Чему не учат в российских школах бизнеса
Шрифт:
Первое, что следует сделать руководителю, это распределить вопросы по степени важности. Начальник не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных, он не способен управлять даже собой.
Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.
Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется
Руководитель должен ценить свое время. Человеку, который ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.
Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать под контролем ситуацию, даже если придется бегать, сломя голову, с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу Но наступает день, когда вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры приходится все чаще. Становится невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более на длительное время.
Никто на работе не знает, где вы и что делаете. Иногда вы и сами этого не знаете – то догоняете, то падаете без сил.
Бумаг в вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться, что к чему. Но это не помогает, и вы регулярно получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справились с поручениями, хотя времени на их исполнение вам было отведено достаточно.
Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.
Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.
Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.
Типичные ошибки и методы их устранения
Если вы пришли к выводу, что в течение дня вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься, продумана ли система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, правильно ли вы распределили эти обязанности между своими подчиненными.
Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать полномочия для ее исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель вынужден выполнять эту часть работы. Когда это происходит систематически, можно сделать вывод, что работа распределена
В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.
Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить эти вопросы в обязанность кому-то конкретно. Может случиться даже так, что вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием можно работника кадровой службы.
Возможно, ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию компьютера от пыли. Секретарь должен, как минимум, участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через вашу приемную. Совет, купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.
Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где вы и что собираетесь делать. Хороший секретарь, личный помощник сам решит многие вопросы и освободит вас от множества неважных и ненужных визитов.
Чтобы не потеряться во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на следующий, чтобы предупредить секретаря и подготовиться. Если вы забывчивы и беспечны, попросите своего секретаря организовать встречи. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит о встрече или звонке.
Следует подумать и о том, насколько часто вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит поощрять подчиненных, которые целый день снуют в ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство таких проблем может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. В случае большой срочности секретарь вполне может самостоятельно решить, что наступил тот самый исключительный момент, когда вас можно побеспокоить в неурочное время.
Много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.
Этого не следует допускать ни в коем случае.
Для того, чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистом. Рекомендуется оставлять 40–60 % рабочего времени свободными для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.