Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом. Все листы номеруются в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность таких документов. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Движение (выдача,
Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководителя предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работ с ними, при условии полной сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства в специально отведенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“».
Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
1) проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
2) отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
3) отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
В случае установление факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.
На утерянные документы, если розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнале регистрации документов с грифом „КТ“» делается соответствующая отметка об утрате.
При передаче дел в архив на документ с грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководством предприятия. Уничтожаются такие документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или другим способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола. Все папки должны быть подписаны, например: «Трудовые соглашения», «Договора на поставку продукции» и т. д.
Современное делопроизводство предполагает, что образцы документов, бланки предприятия имеются в компьютерах сотрудников.
В современном офисе должно быть соответствующее техническое оснащение: компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, связь по электронной почте и т. д.
Делопроизводство– это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами
В задачи делопроизводства входит:
• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
• создание условий для хранения документов.
РАЗДЕЛ 5
ЭТИКА И ПСИХОЛОГИЯ ДЕГОВОГО ОБЩЕНИЯ
Глава 1. Имидж секретаря
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.
С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.
В связи с этим появились новые требования к личности и профессиональным качествам секретаря-референта, появились варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т. д.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.
Большое значение имеет то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.
Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
1) профессиональное мастерство;высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.