Бизнес-процессы. Создание нового договора и поддержание его актуальности. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж

В этом издании мы рассмотрим бизнес-процесс (БП) “Разработка нового договора и поддержание его актуальности”. Мы проследуем по полному циклу от разработки договора, запуска его в работу и поддержания актуальности шаблонов. В основу этого бизнес-процесса взята практика крупных организаций, работающих на разных рынках – B2B, B2C. Поэтому может присутствовать некоторый гигантизм – и если вы сталкиваетесь с понятием “Юридический отдел”, то это не означает, что процесс только для крупных организаций. И отдел, и один юрист, даже на аутсорсе, будут работать по одному и тому же алгоритму.

Так как этот шаблон

Чтобы максимально полно представить этот вопрос, в основу предлагаемого БП я взял наиболее сложную ситуацию работы с договорами. Возможно, для вашей организации какие-то элементы будет нужно изменить или убрать.

В основе этого бизнес-процесса лежит алгоритм создания коммерческих договоров. И хотя мы сосредоточимся именно на коммерческом договоре, этот же алгоритм подходит и для разработки других договоров.

Рисунок 1. Верхнеуровневая графика БП. Создание нового договора (Нотация BPMN)

Старт процесса:

Создание договора начинается в тот момент, когда определён образ покупателя (правильнее сказать, партнёра, договора же не всегда о продажах) в рамках нового канала продаж или новой формы взаимодействия. Сформулированы особенности предстоящих сделок. Во многом это является техническим заданием для разработки договора.Чаще всего данная работа выполняется коммерцией.

В большинстве случаев предприниматели задумываются о договоре, когда клиент уже готов провести первый платеж. Собственно, времени на продумывание структуры взаимоотношений и прикрытия себя от рисков уже не остается. И редко кто минует “сбор шишек” на собственном опыте. Только крупные организации, видимо из-за суммы рисков, четко следуют предлагаемому БП.

Описание: Исходя из специфики предстоящих сделок выделяется перечень элементов, требующих регулирования. Производится предварительное определение структуры договора, уточняются требования. Формируется набор кейсов, иллюстрирующих особенности договорных отношений

Результатом данного подпроцесса является уточненное техническое задание на основании обратной связи от юристов.

Тайминг/Последовательность: Не более 3-х рабочих дней.

Ответственный: Руководитель отдела продаж / ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: –

Описание: Основываясь на уточненной информации по результатам [A], разрабатывается договор и набор приложений к нему, вырабатывается набор рекомендаций по адаптации договора под возможные вариации отношений, значимые ограничения, нарушение которых ощутимо ухудшает защищённость сделки.

Результатом этапа является шаблон договора и приложений. Устанавливается период актуализации приложений и ответственные лица за поддержание их в актуальном состоянии. Документация готова к выкладке в информационное пространство организации, добавлены необходимые разъяснения для специалистов, осуществляющих настройку CRM и прочих информационных систем организации.

Тайминг/Последовательность: Не более 10 рабочих дней

Ответственный: Юрист

Комментарий: –

Описание: Шаблон договора, образцы его заполнения, рекомендации по его использованию выкладываются в информационное пространство организации.

Проводится установочная встреча, на которой разъясняются особенности применения договора.

Результатом данного этапа является отсутствие вопросов о практике его применения у заинтересованных лиц, шаблон выложен в информационную систему, к нему обеспечен доступ. Назначены ответственные лица за актуальность договора и приложений к нему.

Тайминг/Последовательность: Не более 3-х рабочих дней

Ответственный: Коммерция, Юрист

Комментарий: –

Описание: Проверяется практика применения договора и контролируются изменения в законодательстве, значимо влияющие на практику применения договора. Если возникает необходимость, то вносятся изменения в шаблон и дополняются рекомендации по применению договора или его приложений.

ЕСЛИ договор актуален, то продолжается поддержание актуальности шаблона договора [D1]

ЕСЛИ по любым причинам договор устарел, далее не может применяться, то переходим к “Вывод договора из оборота” [D2]

Тайминг/Последовательность: До [D2]

Ответственный: Юрист

Комментарий: –

Описание: ЕСЛИ было принято решение, что договор не подлежит дальнейшему применению (далее не реализуется рассматриваемая договором форма взаимодействия или договор подлежит принципиальному изменению), договор изымается из оборота. Издается распоряжение о прекращении его применения, заинтересованные лица информируются о данном факте. Принимается решение о действиях, необходимых в отношении действующих договоров.

Договор полностью изъят из оборота организации.

Тайминг/Последовательность: До окончания действия ранее заключенных договоров

Ответственный: Юрист

Комментарий: См. пояснения “Комментарии и дополнения к БП “Работа с договорами”

Поступил запрос на разработку договора, в том числе и описание ситуаций взаимодействия с контрагентами и примеры договоров от конкурирующих организаций.

Рисунок 2. Определение вопросов требующих регулирования (детализация в нотации EPC)