Бизнес как часы: Руководство по настройке операционки

Фридман Александр Семенович

15. Вам кажется, что некоторые департаменты и отделы работают не столько на компанию, сколько на себя. Есть понятие «ведомственный эгоизм»: специалисты, принимая решения или устанавливая порядок их согласования, опираются не на интересы компании в целом, а на свои «представления о прекрасном». Например, при проведении семинара в конференц-отеле график уборки туалетов не изменили в соответствии с направленным расписанием мероприятий. Участники семинара не могли в перерыве попасть в туалет, так как уборка совпала с перерывом. Или такая ситуация: финансовый департамент, формируя график оплат, своевременно не оплатил счет и не сообщил об этом в отдел закупок, в результате поставщик задержал отправку, и компания осталась без нужных товаров. Вопрос: а должен ли сотрудник отдела закупок отслеживать оплату счета? Если компания управляется в ручном

режиме, то должен, и его накажут за то, что «не обеспечил». Но в правильно настроенной системе корпоративного управления именно из финансового департамента должны были проинформировать о приоритетах оплаты и невозможности своевременной оплаты счета до того, как все оплаты были произведены. Это позволило бы либо все согласовать с поставщиком, либо своевременно обсудить вопрос на уровне руководителей и только в случае непримиримых противоречий вынести вопрос на уровень генерального директора.

16. У вас неоднозначное отношение к регламентам. С одной стороны, вы знаете, что регламенты способствуют упорядочиванию бизнес-процессов. С другой стороны, вы слышали, что регламенты приводят к избыточной бюрократии. С третьей стороны, «регламенты-то разработаны, а что толку? Их никто не соблюдает». С четвертой стороны, сотрудники могут отказаться выполнить задания под предлогом, что это не входит в их обязанности. При этом регламенты различных видов разрабатываются, проходят процедуру согласования, утверждаются, а их количество растет.

17. Вам постоянно приходится разруливать споры между подчиненными руководителями. С одной стороны, в бизнесе всегда может возникнуть необходимость обсудить возникшие противоречия. Выше я привел пример того, как вопрос приоритета платежей при нехватке денег на оплату всех поступивших счетов может быть вынесен на уровень генерального директора. Понятно, что каждый руководитель будет отстаивать приоритет оплаты своих счетов, и только генеральный директор сможет реально оценить все негативные последствия и сопоставить различные риски. Но допустим, счета ИТ-департамента можно было без всякого риска оплатить на два дня позже. Однако ИТ-директор по каким-то причинам встал в позу и, запугивая негативными последствиями, ответил категорическим отказом на попытку директора по закупкам обсудить возможность отсрочки платежей. Кроме того, финансовый директор был заинтересован в скорейшем решении нужных ему ИТ-задач, поэтому, выбирая, чьи счета придержать, определил в качестве жертвы именно департамент закупок и не попытался сам прояснить уровень срочности оплаты. И вся эта картина развернулась перед вами после долгого обсуждения, отягощенного перекрестными попреками и полосканием старых историй.

Хотите качественно протестировать уровень настройки системы корпоративного управления своей компании? Если да, то по каждому из 17 пунктов дайте одну из предложенных оценок:

1: описанное бывает, но крайне редко и может объективно рассматриваться как случайность;

2: описанное происходит нечасто, но правильно считать это уже не случайностью, а тенденцией, вызывающей у меня тревогу;

3: описанное случается часто, создавая мне и компании ощутимые проблемы;

4: описанное, увы, можно считать неотъемлемой частью культуры нашей компании, иной сценарий можно считать исключением.

Посчитайте суммарное количество баллов. Чем больше цифра, тем выше уровень энтропии (отклонения от оптимума) и больше опасности для благополучия вашего бизнеса. Насколько объективной будет такая оценка? Думаю, что вы прекрасно понимаете, какая из предложенных четырех оценок соответствует каждому из симптомов. Рекомендую учитывать: стоит ли обманывать других людей – вопрос этики, но обманывать себя неразумно всегда. Будьте честны с собой.

После диагностической оценки у вас, скорее всего, возник неизбежный вопрос: а что с этим делать?

Вопрос «кто виноват?» можно не задавать, так как ответ, пусть и неприятный, очевиден: собственник, как и любой руководитель, отвечает за все, что происходит в подчиненной ему структуре, так как все определяется либо его действиями, либо его бездействием.

