Бухгалтерское дело

Макарова Надежда Николаевна

При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:

• основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;

• или информация поступает в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;

• обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;

• обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в системе.

Другой

особенностью применения вычислительной техники является трансформация форм построения учетного аппарата.

Широкое использование вычислительной техники сначала обусловило централизованную обработку учетной информации, поскольку все вычислительные устройства были в одном отделе предприятия. Высокая цена компьютеров второго и третьего поколений, сложность их эксплуатации и обслуживания послужили причиной необходимости создания больших централизованных вычислительных центров со специальным штатом операторов и программистов и, как следствие, требовали максимальной степени централизации учета. На этом этапе даже на больших предприятиях, где сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые бухгалтерии получали готовые сводки от вычислительного центра. Функции цеховых бухгалтерий сводились лишь к контролю правильности оформления первичных документов и полученных отчетных сводок. На этом этапе развития технических средств были преимущества централизованного подхода при создании КСБУ, перечисленные на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Преимущества централизованного подхода при создании КСБУ

Однако максимальная централизация учета имела и негативные последствия: обработка учетной информации отрывалась от места осуществления хозяйственных операций, увеличивалась продолжительность документооборота, повышались затраты на перемещение носителей информации к месту их обработки и пр.

С развитием возможностей вычислительной техники и ее удешевлением, появлением персональных компьютеров, созданием АРМ бухгалтеров возникла возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной учетной информации и формирование конечной информации могут происходить непосредственно на рабочих местах учетных работников. Децентрализованная система обработки данных имеет следующие преимущества (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Преимущества децентрализованного подхода к созданию КСБУ

Изучение и обобщение российского и мирового опыта организации учета в условиях его компьютеризации дали возможность определить основную тенденцию в централизации и децентрализации выполнения учетных функций. Она состоит в накоплении и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных и общем использовании итоговых учетных показателей. КСБУ объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализации. Использование локальных вычислительных сетей позволяет применять в информационной системе управления такие методы агрегации и дисагрегации учетной информации, которые ведут к установлению оптимального соотношения централизации и децентрализации.

5.3. Создание структуры компьютерной бухгалтерии

В условиях использования некомпьютеризированных способов обработки учетной информации наиболее эффективным принципом построения структуры учетного аппарата является централизация. Среди недостатков децентрализованной структуры бухгалтерского аппарата осложнение разделения

труда между учетными работниками, увеличение штата и соответственно затрат на его удержание, несвоевременность отчетности, невозможность эффективного контроля.

Таким образом, построение структуры бухгалтерского аппарата по принципу централизации при некомпьютеризированных способах обработки учетной информации наиболее приемлемо, поскольку дает возможность осуществлять эффективный контроль и разделение труда по функциональному признаку, хотя и не позволяет руководителям в подразделениях предприятия полностью использовать данные текущего учета для оперативного управления.

Вообще построение структуры бухгалтерии может базироваться на следующей совокупности принципов:

• определение для каждого структурного подразделения одной основной функции;

• подчинение одному руководителю не более пяти-восьми бухгалтеров;

• распределение обязанностей согласно индивидуальным возможностям исполнителей;

• децентрализация оперативной ответственности по объектам учета и контроля.

Исходя из критерия построения компьютерной бухгалтерии можно выделить три группы предприятий, на которых работает:

а) один-два бухгалтера;

б) три-восемь бухгалтеров;

в) больше восьми бухгалтеров.

При численности бухгалтеров от трех до восьми главный бухгалтер выполняет функции контроля введения данных. Если бухгалтеров больше восьми, то следует разделить бухгалтерию на отделы (секторы). Подразделениями бухгалтерии могут быть отделы контроля первичной информации, автоматизированной обработки и сохранения данных, формирования исходящих документов, документального контроля, инвентаризации, бухгалтерского архива. Следует создать информационное и контрольное специализированные подразделения, а также отдел введения данных (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Структура учетного аппарата для бухгалтерий крупных предприятий [7]

Традиционно основой разделения труда бухгалтеров являлся принцип организации учета по отдельным учетным задачам (или участкам): учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет денежных средств, учет расчетных операций, учет затрат производства и т. п. При автоматизации бухгалтерского учета по принципам компьютерной формы учета перечень учетных задач остается неизменным, но сохранение и преобразование информации, формирование результатных данных осуществляются в единой информационной базе.

7

Здесь и далее приняты такие сокращения: ВА – внеоборотные активы; ПЗ – производственные запасы; ОТ – оплата труда; ДС – денежные средства; РО – расчетные операции; ЗП – затраты производства; ГП и Р – готовая продукция и ее реализация; К и ФР – капитал и финансовые результаты.

Возможности компьютерной формы учета позволяют гибко распределять учетную работу между персоналом разных участков учета. Состав учетных задач остается неизменным при разных объемах учетных работ, однако список исполнителей существенно отличается в зависимости от размера предприятия и соответственно от объема учетной работы. Особенности организации учетного аппарата в бухгалтериях разных размеров удобно представить с помощью схемы (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Универсальная модель учетного аппарата при применении компьютерной формы учета