Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
Шрифт:
Рассказ о себе. В этом случае не рекомендуется слишком сильно углубляться в биографию. Расскажите об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и качествах. Рассказывайте то, что имеет отношение к вашей должности. Можно рассказать о своем хобби, но не вдаваясь в подробности.
Завершение собеседования. Поблагодарите интервьюера. Уйти нужно вежливо и красиво, будьте максимально учтивыми.
Иногда компании проводят стресс-интервью (HR ругается, задает некорректные вопросы). Абстрагируйтесь, вычлените из вопросов ценную информацию и спокойно отвечайте.
Глава 3. Каким должен быть идеальный
Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи.
Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает.
Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам.
Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента.
1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной.
2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент.
3. Контакты службы доставки. Их услугами пользуются достаточно часто. Вбейте в поисковик «экспресс-служба доставки» и увидите ряд ссылок. В Москве самая оперативная, по моему субъективному мнению, и самая адекватная по цене – «Достависта». Список таких служб пригодится, когда либо вы не успеваете доставить, либо ваши курьеры по тем или иным причинам не поедут, а заказ нужно выполнить срочно.
4. Оплата тех или иных услуг. Помните, что вам не всегда будут доверять денежные средства или доступ к банковским картам. Последний ограничивают во избежание соблазна, поскольку на карте могут храниться достаточно большие суммы.
Академия занимается тем, что помогает руководителям подбирать сотрудников, правильно их мотивировать в своей компании. Какими качествами характера должен обладать бизнес-ассистент? Прежде всего активностью, внимательностью и находчивостью.
• Формирование команды и управление персоналом по методу «Соматип+».
• Расстановка по местам в зависимости от индивидуальных особенностей.
• Формирование эффективной команды управления.
• Ротация кадров в зависимости от изменения этапов развития бизнеса.
Бизнес развивается поэтапно: стартап, стабилизация, рост, кризис. На каждом этапе нужны разные руководители и помощники.
Расстановка основывается:
• на особенностях физиологии (соматипе);
• подсознательных ценностях;
• уровне развития.
Качества бизнес-ассистента:
• Негативный или позитивный (по характеру).
Позитивный может воспринимать любую ситуацию слишком оптимистично. Руководителю придется уравновешивать такого помощника своим негативом.
• Активный или пассивный.
Слишком активный человек может забывать многие вещи. Помощнику приходится следить за процессом работы. Чтобы делать это эффективно, надо быть спокойным.
• Экстраверт или интроверт.
Экстраверт активен, много жестикулирует, бегает, общается с большим количеством людей. Набирает текст быстро и часто пропускает буквы. Внимание интроверта направлено внутрь, он более внимателен. Но уровень коммуникации такого помощника будет более низким. Кроме того, интроверту сложнее перестраиваться под новые ситуации (он привык действовать в одном режиме), трудно передавать указания другим сотрудникам.
Умения и навыки бизнес-ассистента:
• Составление графика.
• Напоминания.
• Контроль и планирование.
• Работа переводчиком.
• Ведение документации.
• Организационные вопросы.
• Поиск необходимой информации.
• Оперативное решение возникающих проблем.
• Контроль над работой структурных подразделений.
• Представление босса на деловых встречах.
Как видите, некоторые пункты списка противоречат друг другу. Людей, обладающих всеми этими умениями и навыками, скорее всего не существует. В частности, одна половина навыков подходит интроверту, другая – экстраверту. Например, с ведением документации лучше справляется пассивный усидчивый человек. Он хорошо все помнит, не отвлекается на посторонние дела.
Соматипы
Руководителям часто нужен человек, обладающий всеми перечисленными умениями и навыками. Но таких людей попросту не бывает. Две функции совмещать сложно, три – невозможно! Однако эта задача решаема. Вы должны знать свой психотип и понимать, какой тип руководителя вам подходит. С некоторыми типами вы просто не сможете работать.
Как можно узнать о себе больше? Следует определить свои врожденные качества, соматип. Это тип телосложения человека, определяется на основе антропометрических измерений. Зная его, можно понять, какой у человека характер, определить его мотивацию и особенности взаимодействия с людьми (табл. 3.1).