Домашний компьютер
Шрифт:
Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем разделе, выполните следующие действия.
1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Формы (Forms).
2. В правом поле того же окна дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера (Create Form By Using Wizard).
3. В первом окне мастера щелкните на кнопке «>>», чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).
4. Во втором окне мастера выберите положение переключателя Выровненный (Justified), а затем щелкните на кнопке Далее (Next).
5. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы (рис. 3.29) с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных. Одновременно значок новой формы появится в окне базы данных. С помощью формы можно просматривать и изменять информацию. Для перемещения по записям
Рис. 3.29
6. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на самой правой кнопке.
7. Заполните четыре пустых поля в соответствии с рисунком 3.30.
8. Закройте окно формы.
Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в предыдущих разделах, выполните следующие шаги:
1. В левом поле окна базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).
2. В списке того же окна дважды щелкните на значкеСоздание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).
3. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке «>>», а затем на кнопке Далее (Next).
4. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета (рис. 3.31). Здесь можно проверить правильность оформления отчета.
5. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов.
6. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет нужды вручную сохранять какую-либо информацию. Закрываясь, программа Access сама позаботится о записи данных на жесткий диск.
OutlookOutlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать ваше расписание, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами. Эта программа может взять на себя планирование всех ваших дел. Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рисунке 3.32. В левой части находится список папок и ярлыков Outlook, которые объединены в группы. Справа выводится содержимое активной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.
Примечание
Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Если папка диска представляет собой каталог с файлами, то папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.
Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.
1. Чтобы найти нужную папку, щелкните в левой части окна Outlook на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).
2. С помощью кнопок со стрелками прокрутите панель к значку папки Календарь (Calendar).
3. Щелкните на этом значке.
4. Выберите команду Вид > День (View > Day). В окне Outlook появится ежедневник, календарь на два месяца и список задач, как показано на рисунке 3.33.
Рис. 3.33
5. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.
6. В ежедневнике щелкните в графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.
7. В левой панели Outlook щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.
8. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового контакта.
9. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.
10. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close) панели инструментов. Добавленная информация появится в папке контактов.
Электронная почтаОдна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. Сейчас давайте научимся читать и отправлять письма.
1. Щелкните в левой панели Outlook на значке Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее верхней части расположен список всех пришедших писем, а в нижней – содержимое выбранного письма.
2. В верхней части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 3.34).
3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item).
4. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply).
5. В окне нового сообщения введите текст письма и выберите команду Файл > Отправить (File > Send). Письмо будет отправлено адресату в первом же сеансе связи с почтовым сервером.
FrontPage Frontpage – это редактор HTML-документов, с помощью которого можно не только наполнить содержанием отдельную web-страницу,Примечание
Программа Frontpage – это новый, шестой компонент Microsoft Office. В Office 97 для редактирования web-страниц приходилось пользоваться программой Word либо экспортировать документы других приложений Office в формат FITML. Теперь в вашем распоряжении есть Frontpage ХР – прекрасный редактор web-документов.
Для того чтобы создать собственный web-узел, выполните следующие действия.
1. Запустите Frontpage и выполните команду Файл > Создать > Страница или web-узел (File > New > Page or Web).
2. В области задач в разделе Создание с помощью шаблона (New from Templates) щелкните на значке Шаблоны web-узлов (Web Site Templates) и в появившемся одноименном окне диалога дважды щелкните на значке Личный web-узел (Personal Web). Мастер построения web-узла сформирует необходимые HTML-файлы, построит пять web-страниц и добавит на них рисунки.
Щелчком на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard) добавьте еще одну обычную страницу к созданному мастером web-узлу и введите текст в соответствии с рисунком 3.35. Расположенная слева панель режимов Frontpage позволяет выбирать различные варианты просмотpa web-узла – открыть окно редактирования страницы, вывести общую структуру узла, просмотреть имеющиеся гиперссылки, сформировать отчеты о содержимом web-узла и увидеть другую информацию. Вкладки web-страницы дают возможность отображать содержимое в стандартном виде, в текстовом режиме HTML-документа и в режиме предварительного просмотра страницы.
Рис. 3.35
3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная (Standard), в поле Имя файла (File Name) открывшегося окна диалога введите имя pagel и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
4. Щелчком на значке Переходы (Navigation) переключитесь в режим навигатора. В левой части окна навигатора выводится список файлов и папок web-узла, а в правой демонстрируется структура подчиненности web-страниц узла.
5. Переместите указатель на значок файлаpagel.htm.
6. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите значок в правое поле навигатора, чтобы пунктирная линия связала прямоугольник новой страницы с прямоугольником Home Page (Домашняя страница).
7. В списке файлов дважды щелкните на значке index.htm. Домашняя страница узла откроется в режиме редактора страниц.
8. В левом поле домашней страницы находится панель ссылок, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства панели ссылок (Link Bar Properties).
9. В открывшемся окне диалога укажите, какие ссылки необходимо поместить в панель ссылок.
10. Щелкните на кнопке ОК.
Для домашней страницы (файл Index, htm) следует выбрать положение переключателя Дочерний уровень (Child level) и сбросить флажки Домашняя страница (Home Page) и Родительская страница (Parent Page).
Для остальных страниц следует выбрать положение переключателя Тот же уровень (Same Level) и установить флажок Home Page.
11. Повторяйте указанные действия для всех имеющихся панелей навигации страницы.
12. Щелчком на кнопке Переходы (Navigation) вернитесь в режим навигатора и в списке компонентов узла дважды щелкните на другом файле с расширением НТМ. Настройте панели навигации второй web-страницы. Указанным способом переберите все страницы узла и настройте их панели навигации. Немного попрактиковавшись, вы научитесь модифицировать панели по своему вкусу. Завершая редактирование очередной страницы, для сохранения изменений щелкайте на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов.
13. Выполните команду Файл > Просмотр в обозревателе (File > Preview In Browser). В открывшемся окне диалога выберите тип браузера и размер окна просмотра. Затем щелкните на кнопке Просмотр (Preview).
14. Щелкая на гиперссылках, изучите структуру узла, а затем закройте окно браузера.
15. Чтобы опубликовать созданный узел в Интернете, выберите команду Файл > Опубликовать узел (File > Publish Web).
16. В открывшемся окне диалога введите адрес, по которому должен располагаться web-узел, и щелкните на кнопке Опубликовать (Publish).
Теперь ваш новый узел станет доступен всему сообществу Интернета.
Общие черты приложений Office
Меню и панели инструментовСтрока меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры. В Office меню и панели инструментов получили дальнейшее развитие. Работать с кнопками панелей стало удобнее и быстрее, а названия пунктов меню точнее соответствуют выполняемым командам.
Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения, подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Более того, в некоторых панелях инструментов (например, в панели Рисование (Drawing)) появились кнопки, чрезвычайно похожие на списки команд Главного меню.
По традиции строка Главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.
1. Запустите Microsoft Excel и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.
2. Передвиньте указатель мыши на строку Панели инструментов (Toolbars). Раскроются два вложенных друг в друга списка пунктов, показанных на рисунке 3.36. Оформление строк меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.
• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник (строка Панели инструментов (Toolbars) на рис. 3.36), значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.