Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете
Шрифт:
• здороваемся в начале письма;
• представляемся, если пишем незнакомому человеку (даже если в подписи у нас стоит полное наименование нашей должности и всех регалий);
• ставим в подписи «С уважением…», хотя это и остается исключительно ритуальной формальностью;
• для деловой переписки предпочтение отдается электронной почте, а не мессенджерам.
Подобные правила не всегда можно объяснить соображениями удобства или соблюдения границ. Скорее, так сложилось по традиции, которая призвана продемонстрировать уважение собеседника и его понимание контекста.
Следуя этим трем принципам, вы сможете сами всегда понять,
Или собеседник попросил вас срочно ему прислать какую-то информацию. А вы в настоящий момент не можете печатать, а можете только отправить голосовое сообщение. Голосовое сообщение принесет неудобства вашему собеседнику, однако поможет сэкономить время и быстро дать ответ на запрос. Поэтому вы взвешиваете все «за» и «против» и принимаете решение в зависимости от того, как срочно нужна эта информация собеседнику.
Если, взвешивая все обстоятельства, вы понимаете, что вынуждены нарушить какой-то принцип, то извинитесь и объясните, ради чего вы его нарушили (например, ради соблюдения другого принципа).
Электронная почта
Почта – один из самых важных инструментов делового общения. Даже была такая должность в штатном расписании одной библиотеки, которая называлась «оператор электронной почты». В современном мире мы все немного «операторы электронной почты». И вся деловая жизнь происходит при помощи электронной почты. Например, я ежедневно отправляю от 50 до 70 писем. Если не следить за порядком в деловой переписке, то очень быстро можно задохнуться под завалами писем, и тогда электронная почта станет не помощником, а главной помехой в наших делах.
Вы можете возразить: проще позвонить и решить все вопросы по телефону, чем вести бесконечную переписку. И это справедливо во многих ситуациях. Но иногда лучше писать, чем звонить, и вот почему.
1. Вы можете отвлечь человека от важных дел.
2. Вы не знаете, в какой точке земного шара сейчас находится ваш собеседник. Он может быть сейчас на другом континенте. А это означает не только оплату роуминга, но и смещение часовых поясов. Когда вы ему позвоните, у него может быть глубокая ночь, он может быть в океане на романтической прогулке.
3. Если вы звоните, чтобы уточнить какую-то информацию или договориться о встрече, то, скорее всего, необходимая информация будет записана у вашего собеседника в смартфоне, по которому он с вами разговаривает (нужные контакты, электронная почта, расписание и график встреч). То есть собеседник в любом случае сможет ответить вам только после того, как вы закончите разговор.
4. Телефонный разговор не фиксирует договоренности.
5. Если вы решаете вопрос по телефону, то подключить к обсуждению других участников или переадресовать сообщение будет гораздо труднее, чем сделать это в электронной почте.
Поэтому для решения важных несрочных вопросов лучше все-таки писать письма, к которым вы всегда сможете вернуться спустя какое-то время.
ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ, ЧТОБЫ ВАМ МЕНЬШЕ ЗВОНИЛИ, НАЧНИТЕ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА БЫСТРЕЕ, НЕ ЗАДЕРЖИВАЙТЕ ОТВЕТ.
Я ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИЛА СПИСОК ВХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ И УВИДЕЛА, ЧТО 30 % ИЗ НИХ – ЭТО «Я ТЕБЕ ПИСЬМО ОТПРАВИЛ, ПОСМОТРИ, ПОЖАЛУЙСТА». ТЕПЕРЬ Я СТАРАЮСЬ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА КАК МОЖНО СКОРЕЕ, ИНОГДА ДОСТАТОЧНО ПРОСТО ПОДТВЕРДИТЬ ПОЛУЧЕНИЕ ПИСЬМА. И КОЛИЧЕСТВО ЗВОНКОВ РЕЗКО СОКРАТИТСЯ.
Я спросила у своих студентов: что их бесит при общении в электронной почте. Студенты долго думали и ответили: «Да ничего не бесит». И добавили: «Так-то мы почтой почти не пользуемся». Я им, конечно, немного завидую.
Оговорюсь сразу: все строгие правила важны, если вы ведете деловую переписку с вашими партнерами и коллегами. Если вы общаетесь по почте с мамой, любимым человеком и давним другом, то правила уже не такие строгие. Ну, и маме, конечно, лучше позвонить, чем написать.
Любая переписка может быть «опубличена»
Любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу. Важно об этом помнить, когда отправляете письмо или сообщение.
В случае судебного разбирательства переписка может быть использована как доказательство.
«Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”…»
Постарайтесь в почте не писать:
• конфиденциальную информацию (PIN– коды, пароли, коммерческие тайны);
• обсуждение и планирование незаконных действий (даже в шутку);
• оскорбления и резкие эмоциональные высказывания в адрес собеседника;
• негативные суждения о других людях;
• ироничные и саркастические высказывания и насмешки над людьми.
Все это может сработать против вас, если по какой-то причине станет известно другим людям. Ваш собеседник может в своих интересах использовать ваши письма или вашу почту могут взломать. Да и всегда (поверьте, всегда!), если вы плохо или иронично отзываетесь о каком-то третьем человеке, то рано или поздно это письмо по случайной ошибке обязательно кто-то ему перешлет.