Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают
Шрифт:
– передано в виде оригинала до начала исполнения каких-либо действий по данному письму.
В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример гарантийного письма (рис. 3.2).
Вместо условия о неустойке в предлагаемом гарантийном письме может быть использовано условие о коммерческом кредите. Более подробно о коммерческом кредите поговорим в главе, посвященной способам обеспечения исполнения обязательств.
Учет и хранение договорной документации
У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.
Почему это важно?
Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим
Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.
Рис. 3.2. Пример гарантийного письма
В том случае, когда за календарный год компания заключает 20–40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду. Но если за календарный год заключается 150–200 и более договоров, проблемы рано или поздно возникают. Во-первых, поиск нужного договора среди множества папок занимает значительное время. Во-вторых, появляется риск утраты оригинала договора или приложений к нему из-за постоянной бесконтрольной процедуры выдачи-возврата документов (один сотрудник пришел и взял договор, чтобы снять копию, второй попросил другой договор и спецификации к нему для подготовки отчета, третий изъял что-то для демонстрации налоговикам в ходе выездной проверки и т. п.). В итоге уследить за всем становится сложно, если не сказать невозможно.
Чтобы навести порядок в этих вопросах, требуется не так уж много:
1) четко определить в документированном виде приказа, регламента или процедуры порядок регистрации и хранения договоров, а также выдачи оригиналов договорной документации сотрудникам, которым она необходима. Разумеется, также важно определить ответственных лиц;
2) все папки, в которые подшиваются договоры, пронумеровать;
3) завести в каждой папке с подшитыми договорами реестры хранимых в ней договоров;
4) на каждый заключенный договор заводить учетную карточку с наименованием контрагента, номером и датой заключения договора, а также учетным порядковым номером карточки договора и специализированными информационными полями о выдаче-возврате оригиналов договорной документации (пример карточки см. на рис. 3.3);
5) подшивая договор в папку, вносить его в соответствующий реестр папки;
6) вести общий (сводный) реестр всех заключенных договоров. В данном реестре необходимо заполнять специальные поля, указывающие на номер папки, учетный порядковый номер карточки договора. Помимо этого, в реестр можно включить любые необходимые данные: предмет договора, срок договора, сумма договора, количество и наименование подписанных приложений и т. п.
Ведение сводного реестра всех договоров лучше вести в электронном виде. Тем более что реестр можно выложить на сервере компании в открытом для всех заинтересованных сотрудников доступе (естественно, в режиме чтения и с защитой документа паролем для его правки). Существующие в настоящее время компьютерные офисные программы (текстовые и табличные редакторы) позволяют это сделать в лучшем виде;
7) выдачу сотрудникам нужных им оригиналов договорной документации и возврат данных документов оформлять под подпись;
8) при возможности сканировать все договоры и приложения к ним и хранить их графические отсканированные копии, скажем, на сервере в упорядоченном и систематизированном виде с предоставлением заинтересованным сотрудникам доступа к ним в режиме чтения документов;
9) хранение папок с договорами осуществлять в закрывающихся на ключ шкафах.
Что это дает?
Результаты внедрения предлагаемых мер позволяют:
• находить нужный договор за считанные секунды (в сводном электронном реестре с помощью встроенной функции контекстного поиска, имеющейся в текстовых и табличных редакторах, а также с помощью системы автофильтров, имеющейся в табличных редакторах);
• находить нужную информацию по договору (предмет договора, срок договора, сумма договора, количество подписанных приложений и т. п.) в сводном реестре всех договоров либо графических отсканированных копиях договоров без обращения к оригиналу договора;
• снизить до минимума риск утраты оригиналов договорной документации.Тисленко Андрей Васильевич, коммерческий директор ООО «Топ-Технологии». Очень
Папка № _____________________ Карточка №
Договор №________ от «___»________20__г.
Наименование контрагента
Предмет договора
Сумма договора
Срок действия договора
Прилагаемые к договору документы _____________________________________ЗАПИСИ о получении и возврате оригинала договора либо оригинала иного договорного документа (дополнительного соглашения, спецификации и т. п.)
Рис. 3.3. Пример учетной карточки хранения оригинала договора и прилагаемых к нему документов
Рис. 3.4. Пример формы общего (сводного) реестра заключенных договоров
Исполнение договора
Кроме процесса заключения договора также важно контролировать и ход его исполнения.
В частности, важно обеспечить выполнение своих обязательств и контролировать выполнение обязательств со стороны контрагента. Любые действия по договору должны находить свое подтверждение в виде документов. Отсутствие документов, свидетельствующих об исполнении договора, либо их оформление «спустя рукава» может привести к отсутствию возможности взыскать долг в судебном порядке.
Одним из наиболее вопиющих случаев из этой серии, с которым мне пришлось столкнуться на практике, была ситуация, когда товарнотранспортная накладная была вообще передана покупателю вместе с продукцией на сумму более полумиллиона рублей. По словам отдела продаж, у представителя при себе не было оригинала доверенности на получение продукции и он обещал впоследствии вернуть данный документ с отметкой о приемке продукции и оригиналом доверенности. Как несложно догадаться, покупатель своевременно за полученную продукцию не расплатился и документы о получении продукции в адрес поставщика не вернул.
Поэтому важно четко контролировать исполнение договора и обеспечить сохранность соответствующих документов.
Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». На стадии исполнения договора очень широко распространенной проблемой является реализация продукции по факсовым документам (доверенности, договоры, спецификации), которые документами являются только при определенных условиях. Очень часто на практике приезжает водитель, нанятый по телефону, на него по факсу скидывается доверенность (иногда просто пустой бланк с печатью), которую заполняют сотрудники коммерческого отдела компании, реализующей продукцию. И по таким документам порой происходит отгрузка на несколько миллионов. В итоге при возникновении каких-либо «накладок» и проблем с оплатой продукции компании-кредитору доказать в суде необходимые обстоятельства более чем сложно. В случаях когда клиент-должник отказывается признавать факт подписания им документов, пересланных по факсу, доказать правоту компании-кредитора практически невозможно.
Практическое задание № 12
Подумайте и запишите ответы на следующие вопросы:
Есть ли в вашей организации какой-то документ, регламентирующий заключение договоров?
Какие сотрудники вовлечены в процесс составления и анализа условий заключаемого договора? Что именно они делают?
На что лично вы обращаете внимание, сталкиваясь с заключением договора?
Контролируется ли в вашей компании исполнение договоров и наличие документов, свидетельствующих об исполнении обязательств по договору?
Что можно и нужно улучшить в процессе договорной работы? Какой эффект это даст?4. Способы обеспечения исполнения обязательств
– Судя по рекламе, вы выдаете кредиты без всякого обеспечения. Вы не боитесь, что вам не будут вовремя возвращать деньги?
– Не боимся. Ведь если вы не вернете деньги вовремя, вам будет стыдно перед Всевышним.
– Ну, это ведь еще когда будет?!
– Ошибаетесь. Если не вернете, то сразу перед ним и предстанете…
При заключении договора стороны стремятся достичь определенной цели (реализации товаров (работ, услуг), получения прибыли и т. д.). Как показывает практика, договоренности сторон не всегда выполняются либо выполняются, но с определенными недостатками, что сказывается на достижении цели сделки.