Домашний компьютер
Шрифт:
Примечание
Окна диалога, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от большинства окон диалога, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.
Выделение, удаление и замена
В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для осуществления подобных операций необходимо выделить тот фрагмент, который нужно копировать или переместить. Это делается так.
1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед
2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши вправо, вниз и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.
3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на web-странице Frontpage) пользуйтесь следующими приемами:
• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;
• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;
• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз;
• протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов;
• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните на нем.
Теперь потренируйтесь в выделении блоков ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.
1. Запустите Access и откройте базу данных, созданную ранее.
2. В левой панели окна базы данных щелкните на кнопке Таблицы (Tables), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы (рис. 3.44).
Рис. 3.44
3. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.
4. Щелкните в любой ячейке второй строки.
5. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.Примечание
Таблицы Word и PowerPoint не имеют кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует гцелкатъ на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.
6. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рисунке 3.44, щелкните в левой верхней ячейке блока.
7. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В предыдущем упражнении вы познакомились с окном диалога поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, оказалось необходимым заменить в тексте большого документа часто встречающуюся величину 15 % на 17 %. Для этого достаточно выполнить следующие шаги.
8. Перейдите к документу Word (рис. 3.42), и выберите команду Правка > Заменить (Edit > Replace). Откроется окно диалога (рис. 3.45).
Рис. 3.45
9. В поле Найти (Find What) введите 15 %.
10. В поле Заменить на (Replace with) введите 17 %.
11. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста 15 %.
12. Чтобы заменить его на 17 %, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент 15 %.
13. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).
14. Если вы уверены,
Вид окна диалога замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.
Редактирование содержанияОперации вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office ХР и Windows.
Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили сразу несколько способов выполнения этих команд.
1. Запустите Word и откройте документ
2. Выделите текст (рис. 3.46).
3. Выберите в меню Правка (Edit) команду Вырезать (Cut). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он не пропал навсегда, а переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.
4. Щелчком переместите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.
5. В панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на кнопке Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы (рис. 3.47).
6. Выделите весь текст, протащив указатель мыши слева от него (рис. 3.47).
7. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.
8. Запустите Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового сообщения.
9. Щелкните в текстовой области сообщения.
10. Щелкните на кнопке Вставка (Insert) панели инструментов Стандартная (Standard) приложения. Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рисунке 3.48. Теперь документ, подготовленный в Word, можно отправить адресату по электронной почте.
Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Соответствующие команды имеются в меню Правка (Edit) и в контекстном меню. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на панели инструментов Стандартная (Standard). Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:
• вырезать – Ctrl+X или Shift+Delete;
• копировать – Ctrl+C или Ctrl+ Insert;
• вставить – CtrL+V или Shift+Insert.
Буфер обмена Office и отмена операций Многочисленные пользователи Windows давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на Рабочий стол. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку Рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Только в Office 2000, наконец, появился буфер обмена с несколькими ячейками.Примечание
Начиная с версии Office ХР, Microsoft предоставляет пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.
Буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги:
1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем разделе, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.