Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете
Шрифт:
«Предлагаю встретиться на следующей неделе. Например, можно в понедельник в нашем офисе с 14:00 до 18:00 или во вторник после полудня в любое время в центре города. Какое время и место вам больше подходит?»
«Можно заказать красные или синие стулья, их привезут в любом количестве. Зеленых только 10 штук. Сколько стульев какого цвета включать в заказ?»
Отвечайте на письмо, которое пришло к вам по ошибке
Ошибиться при отправке письма очень легко. Думаю, вы хотя бы раз получали письмо, которое было адресовано не вам. Если вы поняли, что письмо пришло к вам
Если вы отправили кому-то письмо по ошибке, то напишите следом письмо с извинениями, объясните, что спутали адреса, не заставляйте получателя ломать голову над тем, чего вы от него хотите и почему именно от него.
Работа с вложениями
Если вы отправляете человеку файл, то обязательно в сопроводительном письме напишите, что в нем содержится. Даже если вы только что по телефону договорились, что пришлете смету, все равно напишите в сопроводительном письме: «Отправляю смету проведения конференции». Это нужно для того, чтобы пользователь в будущем мог легко по поиску найти письмо с нужным файлом.
То же самое относится и к отправке ссылок: если вы отправляете кому-то ссылку, то обязательно напишите пояснение, почему получатель должен по ней пройти и что его ожидает. Удобно, если вы будете прятать длинную ссылку за слово, которое поясняет содержание ссылки: «Посмотрите, здесь пример того, как можно сделать украшение помещения».
Что не нужно отправлять в файлах?
• Не отправляйте текст письма отдельным файлом. Текст пишите непосредственно в письме.
• Не отправляйте файлы в нераспространенных форматах, которые открываются не на всех компьютерах. К примеру, не у всех установлены программы, в которых можно посмотреть файлы pages, phs, cdr.
• Не отправляйте сканы и фотографии текстовых файлов, если собеседнику нужно будет работать с текстом.
Если вы отправляете картинки, то не вставляйте их непосредственно в письмо. Их неудобно сохранять и пересылать. Кроме того, некоторыми почтовыми сервисами картинки в письме не отображаются. Не вставляйте картинки в Word, если вам нужно переслать сразу несколько изображений. Прикрепите их к письму отдельными файлами.
1. Банковские реквизиты. Контрагенты присылают отсканированный счет, а вы перебиваете цифры реквизитов, рискуя ошибиться в многочисленных нулях.
2. Фото телефонного контакта. Просите прислать номер, а вам сбрасывают фото контакта из телефонной книжки: перепечатывайте теперь, чтобы позвонить.
3. Адрес электронной почты. Здесь еще больше вероятность ошибиться при перепечатывании.
4. Пресс-релизы в формате pdf или jpeg. Пиарщики отправляют их журналистам и, вероятно, надеются, что журналисты будут перепечатывать весь текст вручную.
5. Отсканированные документы с просьбой внести правку.
6. Фотографии адресной строки в браузере.
7. Скриншот географической карты с указанием точки на местности. Гораздо удобнее отправить адрес места или геолокацию.
Если вам нужно отправить тяжелый файл, то загрузите его в файлообменник, а по почте отошлите только ссылку. Так вы не будете забивать память чужого ящика своими тяжелыми файлами. Для вас это тоже может быть очень удобно: если понадобится
Очень спорное отношение сформировалось к отправлению архивов. Они, как правило, не очень удобны для работы: получатель должен сначала скачать вашу папку, сохранить у себя на компьютере, потом разархивировать и только тогда может начать работать с присланными файлами. С телефона присланную заархивированную папку без мобильного приложения тоже может быть сложно просматривать. А вот если бы он получил файлы незаархивированными, то смог бы прямо из почты, не загружая на компьютер, их просматривать. Поэтому по возможности старайтесь избегать архивирования файлов.
Часто бывает, что вам предстоит совместная работа над одним файлом, тогда лучше не пересылать друг другу один файл, который вы совместно редактируете, а воспользоваться инструментами коллективного редактирования, например, google– документами.
Google-документы
Чтобы совместная работа в google– документах была приятной и удобной, нужно усвоить несколько правил.
1. Уточните у собеседника, удобно ли ему работать с google– документами. Этот инструмент кажется мне совершенным для совместной работы, однако оказалось, некоторые его не любят или не умеют использовать. Я долгое время отправляла своему боссу документы в Google, пока он не сказал: «Что за странный формат? Каждый раз мучаюсь». Поэтому, прежде чем отправлять кому-то google– документы, уточните, готов ли он с ними работать.
2. Называйте файл понятно. Google автоматически сделает названием вашего файла первые слова в тексте. Называйте файл так, чтобы было понятно не только вам, но и тому, кто будет работать вместе с вами над документом. Название «Коммерческое предложение», «Договор» или «Анонс» – плохая идея. У вашего коллеги этих анонсов на диске может быть десяток.
3. Если вы совместно работаете над файлом, не переименовывайте его без предупреждения. Иначе потом никто не сможет найти этот файл в своем google– диске.
4. Если вы планируете совместно работать над документом, то сразу открывайте к нему доступ. Часто присылают ссылку на документ, к которому настройками приватности еще не открыт доступ. Это означает, что собеседнику нужно сначала отправить вам запрос на доступ. Дождаться, пока вы его откроете. И только после этого приступить к работе. Эта процедура может затянуться надолго. Для экономии времени сразу открывайте доступ. Для этого в правом верхнем углу есть кнопка «Настройки доступа».
5. Когда открываете доступ, пишите сопроводительный текст. Напишите, чего вы ожидаете от собеседника: чтобы он просто посмотрел текст, чтобы оставил свои замечания в комментариях, чтобы вносил изменения сразу в текст. Человеку не придется гадать, зачем же ему прислали этот документ. Он сразу поймет, что это и как быстро надо отреагировать. Это избавит вас от дополнительных вопросов и неудобств.