Делегирование полномочий
Шрифт:
Все получится, если…
• четко знать, какие задания вы должны, вам следует или вы можете поручить;
• определить задания, которые необходимо выполнять самостоятельно;
• прежде чем поручить работу, проанализировать способности и возможности, необходимые для ее выполнения;
• оценить возможный риск;
• никогда не забывать, что при любых условиях вы несете
Выбор исполнителей
Как только вы определили, какие задания могут и должны быть выполнены другими сотрудниками, необходимо решить, кто бы мог воплотить ваши планы в жизнь. Далеко не у всех людей одинаковый уровень развития знаний и умений; некоторые могут обладать неординарными умениями и непревзойденным опытом, другим же пока не представлялась возможность проявить свои способности, знания третьих давно утратили свою актуальность, и им необходимо повысить квалификацию и мотивацию.
Таким образом, первое, что необходимо сделать, – проанализировать уровень способностей потенциальных исполнителей.
Вычисление коэффициента полезного действия
Принимая решение при выборе возможного исполнителя для каждого конкретного задания, прежде всего следует обратиться к перечню предполагаемых возможностей всех потенциальных исполнителей.
В соответствии со способностями вы сможете разделить выбранных вами людей на три основные категории.
• Тузы. Это профессионалы. Важно то, что их можно избавить от вашей опеки сразу же после поручения задания, разве что потребуется помощь в каких-то отдельных вопросах. Если же такое случится, следует принимать каждую такую просьбу о помощи очень серьезно. Не нужно вынуждать квалифицированного человека произносить следующую фразу: «Я никогда бы не обратился к тебе за советом, если бы сам знал, что следует делать».
• Короли и Королевы. Это тоже достаточно квалифицированные специалисты, но им время от времени нужна поддержка. Необходимо периодически проверять ход выполнения поручения и ненавязчиво наблюдать, сопровождая это словами поощрения.
• Валеты. Эти люди нуждаются в том, чтобы их обучили, как следует выполнять то или иное задание, поэтому вы могли вообще не рассматривать их кандидатуры. Но нехватку опыта не следует отождествлять с недостатком способностей. Необходимо объяснить, каким образом следует выполнить задание и наладить обратную связь в случае, если возникнет потребность почувствовать уверенность и пройти срочный вводный курс.
Существует еще одна категория, о которой очень часто забывают.
• Джокеры. Это аутсайдеры, выпавшие из обоймы, к которым, впрочем, вполне можно обратиться за помощью в случае крайней необходимости. Их настоящая ценность проявляется в полной мере, когда «горит» срочное задание или специфическая работа, ведь они могут обладать особыми, неординарными способностями. Когда вы перегружены
Если вы научитесь определять уровни возможностей, которыми обладают сотрудники, то все, что от вас потребуется, – это обеспечить помощь тем, кто будет в ней нуждаться, позволить обойтись своими средствами и силами тем, кто способен выполнить работу самостоятельно. В противном случае получится так, что менее опытные люди вынуждены будут преодолевать те вершины, которые им не по силам, а более компетентным придется терпеть ваше постоянное и ненужное вмешательство в работу, которую они могут выполнить с закрытыми глазами.
Правильное распределение требующейся от вас помощи между разными категориями исполнителей благоприятно повлияет на развитие сотрудников, чьи умения нуждаются в совершенствовании, и на мотивацию профессионалов. Таким образом, все стороны только выиграют от делегирования. Итак, главная цель – обучить Валетов, воодушевить Королей и Королев, и в результате обнаружить в своем окружении исключительно Тузов.
Определение потребностей исполнителей
Для надлежащего выполнения делегированного задания человеку, прежде всего, необходимо знать факты и чувствовать поддержку.
Чтобы ясно осознавать конкретные требования к поручаемой работе, исполнители должны иметь полную информацию:
• о рамках передаваемых полномочий, особенностях и границах их дальнейшего распределения для четкого понимания степени подотчетности;
• о границах сферы влияния, которые нельзя преступать при выполнении порученного задания. Информирование всех подчиненных об этом необходимо для избежания препятствий в ходе выполнения поручения;
• об обозначенных вами критериях и граничных допустимых сроках. Исполнитель должен четко знать, каких результатов от него ожидают и за какой срок задание должно быть выполнено.
Кроме этого, людям необходимо чувствовать, что их усилия будут оценены по достоинству. Постарайтесь убедить их в следующем:
• Вы готовы оказывать всестороннюю поддержку в ходе выполнения задания, поэтому в случае возникновения каких-либо трудностей, они всегда могут опереться на ваше плечо и обсудить возникшую проблему.
• Вы переживаете за выполнение задания не меньше их и хотите, чтобы они успешно справились с поручением.
• Вы уверены в них и в их способностях.
Слишком много людей, практикующих делегирование, концентрируются на факте необходимости выполнения работы, отказываясь понимать, что психологические особенности поведения людей также очень важны.
Распределение заданий
Идеальное делегирование – это когда задание поручается человеку, компетентному в конкретной области, который воспринимает его как стимулирующее и увлекательное.