление записей
Теперь сформируйте запрос на обновление, чтобы ввести в созданное поле Условие отбора конкатенацию полей – критериев, по которым идет поиск дублирующихся записей. Как обычно, сначала создайте запрос для таблицы ES_OPER. Чтобы не возиться с лишней информацией, оставьте в запросе только одно поле – Условие отбора. Затем, как и раньше, откройте меню Тип запроса и выберите опцию Запрос на обновление. В строку Обновление внесите конкатенацию: [Дата ЧС] & [Код объекта] & [Виды ЧС] (рис. 11.56).
Обратите внимание, что имена полей необходимо заключить в квадратные скобки, иначе вместо значений полей будут введены их названия. Если вы теперь отправите запрос на выполнение, то в поле Условие отбора будут включены совокупные значения полей, полученные после их объединения. На рис. 11.57, где представлена часть таблицы ES_OPER, показан результат операции.
Рис. 11.57
И снова запрос на добавление
Наконец, завершая работу по удалению повторяющихся записей, скопируйте ES_OPER в новую таблицу, где в поле Условие отбора будет задан запрет на дублирование. Для этого в окне базы данных выделите таблицу ES_OPER и последовательно щелкните по кнопкам
(Копировать) и
(Вставить). В окне Вставка таблицы (рис. 11.58) укажите имя новой таблицы – ES_OPER1.