Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
• день рождения адресата (дата основания организации-получателя);
• государственные праздники;
• профессиональные праздники;
• назначение на более престижную должность;
• присвоение почетного или специального звания;
• награждение;
• достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);
•
• годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
• ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).
Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:
1) заседание;
2) совещание;
3) конференцию;
4) семинар и т. д.
Письмо-приглашение может содержать:
1) полную повестку дня мероприятия;
2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
4) информацию о проезде к месту приглашения;
5) другую информацию.
Особенности структуры письма-приглашения:
• первый абзац – вводная ключевая формулировка;
• второй абзац – информация о событии;
• третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
«Приглашаем Вас на …»; «Просим принять участие в …»
Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.
Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.
Служебные письмаоформляются на бланках для писем, где размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
В состав служебного письма входят такие реквизиты:
• адресат;
• дата;
• индекс документа;
• ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;
• заголовок к тексту;
• текст;
• возможна отметка о наличии приложения;
• подпись;
• фамилия и телефон исполнителя.
Рекомендуемый объем делового
Письма оформляются в двух экземплярах, оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копию – на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр заверяется секретарем, не подписывается руководителем предприятия.
Служебное письмо может быть адресовано вышестоящему учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном.
После наименования адресата указывают его почтовый адрес.
Если одно письмо направляется нескольким адресатам, сначала оформляют адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если адресатов больше, составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают один адрес, по которому направляется конкретный экземпляр.
В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части оформляют такие реквизиты: Дата, Индекс, Ссылка на номер и дату документа-запроса,если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально точным и коротким; например;
«Об изменении…», «О проведении…», «О создании…» и т. д. Текст письма – лаконичным, последовательным, убедительным.
Текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
В основной части формулируется его основная цель письма.
Например:
Вводная часть:«В связи с тем, что при получении груза на станции „Клиновая“ 14.02.2005 по накладной № 134346 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача … штук изделий на сумму … (коммерческий акт от 14.02.2005, № 118)…»
Основная часть:«На основании изложенного проси в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.