К сожалению, у вас может возникнуть такая психологическая модель: это мой бизнес, и, естественно, я желаю ему процветания. Поэтому все, что я делаю, происходит из благих намерений и – внимание – должно оборачиваться исключительно добром, вне зависимости от того, что я делаю и как, а также от того, что я не делаю. Ну а все реальное зло от сотрудников, внешних контрагентов, рынка, конкурентов и государства (список можно продолжить). Это, наверное, похоже на некую родительскую модель: я хочу ребенку добра, поэтому все, что я делаю с ним, оправданно и должно в итоге принести добро. Папа лучше знает.

Если ситуация в вашем бизнесе вам не нравится, значит, вы не делаете того, что нужно, и так, как нужно, и/или делаете то, что не нужно, и так, как не нужно. Статус собственника ничего не меняет. Я описываю ситуации, в которые попадает собственник, если он нормальный, достойный человек с оптимальным уровнем интеллекта. Естественные причины возникновения перечисленных выше проблем мы с вами обсудим в следующих главах. Да, я назвал эти причины естественными и, увы, неизбежными, если вы управляете компанией интуитивно. Я не буду уделять внимание проблемам, которые возникают, если компанией руководит барин-самодур с несколько, скажем так, неадекватным характером. За 31 год в профессии я сталкивался и с такими ситуациями, но зачем об этом писать? А что происходит, если в компании не один, а два или больше собственников? Это не только не устраняет описанные выше симптомы, но и может их усугубить.

Так вот, остается вопрос «что делать?». По моему мнению, все рекомендации, которые существуют в информационном поле менеджмента, можно разделить на четыре сценария.

Четыре сценария решения проблем

Сценарий № 1. Передача дел наемному директору

Идея вкратце: полный или частичный выход собственника из оперативного управления, при этом он продолжает выполнять функции стратегического менеджмента. Более радикальный вариант: выход из управления компанией вообще при сохранении права собственности. Собственник перестает заниматься навязшей в зубах операционкой, привлекает с рынка труда профессионального директора или выбирает достойного из уже работающих в компании руководителей. Новый директор принимает оперативное управление, устраняет организационные проблемы, по мере чего компания начинает более успешно развиваться в нужных направлениях и с нужной скоростью.

Мои комментарии: действительно существует мысль о том, что собственник по мере развития бизнеса должен отходить от непосредственного (без особой детализации этого определения) управления компанией. За это высказываются многие авторитетные эксперты, в том числе Ицхак Кальдерон Адизес. Обоснование этой мысли: для создания бизнеса нужны предпринимательские качества, а для управления уже выращенным бизнесом – организаторские способности. Чем больше у человека предпринимательских качеств, тем вероятнее, что организаторские навыки не будут его столь же сильной стороной. Именно поэтому распространено и такое утверждение: если собственник является генеральным директором и, следовательно, продолжает непосредственно управлять бизнесом, то компания еще не вышла из «детского возраста» и нельзя считать этот бизнес устойчивым, состоявшимся. Скорее всего, система управления там пребывает в хаосе и все держится на самом собственнике. Отсюда и логика потенциальных покупателей такой компании: мы получаем не механизм, а «эфемерное нечто», с которым еще работать и работать, прежде чем можно рассчитывать на устойчивый доход. И риски, конечно, велики.

А должен ли собственник в самом деле выходить из управления по мере развития бизнеса? Сложный вопрос, не имеющий единственно верного ответа. Учитывая упомянутую выше дихотомию «предпринимательство – организаторские способности», да, в целом скорее согласен, обычно так, хотя бывают исключения.

Попробую объяснить свою точку зрения без претензии на профессиональный психологический анализ. Предпринимательские способности – комплекс качеств. Во-первых, как рождается идея для бизнеса – интуитивно или на основании анализа и последующего синтеза, то есть в результате последовательных логических рассуждений? Во-вторых, на что опирается готовность идти на риск: мы не боимся неизвестности, «если упремся – разберемся», будем решать проблемы по мере их поступления или изучаем возможные риски, степень их вредоносности и вероятности, разрабатываем и реализуем профилактические меры? Если предприниматель опирается больше на логику, чем на интуицию, то он может обладать и организаторскими способностями тоже. Это не значит, что в его компании не будет ни одного из описанных выше 17 симптомов, так как и собственнику с логическим мышлением, наделенному организаторскими способностями, может банально не хватить знаний для разработки и сборки эффективной системы корпоративного управления.