Деловая переписка: учебное пособие
Шрифт:
Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.
Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщикаИНН/КПП 0000000000/000000000.
Реквизит 08 – Наименование организации.Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором
Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:
ЗАО «Кристалл»
или
Генеральный директор ООО «Граф»
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.
Реквизит 09 – Справочные данные об организации.Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например:
ЗАО «Кристалл»
ул. Кирова, 3, офис 14,
г. Новосибирск, 630010,
факс: 661217,
E-mail: Crystal@nm.ru
Реквизит 11 – Дата документа.Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например:
08.04.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:
8 апреля 2005 г.,
а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:
2005.01.08.
(в основном в международной переписке).
Реквизит 12 – Регистрационный номер документа.Это
порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей ит. п. Например:
10-3/12
(10 – порядковый
Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.
Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа.Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например:
На№ 120-10/12 05.04.2005
Реквизит 15 – Адресат.Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:
• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Директору ЗАО «Эра»
Г. В. Петрову
Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:
1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Завод «Кристалл»
Отдел маркетинга
Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:
Директору ЗАО «Развитие»
П. Н. Фролову
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Начальнику отдела кадров
П. С. Григорьеву
2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например:
Управление начального
профессионального образования