Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой и оборотной сторон бланка.
Факс-документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки,
Оформление факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывают код города и номер факса получателя. Также дополнительные данные проставляет сам аппарат:
• код отправителя;
• дата и время передачи, длительность передачи;
• номер телефакса, с которого передана информация;
• количество переданных страниц.
Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их нужно скопировать, т. к. факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна.
По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».
В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.
Образец оформления факса:
Докладные записки, справки.Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная запискасодержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справкатак же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут быть служебные и личные. Служебная справкасодержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. д., проведенных должностным лицом.
Личные справкивыдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники.
Формуляр этих документов одинаков
• наименование учреждения;
• адресат;
• название вида документа;
• дату;
• порядковый номер справки;
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подпись.
Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных нет. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках.
Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Образец оформления служебной справки.
СПРАВКА № 12
01.03.2005 г. Москва
О наличии стройматериалов на складе № 2
На складе № 2 имеются следующие строительные материалы:
1. Паркет – 200 кв. м
2. Линолиум – 360 м
3. Цемент – 700 кг
4. Краска масляная – 1350 кг
Зав. складом М.Р. Маслов
Образец оформления личной справки:
Средняя школа № 52
Центрального округа г. Москвы
СПРАВКА № 34
11.02.2005 г. Москва
Еремин Алексей Иванович учится в школе № 34 Центрального округа г. Москвы в 10 «В» классе.
Справка выдана для предоставления на вечерние подготовительные курсы Московского Государственного педагогического института.
Директор школы М.Т. Евсеев
М.П.
Объяснительная запискаотносится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.
Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.
Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;