Бухгалтерское дело

Макарова Надежда Николаевна

ГЛАВА 5

Специфика бухгалтерского учета и аудита в компьютерной среде [6]

5.1. Компьютерные формы бухгалтерского учета

Понятие формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используют в определенной последовательности и определенном взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи. Определенное сочетание хронологического и систематического учета, связи между учетными регистрами, способ и техника

учетных записей – все это определяет форму бухгалтерского учета. Формы регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства учета весьма разнообразны.

6

При написании данного раздела были использованы материалы книги [53].

Прежде чем подробно рассмотреть признаки, которые характеризуют форму учета, укажем, что наиболее общим определением, которое может применяться как к бумажным формам учета, так и к формам, предусматривающим использование компьютеров, может считаться то, которое дано Я.В. Соколовым [102]. По его мнению, под формой учета следует понимать все то, что лежит между первичными носителями учетной информации и бухгалтерским отчетом.

Неотъемлемая составляющая определения формы учета – понятие учетного регистра, который отражает вторичную учетную информацию (первичным источником информации являются первичные документы) и служит материальным средством фиксации на счетах данных о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Регистры бухгалтерского учета предназначены для формирования в них показателей по заранее установленному перечню. Увеличение или уменьшение количества показателей приводит к изменению работы всего учетного персонала, что является довольно трудоемким процессом. На протяжении многих лет главным признаком формы бухгалтерского учета считали именно внешний вид регистров и их построение.

В основу построения бумажных регистров бухгалтерского учета положен принцип избытка, т. е. все данные, которые могут понадобиться, в них формируются и фиксируются. Учетные регистры имеют многоцелевое назначение. В них аккумулируется информация, необходимая функциональным службам предприятия для разных целей: проведения анализа и выявления резервов, заполнения форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и последующего контроля, выдачи справок и пр. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета. Например, постоянное усовершенствование форм журналов-ордеров, их модификация для больших и малых предприятий не изменили сущности журналов-ордеров и форму бухгалтерского учета, построенную с их помощью, несмотря даже на то что эту форму иногда не совсем точно называют «журнальная».

Тем не менее в условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия «регистр бухгалтерского учета». При бумажных формах бухгалтерского учета система отражения данных в регистрах бухгалтерского учета объединена с системой их обобщения и полностью зависит от нее. Если при некомпьютеризированном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отражения учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отражения учетной информации, т. е. предоставления систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации информации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базе данных компьютерной системы, потом обобщается и систематизируется на счетах, которые представлены отдельными ячейками памяти компьютера и представляют собой идеальные с точки зрения теории бухгалтерского учета носители признаков группировки информации. Построение структуры компьютерных баз данных может быть разнообразным, а табличный принцип, по которому строятся бумажные регистры, не является единственным при построении компьютерных баз данных. Базы данных бывают также иерархическими, сетевыми, реляционными [69, с. 44].

При компьютеризированном учете любой материальный носитель данных бухгалтерского учета теоретически можно рассматривать как регистр, поэтому любые электронные носители, с помощью которых накапливается учетная информация, можно считать регистрами учета.

При применении компьютеров учетный регистр объединяет три составные части:

а) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенной для накопления и сохранения учетной информации на технических носителях;

б) переменные величины, временно создаваемые в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных, – бухгалтерские счета;

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для отражения сгруппированной и систематизированной учетной информации (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Структура электронного учетного регистра

Несмотря на то что связи между регистрами имеют большое значение в бумажных формах бухгалтерского учета, они не являются главными в применении компьютеров. Например, может быть множество связей учетных регистров с документами, взаимосвязей хронологической и систематической записи, аналитического и синтетического учета, учетных записей в зависимости от вариантов технологического процесса обработки учетной информации. Отличие одной формы от другой определяется не только внешним видом учетных регистров и их взаимосвязью, но и системой записей, которые в них осуществляются.

Технологический процесс обработки учетной информации на разных предприятиях неодинаков. Практика доказывает, что этот процесс зависит от многих факторов, а именно: от состава технических средств, квалификации и структуры бухгалтерского аппарата, технологии производства и т. п. Кроме того, он постоянно совершенствуется, изменяются алгоритмы обработки первичных данных, соответственно изменяется и получение итоговой информации. Таким образом, не может быть единой формы компьютеризированного учета, как не может быть и единой формы учета для традиционных методов ведения бухгалтерского учета на бумаге.

Компьютерные формы бухгалтерского учета

Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники.

При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордер-ной, мемориально-ордерной и т. п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Компьютерные формы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.

Первое требование – возможность осуществления разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.