Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
1. Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.
2. Работа со средствами связи.Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности,
3. Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.
5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
Документирование.
1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.
5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
Организация работы с документами.
1. Изучение
2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
3. Составление номенклатуры дел.
4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.
6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.
7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
Глава 3. Документ
Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ– это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.
В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.
Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
1) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
2) организационные (уставы, учредительные договоры);
3) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);