Этикет
Шрифт:
При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта.
Содержание делового послания
Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступления, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении сути проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь. Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма.
Адрес получателя
В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается
7 июня 1992 г.
Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк, Нью-Йорк, 10027
Дорогой М-р Джонсон,
Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если дату, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.
Обращение
В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".
Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: "Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое словами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.
Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпожа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый господин издатель".
Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:
Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017
В ответ на заказ N 6345, каталог 55
30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня... и т.д.
Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не известно.
В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запятой, которой принято отделять обращение от текста самого послания в личном письме.
Концовка делового письма
Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Преданный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.
Подпись под деловым письмом
Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует: "Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпишитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:
Искренне ваша, Элис Симмонс
КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС
7. РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ
Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения, и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились недостатки. Словоохотливый приятель битый час держит вас в плену, как держал бы до изобретения этого аппарата, а на следующий день вы чертыхаетесь, звоня домой и слыша только гудки "занято", - это часами висят на телефоне ваши дети.
Ежедневно появляются все новые и новые усовершенствования, открываются неслыханные возможности - раздается звонок, и записанный на пленку голос просит вас подождать, пока не освободится тот клерк, который осведомится, когда вы намерены "погасить задолженность", а по номеру 900, заплатив от 50 центов до 9 долларов, можно услышать от Санта-Клауса сказку на ночь или узнать, выиграли ли вы бесплатную поездку на выходные в Поконос.
Однако подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на что остается рассчитывать - это правила хорошего тона, которые надо не только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе.
ЛИЧНЫЕ ЗВОНКИ
Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей мимики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на основании голоса.
А телефон и предназначен для того, чтобы передавать обычный тембр и нормальную громкость вашего голоса. Кричать не надо. Это - в особенности при междугородном разговоре - только исказит звук. Держите трубку плотно прижатой к уху так, чтобы микрофон находился примерно в дюйме от губ. Говорить следует отчетливо и раздельно, с теми же интонациями, что и при личной беседе. Когда, прерывая на какое-то время разговор, вы кладете трубку рядом с аппаратом или опускаете ее на рычаг, завершив телефонные переговоры, делайте это осторожно, поскольку ваш собеседник еще держит свою трубку возле уха, и резкий щелчок может на минуту оглушить его.
Как отвечать на звонок
Если вы - у себя дома, самым уместным, как и прежде, остается "Алло". "Да" звучит слишком отрывисто и чуть грубовато, и если произнесенное следом: "Квартира миссис Джонс" еще оставляет вам лазейку, "Миссис Джонс слушает" отрезает все пути к отступлению.
Ничего смешного в этом нет. Речь идет о немаловажной стороне современного "телефонного этикета". Во всех больших городах надрываются телефоны из-за того, что совершенно незнакомые люди намереваются что-то продать "миссис Домохозяйке", обратиться с просьбой к "миссис Знаменитости" или войти в контакт с "мистером Большим Начальником", которому не дозвонились по служебному телефону. Многие люди "на виду" вынуждены из-за этого скрывать номера своих домашних телефонов.